KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Ein konfigurierter Postfacheingang liefert Rückläufer zur Prüfung. Das Portal ordnet eine echte Fehlermeldung nur einem eindeutig belegten Versandversuch zu; andere Meldungen bleiben in einer geschützten Klärungsübersicht. Referent oder Systemadministrator können eine ungeklärte Meldung mit Begründung erledigen, ohne eine Aussendung zu verändern. Die Integration ist implementiert; die Abnahme am realen RAL-Mailtransport und dessen Meldungsformat bleibt offen.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Konfigurierter Postfacheingang, Auswertung einer Nachricht und eindeutige Zuordnung zu einem tatsächlich vorhandenen Versandversuch.
- Nur eine ausdrücklich gemeldete Unzustellbarkeit verändert den betroffenen Versuch; Verzögerungs- und Erfolgsmeldungen verändern kein Versandergebnis.
- Nicht verwertbare, unzureichend belegte oder mehrdeutige Meldungen bleiben ungeklärt; die Empfängeradresse allein begründet keine Zuordnung.
- Geschützte Klärung durch Referent oder Systemadministrator mit Begründung und aktuellem Meldungsstand; keine manuelle Verknüpfung mit einer Aussendung.
- Wiederholte Meldungen ohne zweites Ereignis oder zweite Alarmierung; eine verspätete Meldung überschreibt keinen Erfolg eines neueren Versuchs.
Außerhalb dieser Sicht
- Automatischer erneuter Versand aufgrund eines Rückläufers; eine bewusste Recoveryentscheidung folgt getrennt in KP-HP-13.
- Manuelle Zuordnung oder Umzuordnung einer ungeklärten Meldung; Erledigen verändert keine Aussendung und löscht die Meldung nicht.
- Garantie eines tatsächlichen Postfacheingangs beim Empfänger oder vollständige Echtheitsgarantie des meldenden Absenders. Ein Empfänger kennt die Referenz seiner eigenen Nachricht; dieses Restrisiko bleibt bestehen.
- Behauptete Abnahme beim realen RAL-Mailtransport. Postfach, Rücklaufadresse und tatsächliches Meldungsformat sind dort noch zu prüfen.
- Vollständiger technischer Worker-, Postfach- und Transportautomat; Nachrichtentexte und Zugangsdaten sind kein Bestandteil der Klärungssicht.
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Prozess · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Ein konfigurierter Postfacheingang liefert Rückläufer zur Prüfung. Das Portal ordnet eine echte Fehlermeldung nur einem eindeutig belegten Versandversuch zu; andere Meldungen bleiben in einer geschützten Klärungsübersicht. Referent oder Systemadministrator können eine ungeklärte Meldung mit Begründung erledigen, ohne eine Aussendung zu verändern. Die Integration ist implementiert; die Abnahme am realen RAL-Mailtransport und dessen Meldungsformat bleibt offen.
Verantwortung · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Verantwortung: Konfiguriertes Rückläuferpostfach
Verantwortung · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Verantwortung: Portal
Verantwortung · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Verantwortung: Referent/Systemadministrator
Beginn · Konfiguriertes Rückläuferpostfach
Der Prozess beginnt für eine Nachricht im ausdrücklich konfigurierten und aktivierten Rückläuferpostfach. Eine deaktivierte Anbindung liest das Postfach nicht.
- Weiter: Eingang abrufbar?
Entscheidung · Konfiguriertes Rückläuferpostfach
Ein erreichbares Postfach und ein nutzbarer Verarbeitet-Ordner sind Voraussetzung. Unerreichbarkeit oder ein falsch konfigurierter Ordner verändern keine Aussendung; die Nachrichten bleiben beim Transport.
- Nein: Eingang wartet
- Ja: Meldung aus Eingang übernehmen
Ergebnis · Konfiguriertes Rückläuferpostfach
Bei unerreichbarem Postfach bleibt der Eingang bis zu einem späteren Lauf wartend. Ein Konfigurationsfehler muss behoben werden. Daraus folgt kein erneuter Versand.
Automatischer Schritt · Portal
Jede Nachricht wird getrennt verarbeitet. Als Eingangszeit gilt vorrangig der vom Postfach bestätigte Zeitpunkt. Eine zu große oder nicht verwertbare Meldung geht zur Klärung. Erst nach dem erfolgreichen Speichern des Ergebnisses wird die Nachricht im Postfach als verarbeitet abgelegt. Schlägt eine Verarbeitung fehl, bleibt sie für den nächsten Lauf wartend; weitere Nachrichten können verarbeitet werden.
- Weiter: Was meldet der Rückläufer?
Entscheidung · Portal
Nur eine lesbare Zustellstatusmeldung kann bewertet werden. Nur eine ausdrücklich als fehlgeschlagen gemeldete Zustellung geht zur Versuchszuordnung. Eine Verzögerungs-, Übergabe- oder Erfolgsmeldung verändert kein Ergebnis; keine lesbare Statusmeldung bleibt ungeklärt.
- Kein Fehler: Kein Zustellfehler erfasst
- Zustellfehler: Versuch eindeutig belegt?
- Nicht verwertbar: Meldung ungeklärt festhalten
Ergebnis · Portal
Die Meldung enthält keinen gemeldeten Fehler. Sie führt weder zu einer Fehlermarkierung noch zu einem erneuten Versand.
