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AC-1 Variante wählbar vor jedem Versand

Gegeben ein Verfahren, zu dem weder eine Bescheidung noch eine Endfassung versandt wurde, wenn der Referent die Abschlussvariante (zweistufig) wählt, dann wird die Wahl gespeichert und steuert die weiteren Abschlussschritte.

AC-2 Einstufig in einem Vorgang

Gegeben ein Verfahren mit einstufiger Abschlussvariante, wenn der Referent die Endfassung versendet, dann werden Bescheidung und Endfassung in einem Vorgang versandt, Bescheidungszeitpunkt und Abschlusszeitpunkt gesetzt und der Status Abgeschlossen erreicht, ohne den Status Beschieden gesondert zu durchlaufen.

AC-3 Zweistufig: getrennte Schritte Regel

Bei einem Verfahren mit zweistufiger Abschlussvariante ist der Abschluss erst nach erfolgter Bescheidung möglich, und Bescheidung und Abschluss bleiben zwei getrennte Vorgänge.

AC-4 Variante nach erstem Versand unveränderlich Regel

Sobald in einem Verfahren eine Bescheidung oder eine Endfassung versandt wurde, ist die gewählte Abschlussvariante unveränderlich und jede Änderung wird abgewiesen.

AC-5 Abschlussschritt ohne Variante abgewiesen Regel

Ohne gewählte Abschlussvariante werden Bescheidung und Abschluss eines Verfahrens mit Hinweis auf die fehlende Auswahl abgewiesen.

AC-1 Strukturierte Bescheidung je Stellungnahme erfassen

Gegeben eine abgegebene Stellungnahme mit Zustimmung oder Änderungswunsch, wenn der Referent eine Bescheidung erfasst, dann genau eine Bescheidung als Bestätigung oder Ablehnung mit Begründungstext gespeichert wird.

AC-5 Nur kommentierende Institutionen auswählbar Regel

In einem Verfahren in der Bescheidungsphase sind ausschliesslich Institutionen für die Bescheidung auswählbar, die eine Stellungnahme mit Zustimmung oder Änderungswunsch abgegeben haben; ist keine solche Institution vorhanden, wird der Schritt mit Hinweis abgewiesen.

AC-6 Institutionsscharfe Übermittlung

Gegeben ausgewählte kommentierende Institutionen, wenn der Referent die Bescheidung übermittelt, dann jede Institution ihre Bescheidung mit den ihr zugeordneten Unterlagen erhält, der Bescheidungszeitpunkt je Institution gespeichert wird und bereits beschiedene Institutionen bei einem erneuten Lauf übersprungen werden.

AC-8 Bescheidung im Institutionskonto sichtbar

Gegeben eine übermittelte Bestätigung oder Ablehnung und eine Institution, deren Konto für dieses Verfahren verifiziert freigeschaltet ist, wenn sie ihre Verfahrensseite in ihrer angemeldeten Sitzung öffnet, dann die Rückmeldung mit Datum und Text bei ihrer eigenen Stellungnahme steht und mehrere Rückmeldungen in zeitlicher Reihenfolge erscheinen.

AC-10 Abruf nur mit Anmeldung Regel

Die Bescheidung eines Verfahrens ist im Portal ausschliesslich über eine angemeldete Sitzung eines Institutionskontos mit verifizierter Verfahrenszuordnung abrufbar, und kein anonym aufrufbarer Zugangslink liefert Bescheidungsinhalte aus.

AC-2 Endfassung an beteiligte Institutionen verteilen

Gegeben ein Verfahren beim Abschluss, wenn der Abschluss ausgelöst wird, dann die beteiligten Institutionen die Endfassung erhalten, während Institutionen mit keine Aussage oder nicht tangiert keine Endfassung erhalten, aber als abgeschlossen geführt werden, und Versandstörungen als Störung ausgewiesen werden, ohne den Abschluss zu verhindern.

AC-4 Selbstregistrierung erzeugt allein keinen Verfahrenszugriff Regel

Eine Institution, die sich selbständig registriert und anmeldet, trägt eine eigene Institutionsrolle, sieht aber kein Verfahren, solange keine verifizierte Zuordnung durch Einlösen eines zugesandten Freischaltmerkmals oder durch ausdrückliche Freigabe der Geschäftsstelle vorliegt; Gleichheit von E-Mail-Adresse oder Domäne erzeugt für sich genommen keine Berechtigung.

AC-5 Lesender Nachzugang nach Verfahrensende

Gegeben eine beteiligte Institution mit freigeschaltetem Konto nach Abschluss oder Abbruch des Verfahrens, wenn sie sich anmeldet und ihre Teilnahme öffnet, dann die Teilnahme weiterhin in ihrer Übersicht steht und lesend ihre Unterlagen und ihre eigenen Stellungnahmen liefert, während jede schreibende Aktion serverseitig je Aktion abgewiesen wird, auch aus einer zuvor geöffneten Seite heraus.

AC-7 Abschlussseite mit eigenem Verlauf

Gegeben eine beteiligte Institution nach dem Verfahrensende in ihrer angemeldeten Sitzung, wenn sie ihre Teilnahme öffnet, dann eine Abschlussseite Verfahrensname, Ausgang und Datum des Verfahrensendes nennt und ihre Stationen mit Datum zeigt, nämlich Aufforderung, Erinnerung, eigene Abgabe, Bescheidung und Verfahrensende, ohne Angaben anderer Institutionen.

AC-8 Eigene Unterlagen abrufbar

Gegeben eine Institution mit abgegebener Stellungnahme nach dem Verfahrensende, wenn sie die Abschlussseite öffnet, dann ihre Stellungnahme mit Kategorie, Begründungstext und Anlage, die dazu ergangene Bescheidung sowie die ihr bereitgestellte Endfassung abrufbar sind.

AC-9 Randfälle keine Aussage und Abbruch

Gegeben eine Institution ohne abgegebene Stellungnahme oder ein nach dem Anschreiben abgebrochenes Verfahren, wenn sie die Abschlussseite öffnet, dann der Verlauf mit dem Vermerk keine Aussage statt eines leeren Bereichs erscheint und bei Abbruch die Abschnitte zu Bescheidung und Endfassung mit erklärendem Hinweis entfallen.

AC-10 Erzeugte Schreiben unveränderlich Regel

Ein systemseitig erzeugtes Schreiben wie das Endfassungsanschreiben liegt sofort unveränderlich in der Verfahrensakte, ist der jeweiligen Institution zugeordnet und mit der Herkunft vom System erzeugt gekennzeichnet, wobei jede erneute Erzeugung als eigener Stand mit Zeitpunkt erkennbar bleibt.

AC-11 Rückmeldungsübersicht als Dokument

Gegeben ein Verfahren mit oder ohne Rückmeldungen, wenn der Referent die Rückmeldungsübersicht als Dokument abruft, dann sie je Institution Rückmeldungsart oder den Vermerk keine Rückmeldung, die Kennzeichnung verspäteter Rückmeldungen, im Kopf Verfahrensname, erste und zweite Frist sowie Erstellungsdatum und die Stellungnahmetexte in Eingangsreihenfolge enthält.

AC-2 Angeschriebenes Verfahren abbrechbar und schreibgeschützt

Gegeben ein bereits angeschriebenes Verfahren im Status Befragung läuft, wenn der Referent es abbricht, dann erhält es den Endstatus Abgebrochen und ist schreibgeschützt, sodass außer dem Archivieren kein weiterer Prozessschritt auslösbar ist.

AC-3 Abbruchmitteilung an angeschriebene Institutionen

Gegeben ein Verfahren mit bereits angeschriebenen Institutionen, wenn es abgebrochen wird, dann erhalten diese Institutionen eine Abbruchmitteilung und ihr Zugangslink bleibt gültig und führt auf die Abschlussseite.

AC-5 Sichtbar bis zur Archivierung Regel

Ein abgebrochenes Verfahren bleibt in der Verfahrensübersicht des Referenten sichtbar, bis es ausdrücklich archiviert wird.

AC-1 Archivkennzeichen status-unabhängig setzen

Gegeben ein Verfahren in einem archivierbaren Zustand (auch Entwurf oder Abgebrochen), wenn der Referent es archiviert, dann wird ein eigenes Archivkennzeichen gesetzt, ohne den Verfahrensstatus zu ändern — ein Entwurf bleibt Entwurf, ein abgebrochenes Verfahren bleibt abgebrochen.

AC-2 Archiviertes Verfahren verschwindet aus Arbeitslisten Regel

Ein archiviertes Verfahren erscheint weder in der Standardansicht der Verfahrensübersicht noch im persönlichen Arbeitsvorrat.

AC-3 Unzulässige Archivierung abgewiesen Regel

Die Archivierung eines eingereichten, freigegebenen, in laufender Befragung befindlichen oder beschiedenen Verfahrens sowie die erneute Archivierung eines bereits archivierten Verfahrens werden abgewiesen.

AC-4 Archivierung protokolliert, kein Löschen Regel

Jede ausgeführte Archivierung wird mit Zeitpunkt und auslösender Person im Verfahrensverlauf festgehalten, und ein endgültiges Löschen wird auch bei direktem Aufruf abgewiesen.

AC-6 Archivansicht und Zurückholen in Vor-Status

Gegeben ein archiviertes Verfahren, wenn der Referent es in der Archivansicht (mit Name, Status und Archivierungszeitpunkt) zurückholt, dann erscheint es wieder in der Standardansicht und ist in genau dem Status vor der Archivierung weiterbearbeitbar.