Entscheidung · Portal
Genau eine gültig signierte Referenz muss eine bekannte Aussendung und einen tatsächlich vorhandenen Versandversuch nennen. Fehlende, ungültige, mehrdeutige oder unbekannte Referenzen bleiben ungeklärt. Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird nicht als Zuordnungsgrund verwendet.
- Ja: Fehler beim betroffenen Versuch erfassen
- Nein: Meldung ungeklärt festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Die Meldung wird genau beim belegten Versandversuch erfasst. Eingefrorener Wortlaut, Anhänge, Empfängerstand und die frühere Transportannahme bleiben erhalten. Dieselbe Meldung erzeugt kein zweites Ereignis und keine doppelte Störung. Ein älterer gemeldeter Versuch bleibt nachvollziehbar, überschreibt aber keinen neueren Erfolg.
- Weiter: Versuch zugeordnet
Ergebnis · Portal
Die Meldung ist dem betroffenen Versuch zugeordnet. Der aktuell maßgebliche Versandstand berücksichtigt spätere Versuche. Eine bewusste Prüfung und Recovery folgt bei Bedarf in KP-HP-13; die Zuordnung löst keinen erneuten Versand aus.
Automatischer Schritt · Portal
Die Klärungsübersicht hält Eingang, Absender, Betreff, kontrollierten Grund und Statuscode fest; nie den Meldungstext. Dieselbe ungeklärte Meldung wird nur einmal gespeichert. Die betroffene Aussendung wird nicht verändert.
- Weiter: Ungeklärte Meldung prüfen
Aufgabe · Referent/Systemadministrator
Referent oder Systemadministrator mit Klärungsrecht lesen den geschützten Arbeitskorb. Eine ungeklärte Meldung kann fachlich geprüft werden; es gibt keinen Befehl zur manuellen Zuordnung oder Umzuordnung.
- Weiter: Klärung abschließen?
Entscheidung · Referent/Systemadministrator
Die berechtigte Person entscheidet ausdrücklich, ob die Meldung offen bleiben oder mit einer Begründung als erledigt markiert werden soll. Erledigt bedeutet hier Abschluss der Klärung, nicht erfolgreiche Zustellung.
- Nein: Klärung bleibt offen
- Ja: Erledigung begründen und bestätigen
Ergebnis · Referent/Systemadministrator
Ohne bestätigte Erledigung bleibt die Meldung im offenen Arbeitskorb. Es wird weder eine Aussendung geändert noch ein Versand ausgelöst.
Aufgabe · Referent/Systemadministrator
Die Person nennt eine nicht leere Begründung und bestätigt die Erledigung auf dem gelesenen Meldungsstand. Ein bloßes Löschen, Verwerfen oder manuelles Verknüpfen ist keine angebotene Operation.
- Weiter: Erledigung zulässig?
Entscheidung · Portal
Der Server prüft das Klärungsrecht, den aktuellen Meldungsstempel, eine nicht leere zulässige Begründung und dass die Meldung noch nicht erledigt ist. Ein veralteter oder bereits erledigter Stand wird abgewiesen.
- Nein: Erledigung abgewiesen
- Ja: Klärung als erledigt festhalten
Ergebnis · Portal
Bei fehlendem Recht, fehlender Begründung oder geändertem Meldungsstand bleibt der gespeicherte Zustand unverändert. Der aktuelle Stand ist neu zu lesen.
Automatischer Schritt · Portal
Die Meldung erhält Bearbeiter, Zeitpunkt und Begründung. Sie bleibt historisch erhalten. Keine Aussendung, kein Versandversuch und keine Zustellstörung werden durch diese Klärungsentscheidung geändert.
- Weiter: Klärung erledigt
Ergebnis · Portal
Die Meldung erscheint im erledigten Arbeitskorb. Diese Entscheidung ist weder eine Versuchszuordnung noch ein Nachweis der erfolgreichen Zustellung.
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
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Meldung im Rückläuferpostfach → Eingang abrufbar?
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Nein
Eingang abrufbar? → Eingang wartet
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Ja
Eingang abrufbar? → Meldung aus Eingang übernehmen
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Meldung aus Eingang übernehmen → Was meldet der Rückläufer?
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Kein Fehler
Was meldet der Rückläufer? → Kein Zustellfehler erfasst
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Zustellfehler
Was meldet der Rückläufer? → Versuch eindeutig belegt?
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Nicht verwertbar
Was meldet der Rückläufer? → Meldung ungeklärt festhalten
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Ja
Versuch eindeutig belegt? → Fehler beim betroffenen Versuch erfassen
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Nein
Versuch eindeutig belegt? → Meldung ungeklärt festhalten
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Fehler beim betroffenen Versuch erfassen → Versuch zugeordnet
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
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Meldung ungeklärt festhalten → Ungeklärte Meldung prüfen
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Ungeklärte Meldung prüfen → Klärung abschließen?
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Nein
Klärung abschließen? → Klärung bleibt offen
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Ja
Klärung abschließen? → Erledigung begründen und bestätigen
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
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Erledigung begründen und bestätigen → Erledigung zulässig?
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Nein
Erledigung zulässig? → Erledigung abgewiesen
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Ja
Erledigung zulässig? → Klärung als erledigt festhalten
Übergang · KP-HP-20: Rückläufer aus Versandpostfach zuordnen und klären
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Klärung als erledigt festhalten → Klärung erledigt