AC-7 Zurückholen protokolliert und geschützt Regel

Jedes ausgeführte Zurückholen wird mit Zeitpunkt und auslösender Person protokolliert, und das Zurückholen eines nicht archivierten Verfahrens wird abgewiesen.

AC-1 Frist je Verfahrensart konfigurierbar Regel

Je Verfahrensart ist vom Systemadministrator eine Anzahl Tage bis zur Abschlusserinnerung konfigurierbar.

AC-2 Erinnerung nach Fristablauf ab Bescheidung

Gegeben ein beschiedenes, noch nicht abgeschlossenes Verfahren, wenn seit der Bescheidung die konfigurierte Anzahl Tage verstrichen ist, dann erhält der zuständige Referent eine Abschlusserinnerung mit Verweis auf das betroffene Verfahren.

AC-3 Nur einmal, terminale Verfahren ausgenommen Regel

Die Abschlusserinnerung wird je Verfahren nur einmal versendet, und abgeschlossene oder abgebrochene Verfahren werden vom Erinnerungslauf nicht berücksichtigt.

AC-4 Je Erinnerung ein Verfahren Regel

Jede Abschlusserinnerung enthält ausschliesslich die Angaben und den Verweis ihres eigenen Verfahrens, auch wenn im selben Erinnerungslauf mehrere Verfahren fällig sind.

AC-5 Randfälle: keine Dauer, inaktiver Referent

Gegeben ein Verfahren ohne hinterlegte Dauer oder mit nicht mehr aktivem zuständigen Referenten, wenn der Erinnerungslauf prüft, dann unterbleibt die Erinnerung ohne Fehler (keine Dauer) bzw. wird an die Geschäftsführung gemeldet (inaktiver Referent).

AC-2 Vollständigkeitsprüfung beim Einreichen

Gegeben ein Verfahren ohne beteiligte Institution, ohne Unterlage, mit einem Beteiligten ohne Unterlagenfreigabe, ohne gesetzte Rückmeldefrist oder mit einem Anschreiben ohne Text, wenn der Referent es zur Freigabe einreichen will, dann wird das Einreichen abgewiesen und der fehlende Pflichtbestandteil benannt.

AC-3 Geschäftsführung zur Prüfung auffordern

Gegeben ein erfolgreich eingereichtes Verfahren, wenn die Einreichung wirksam wird, dann erhält die Geschäftsführung eine aktive Prüfaufforderung mit Verweis auf das einzureichende Verfahren.

AC-5 Geschäftsführung über Rückzug informieren

Gegeben ein durch den Referenten zurückgezogenes Verfahren, wenn der Rückzug wirksam wird, dann wird die Geschäftsführung über den Rückzug informiert und die Prüfansicht ist nicht mehr entscheidbar.

AC-6 Institutionen ohne Empfänger abweisen

Gegeben ein Verfahren, bei dem mindestens eine beteiligte Institution keinen aktiven Empfänger mit gültiger E-Mail-Adresse hat, wenn der Referent zur Freigabe einreicht, dann wird das Einreichen abgewiesen und jede betroffene Institution namentlich benannt.

AC-7 Erneute Empfängerprüfung unmittelbar vor Versand

Gegeben ein freigegebenes Verfahren, bei dem ein Ansprechpartner nach der Freigabe deaktiviert wurde, wenn der Versand an die Institutionen ausgelöst wird, dann greift dieselbe Empfängerprüfung erneut, der Versand an die betroffene Institution schlägt kontrolliert fehl und wird als Störung ausgewiesen statt still zu unterbleiben.

AC-1 Vollständige Prüfansicht

Gegeben ein zur Freigabe eingereichtes Verfahren, wenn die Geschäftsführung die Prüfansicht öffnet, dann zeigt sie Verfahrensname, Kennzeichnungsart, Verfahrensart, antragstellende Stelle, zuständigen Referenten, Rückmeldefrist sowie Betreff und Text des Anschreibens, listet alle beteiligten Institutionen mit ihren zugeordneten Unterlagen und erlaubt das Öffnen des jeweiligen Anschreibens.

AC-6 Ablehnen nur mit Begründung

Gegeben ein eingereichtes Verfahren, wenn die Geschäftsführung es ablehnt, dann wird eine Ablehnung ohne Begründungstext abgewiesen, andernfalls fällt das Verfahren in den Status Entwurf zurück und die Begründung ist am Verfahren gespeichert und in der Verfahrensansicht sichtbar.

AC-7 Referent nach Entscheidung benachrichtigen

Gegeben eine getroffene Freigabe- oder Ablehnungsentscheidung, wenn die Entscheidung wirksam wird, dann wird der zuständige Referent benachrichtigt — bei Ablehnung einschließlich Begründung — und gelangt darüber direkt zum Verfahren.

AC-8 Freigegebener Inhalt unveränderbar Regel

Nach der Freigabe sind Stammdaten, Beteiligtenkreis, Unterlagen und Unterlagenzuordnung eines Verfahrens unveränderbar und ein Versand mit abweichender Komposition wird verweigert; offen bleiben ausschliesslich die zweite Rückmeldefrist samt Erinnerungsplanung, die Zustell- und Bearbeitungsdaten, der eigens vier-augen-freigegebene Nachversand an ergänzte Beteiligte und das additive Fenster für Endfassungsunterlagen in der Bescheidungsphase, die den bei der Freigabe eingefrorenen Prüfwert der Komposition nicht neu berechnen.

AC-1 Vorlage je Verwendungszweck anlegen

Gegeben ein Verwendungszweck ohne aktive Vorlage, wenn der Referent eine neue Vorlage mit Bezeichnung, Verwendungszweck, Kanal, Betreff und Textkörper anlegt, dann erscheint sie in der Vorlagenübersicht, der Kanal Nachricht verlangt einen Betreff, der Kanal Dokument keinen, und ein bereits aktiv belegter Verwendungszweck wird abgewiesen.

AC-2 Vorlagentext ändern

Gegeben eine bestehende Vorlage und ein Referent mit dem Recht zur Vorlagenpflege, wenn er Betreff und Textkörper ändert und speichert, dann verwenden neu angelegte Verfahren den geänderten Text, während bereits laufende Verfahren den zuvor übernommenen Text unverändert behalten.

AC-3 Vorlage außer Betrieb nehmen

Gegeben eine Vorlage, deren Verwendungszweck durch eine weitere aktive Vorlage abgedeckt ist, wenn der Referent die Vorlage außer Betrieb nimmt, dann wird sie in neuen Verfahren nicht mehr verwendet, laufende Verfahren bleiben versandfähig und die letzte aktive Vorlage eines Verwendungszwecks lässt sich nicht außer Betrieb nehmen.

AC-4 Bereitstellung über Verwendungszweck

Gegeben ein Kommunikationsschritt eines Verfahrens, wenn der Referent ihn öffnet, dann wird die dem Verwendungszweck zugeordnete Vorlage unabhängig von ihrer Bezeichnung bereitgestellt; fehlt eine aktive Vorlage, nennt das System den Verwendungszweck im Klartext und startet den Schritt nicht.

AC-5 Platzhalter kanalübergreifend einheitlich ersetzen

Gegeben ein Text mit allen unterstützten Platzhaltern bei einer Aussendung an mehrere Institutionen, wenn Nachricht und Dokument erzeugt werden, dann enthält jede Ausgabe ausschließlich die Daten des eigenen Empfängers, der Datumsplatzhalter wird in allen vier Phasen ersetzt und kein Platzhalter bleibt stehen.

AC-6 Versand bei offenen Platzhaltern verhindern

Gegeben ein fertiger Text, der unmittelbar vor dem Versand noch einen Platzhalter enthält, wenn der Versand ausgelöst wird, dann erhält kein Empfänger dieser Aussendung eine Nachricht und die Meldung nennt betroffenen Empfänger und Platzhalter.

AC-7 Anredeform ableiten Regel

Die Anrede einer Aussendung folgt der beim Ansprechpartner hinterlegten Anrede in weiblicher oder männlicher Form, ist ohne hinterlegte Anrede geschlechtsneutral, und ein hinterlegter Titel wird vorangestellt, andernfalls ersatzlos weggelassen.

AC-1 Vorlagentext in den Versandschritt übernehmen

Gegeben ein erstmals geöffneter Kommunikationsschritt eines Verfahrens, wenn der Schritt geöffnet wird, dann ist der Text mit dem zum Übernahmezeitpunkt gültigen Vorlagentext vorbelegt — auch bei Erinnerung, nachträglichem Anschreiben, Bescheidung und Abschluss —, bleibt bis zum Versand nur in diesem Verfahren änderbar und ist danach gesperrt.

AC-2 Text je Institution individualisieren

Gegeben ein Kommunikationsschritt mit mehreren beteiligten Institutionen, wenn der Referent den Text für eine einzelne Institution abweichend erfasst, dann erhält nur diese Institution den abweichenden Text für Nachricht und Begleitdokument, alle übrigen den Verfahrenstext, und der individuelle Text ist zurücksetzbar.

AC-3 Endfassung ohne Seiteneffekte anzeigen

Gegeben ein ausgewählter Empfänger, wenn der Referent die Endfassung mit eingesetzten Werten anzeigt, dann zeigt die Vorschau Betreff, Anrede, Text und Anhangsliste wie zugestellt, ohne Fristen, Zuständigkeit, Versandstand oder bereits erzeugte Dokumente zu verändern.

AC-4 Begleitdokument je Institution erzeugen

Gegeben ein Kommunikationsschritt, der versendet wird, wenn der Versand erfolgt, dann existiert je Institution genau ein Begleitdokument im Briefbild mit Anschrift, Ansprechpartner, Betreff, Datum, zugestelltem Text und Unterschriftenblock, das der Aussendung an dieselbe Institution als Anhang beigefügt wird.

AC-5 Begleitdokumente einer Phase zusammenstellen

Gegeben eine Verfahrensphase mit erzeugten Begleitdokumenten, wenn der Referent die Zusammenstellung abruft, dann enthält sie die Begleitdokumente aller beteiligten Institutionen der Phase in nachvollziehbarer Reihenfolge, weist Institutionen ohne Begleitdokument aus und lässt die Einzeldokumente unverändert; eine Phase ohne Dokumente meldet keine Dokumente.

AC-6 Versendeten Wortlaut je Empfänger protokollieren

Gegeben eine ausgelöste Aussendung, wenn der Versand erfolgt, dann sind Empfänger, Betreff, versendeter Wortlaut, Anhangsliste, Versandzeitpunkt und Versandergebnis je Empfänger unveränderlich und chronologisch protokolliert — auch bei fehlgeschlagener Zustellung.

AC-7 Genau ein Zugangslink Regel

Jede an eine Institution gerichtete Aussendung enthält genau einen funktionsfähigen Zugangslink, auch wenn ihr Text keinen Zugangslink-Platzhalter trägt, ein zweiter wird nicht angehängt, der Link ist in Aufforderung, Erinnerung, Bescheidung und Abschluss derselbe und das Begleitdokument trägt die Zugangsadresse lesbar.

AC-5 Gesonderte Frist bei Nachbeteiligung Regel

Für eine nachträglich angeschriebene Institution ist eine eigene, von der Verfahrensfrist abweichende Rückmeldefrist setzbar, die in ihrem Anschreiben genannt wird.

AC-1 Absenderänderung wirkt vorwärts

Gegeben zentral gepflegte Absenderangaben der Organisation, wenn der Systemadministrator sie ändert, dann verwenden alle danach erzeugten Anschreiben und Nachrichten die neuen Absenderangaben, nicht rückwirkend auf bereits versandte.

AC-2 Pflichtangaben erzwingen

Gegeben unvollständige Pflichtangaben (Name, Strasse, PLZ, Ort), wenn gespeichert oder ein Anschreiben erzeugt wird, dann wird das Speichern verhindert und die fehlenden Felder benannt, und ohne hinterlegte Absenderangaben wird die Anschreibenerzeugung mit Hinweis verweigert statt ein leerer Briefkopf erzeugt.

AC-3 Absenderänderung protokollieren

Gegeben eine Änderung der Absenderangaben, wenn sie gespeichert wird, dann wird sie mit Zeitpunkt und ändernder Person protokolliert.

AC-4 Zeichnungsangaben hinterlegen und übernehmen

Gegeben ein Konto der Geschäftsführung, wenn es Funktionsbezeichnung und Unterschriftsbild über die Oberfläche hinterlegt, dann übernehmen danach erzeugte Anschreiben diese Zeichnungsangaben des freigebenden Kontos ohne Nacharbeit.

AC-5 Rollengrenze der Zeichnungsangaben Regel

Das Hinterlegen oder Ändern der Zeichnungsangaben eines fremden Kontos wird abgewiesen; Funktionsbezeichnung und Unterschriftsbild pflegt ausschliesslich das Konto selbst.

AC-6 Fehlendes Unterschriftsbild vor Freigabe melden Regel

Vor dem Einreichen eines Verfahrens zur Freigabe weist das System darauf hin, wenn dem zuständigen Konto das Unterschriftsbild fehlt.

AC-1 Rückmeldefrist je Verfahrensart vorbelegen

Gegeben ein Verfahren einer Verfahrensart mit konfiguriertem Standardwert, wenn die Befragung vorbereitet wird, dann ist die Rückmeldefrist mit dem je Verfahrensart konfigurierten Standardwert vorbelegt.

AC-3 Rückmeldefrist validieren

Gegeben eine Fristeingabe, wenn ein Datum in der Vergangenheit gesetzt oder für die Verfahrensart kein Standardwert hinterlegt ist, dann wird das Datum in der Vergangenheit abgewiesen und bei fehlendem Standardwert das Einleiten der Befragung mit Hinweis abgewiesen.

AC-4 Erinnerungsfrist vorbelegen und Reihenfolge prüfen Regel

Die Erinnerungsfrist eines Verfahrens ist als zweite Rückmeldefrist mit dem für die jeweilige Verfahrensart konfigurierten Standardwert vorbelegt und wird abgewiesen, sofern sie nicht nach der ersten Rückmeldefrist liegt.

AC-5 Erinnerungsfrist in Erinnerung und Ansicht nennen

Gegeben eine gesetzte Erinnerungsfrist, wenn eine Erinnerung versendet wird, dann nennt die versandte Erinnerung die Erinnerungsfrist und die Frist erscheint in der Verfahrensansicht.

AC-2 Referent über automatische Erinnerung informieren

Gegeben ein automatischer Erinnerungslauf, wenn er ausgeführt wurde oder die Erinnerungsfrist fehlt, dann wird der zuständige Referent über die ausgelösten Erinnerungen und die Liste der erinnerten Institutionen informiert, und bei fehlender Erinnerungsfrist unterbleibt der Versand mit Hinweis.

AC-3 Institutionen gezielt manuell erinnern

Gegeben die Beteiligtenliste eines laufenden Verfahrens, wenn der Referent gezielt einzelne Institutionen auswählt und erinnert, dann erhalten nur diese eine Erinnerung mit unverändertem Zugangslink, und Institutionen mit abgegebener Stellungnahme sind nicht auswählbar.

AC-4 Empfängerscharfe Erinnerung und Erinnerungszeitpunkt

Gegeben eine manuelle Erinnerung, wenn sie je Institution versendet wird, dann trägt jede Nachricht die eigene Anrede, den eigenen Ansprechpartner und die eigenen Unterlagen, und der Erinnerungszeitpunkt wird je Institution festgehalten und in der Verfahrensansicht angezeigt.

AC-5 Beteiligungsstand 'keine Aussage' nach zweiter Frist setzen

Gegeben ein Verfahren mit hinterlegter Erinnerungsfrist, wenn die Erinnerungsfrist abläuft und keine Stellungnahme vorliegt, dann trägt jede angeschriebene Institution genau einmal den Beteiligungsstand keine Aussage, während Institutionen mit fehlgeschlagener Aussendung als Störung ausgewiesen bleiben.

AC-6 Keine Aussage als Ausprägung Regel

Der Beteiligungsstand keine Aussage ist eine eigene zählbare Ausprägung, die weder als Zustimmung noch als nicht tangiert gewertet wird, sein Wechsel ist mit Zeitpunkt im Verfahrensverlauf festgehalten, und eine nach Fristablauf über die interne Nacherfassung des Referenten aufgenommene Stellungnahme überschreibt ihn und trägt das Verspätungsmerkmal.

AC-1 Abgabe nur mit Kontobindung Regel

Der Server prüft bei jedem Öffnen der Verfahrensansicht und bei jeder Abgabe erneut Anmeldung, die zuvor über ein zugesandtes Einladungs- oder Freischaltmerkmal verifizierte Bindung der Teilnahme an das Institutionskonto, die aktive Teilnahme und den Verfahrensstatus, ein anonymer Abgabeweg ohne Anmeldung steht nicht zur Verfügung, und weder eine übereinstimmende E-Mail-Adresse noch eine übereinstimmende Domäne begründet für sich genommen einen Zugriff.

AC-4 Begründung oder Anlage bei Änderungswunsch verlangen Regel

Eine Stellungnahme mit der Kategorie Änderungswunsch wird ohne Begründungstext und ohne Anlage unter Nennung des fehlenden Elements abgewiesen, wobei ein Begründungstext allein ebenso genügt wie eine Anlage allein und ein Text aus reinem Leerraum als nicht vorhanden gilt.

AC-5 Anlage in der angemeldeten Sitzung hochladen und prüfen

Gegeben eine in Vorbereitung befindliche Stellungnahme der angemeldeten Institution, wenn die Institution eine Datei im zugelassenen Format innerhalb der Maximalgrösse beifügt, dann wird sie gespeichert, ihr Name erscheint bei der Stellungnahme und der Referent kann sie unverändert öffnen, während unzulässiges Format oder Übergrösse unter Nennung der jeweiligen Regel abgewiesen werden und bei Abbruch keine verwaiste Datei zurückbleibt.

AC-1 Zustimmung bei der Selbstregistrierung des Institutionskontos

Gegeben das Registrierungsformular für ein neues Institutionskonto, wenn die Institution ihr Konto ohne Zustimmung zu Nutzungsbedingungen oder Datenschutzhinweisen anlegen will, dann wird die Registrierung abgewiesen und die fehlende Zustimmung benannt, während bei erteilter Zustimmung beide Fassungsbezeichnungen mit Zeitpunkt am Konto festgehalten werden und das Konto trotz Registrierung zunächst ohne Zugriff auf Verfahren bleibt.

AC-2 Zustimmungs-Gate bei der Abgabe

Gegeben eine vorbereitete Stellungnahme in der angemeldeten Sitzung ohne erteilte Zustimmung zu Nutzungsbedingungen oder Datenschutzhinweisen, wenn die Institution die Stellungnahme absendet, dann wird die Abgabe abgewiesen, die fehlende Zustimmung wird benannt und die Eingaben zu Kategorie, Text und Anlage bleiben erhalten.

AC-3 Beide Texte lesbar, browserseitige Zustimmung zählt nicht

Gegeben eine geöffnete Verfahrensansicht mit bereits erfassten Eingaben, wenn die Institution die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise aufruft oder die Zustimmung nur im Browser ankreuzt, ohne abzusenden, dann sind beide Texte vollständig lesbar, ohne dass die Eingaben verloren gehen, und eine nur browserseitig gesetzte, nicht übermittelte Zustimmung gilt als nicht erteilt.

AC-4 Erneute Zustimmung je Abgabe und bei neuer Fassung

Gegeben ein Institutionskonto, das bei der Registrierung und bei einer früheren Stellungnahme bereits zugestimmt hat, wenn es eine weitere Stellungnahme abgibt oder zwischenzeitlich eine neue Fassung eines der beiden Texte gültig geworden ist, dann wird die Zustimmung zu beiden Texten erneut verlangt und die dabei gültige Fassung erhoben.

AC-5 Fassungen der Texte pflegen

Gegeben der Systemadministrator im internen Bereich, wenn er die Texte der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzhinweise mit Fassungsbezeichnung und Gültigkeitsbeginn pflegt, dann wird der Institution stets die zum Zugriffszeitpunkt gültige Fassung angezeigt, ältere Fassungen bleiben erhalten und einer Zustimmung zuordenbar, und ein Gültigkeitsbeginn in der Vergangenheit wird beim Speichern abgewiesen.

AC-6 Unveränderlicher Zustimmungsnachweis mit handelndem Konto

Gegeben eine angemeldete Institution mit erteilter Zustimmung zu beiden gültigen Fassungen, wenn sie die Stellungnahme abgibt, dann werden Zustimmungszeitpunkt, Bezeichnung beider gültiger Fassungen und das handelnde Institutionskonto unveränderlich zur Stellungnahme gespeichert und sind nach der Abgabe nicht mehr veränderbar, und ohne gespeicherte Stellungnahme entsteht auch kein Nachweis.

AC-7 Fassung bleibt fixiert, Nachweis intern sichtbar Regel

Eine bereits abgegebene Stellungnahme weist auch nach einer späteren Änderung der Textfassung weiterhin die zum Abgabezeitpunkt gültige Fassung aus, und ihr Zustimmungsnachweis ist im internen Bereich bei der Stellungnahme mit Zeitpunkt und handelndem Konto sichtbar.

AC-1 Eingangsbestätigung an die Institution

Gegeben eine Institution mit hinterlegter Kontaktadresse, die eine Stellungnahme abgegeben hat, wenn die Abgabe gespeichert ist, dann geht eine Eingangsbestätigung an die hinterlegte Kontaktadresse, die Verfahren, gewählte Kategorie, Abgabezeitpunkt, den Namen einer beigefügten Anlage und einen Verweis auf die Teilnahmeansicht nennt, der erst nach Anmeldung Zugriff gewährt.

AC-2 Keine anonymen Zugangslinks Regel

Eine ausgehende Nachricht zu einem Verfahren enthält ausschließlich einen Verweis, der über die Anmeldung des Institutionskontos führt, und kein Zugangsmerkmal im Klartext in der Adresszeile.

AC-3 Zustellfehler und fehlende Adresse

Gegeben eine abgegebene Stellungnahme, deren Bestätigung nicht zustellbar ist oder für die keine Kontaktadresse hinterlegt ist, wenn das System die Bestätigung versenden will, dann bleibt die Stellungnahme gültig, der Zustellfehler wird für den Betrieb sichtbar und bei fehlender Adresse wird der Referent darauf hingewiesen.

AC-4 Benachrichtigung der zuständigen Ansprechperson

Gegeben ein Verfahren mit zugewiesener zuständiger Ansprechperson, wenn eine Institution eine Stellungnahme abgibt, dann geht eine Benachrichtigung an die zuständige Person, die Verfahren, Institution und Kategorie nennt und einen Verweis direkt zur eingegangenen Stellungnahme im internen Bereich enthält.

AC-5 Kein Datenverlust bei Störung

Gegeben ein Verfahren ohne zugewiesene zuständige Person oder mit gestörtem Versandweg, wenn eine Stellungnahme eingeht, dann bleibt die Stellungnahme gespeichert und der Fehlversand wird für den Betrieb sichtbar.

AC-1 Abgegebene Stellungnahme nur lesend

Gegeben eine bereits abgegebene Stellungnahme der angemeldeten Institution, wenn sie die Teilnahmeansicht erneut öffnet oder ein erneutes Absenden auslöst, dann sind Kategorie, Text und Anlage nur noch lesend dargestellt und ein erneutes Absenden verändert die gespeicherten Angaben nicht.

AC-2 Kein Löschen oder Zurückziehen Regel

Für eine abgegebene Stellungnahme und ihre Anlage existiert keine für die Institution erreichbare Funktion zum Löschen oder Zurückziehen, und Speicher-, Änderungs- oder Löschaufrufe, die unter Umgehung der Oberfläche auf sie oder ihre Anlage abgesetzt werden, werden serverseitig abgewiesen.

AC-3 Ergänzende Stellungnahme abgeben

Gegeben eine angemeldete Institution mit bereits abgegebener Stellungnahme in einem laufenden Verfahren, wenn sie eine weitere Stellungnahme erfasst und absendet, dann steht dafür eine Funktion bereit, die weitere Stellungnahme durchläuft dieselben Pflichtprüfungen wie die erste einschließlich Zustimmung, und bei abgeschlossenem Verfahren, abgelaufenem Antwortfenster oder entzogener Kontobindung wird sie nicht angenommen.

AC-4 Zeitliche Reihenfolge erhalten, letzte erkennbar Regel

Frühere Stellungnahmen derselben Institution bleiben unverändert, alle Stellungnahmen sind sowohl im internen Bereich als auch in der Teilnahmeansicht in zeitlicher Reihenfolge erkennbar, und die zuletzt abgegebene ist im internen Bereich als solche gekennzeichnet.

AC-5 Eigene Stellungnahmen einsehen

Gegeben eine angemeldete Institution mit abgegebenen Stellungnahmen, wenn sie ihre Teilnahmeansicht öffnet, dann listet die Seite alle eigenen Stellungnahmen mit Abgabezeitpunkt und Kategorie, der Begründungstext ist vollständig lesbar, die beigefügte Anlage ist erneut herunterladbar und stimmt mit der hochgeladenen Datei überein, und ohne Abgabe entfällt die Liste ohne Fehlermeldung.

AC-6 Nur eigene Beiträge sichtbar Regel

In der Teilnahmeansicht sind Stellungnahmen anderer Institutionen nicht einsehbar und es werden ausschließlich die Verfahren angezeigt, für die eine aktive Bindung des angemeldeten Kontos besteht.

AC-1 Abweichende Kontaktperson melden

Gegeben eine angemeldete Institution in ihrer Teilnahmeansicht, wenn sie eine abweichende Kontaktperson mit Anrede, Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Funktion meldet, dann werden die Angaben vollständig gespeichert, dem Verfahren zugeordnet und mit dem meldenden Konto als Urheber versehen, der Vorschlag ist intern als offen erkennbar, Nachrichten gehen bis zur Übernahme weiter an die bisherige Adresse, und die gemeldete Person erhält allein durch die Meldung keinen Zugang zum Portal.

AC-2 Ungültige E-Mail-Adresse abweisen

Gegeben eine gemeldete abweichende Kontaktperson mit formal ungültiger E-Mail-Adresse, wenn die Institution die Meldung absendet, dann wird sie abgewiesen und die bisherige Kontaktperson bleibt unverändert.

AC-3 Änderungswunsch in die Stammdaten übernehmen

Gegeben einen offenen Kontaktänderungswunsch in der Beteiligtenliste des Verfahrens, wenn der Referent ihn nach Gegenüberstellung von bisherigen und gewünschten Werten übernimmt, dann warnt das System, dass die Änderung für alle künftigen Verfahren dieser Institution gilt, nennt die Anzahl betroffener laufender Verfahren, der Stammdatensatz enthält danach die gewünschten Werte, der Wunsch ist erledigt, die Übernahme wird mit Zeitpunkt, auslösendem Benutzer und Herkunftsverfahren festgehalten, und der festgehaltene Empfängerstand bereits versandter Verfahren bleibt unverändert.

AC-4 Wunsch verwerfen oder ersetzen

Gegeben einen offenen Änderungswunsch, wenn der Referent ihn verwirft oder die Institution vor der Bearbeitung erneut meldet, dann bleiben beim Verwerfen die Stammdaten unverändert und der Wunsch wird als erledigt geschlossen, während eine erneute Meldung den offenen Wunsch ersetzt.

AC-5 Als neuen, verfahrensbezogenen Ansprechpartner anlegen

Gegeben einen offenen Kontaktänderungswunsch, wenn der Referent ihn als neuen Ansprechpartner anlegt, dann ist der neue Ansprechpartner in den Stammdaten vorhanden und künftig wählbar, wird Empfänger nur im betroffenen Verfahren, andere Verfahren behalten ihren Empfänger, der Standardansprechpartner bleibt unverändert, der Wunsch ist erledigt, und der neue Ansprechpartner erhält erst dann Portalzugriff, wenn die Geschäftsstelle ihm ein eigenes Konto anlegt und einlädt.

AC-6 Doppelte E-Mail-Adresse erkennen

Gegeben eine gemeldete E-Mail-Adresse, die bereits einem Ansprechpartner dieser Institution gehört, wenn der Referent daraus einen neuen Ansprechpartner anlegen will, dann weist das System auf den bestehenden Kontakt hin, statt einen zweiten anzulegen.

AC-7 Personalwechsel: Anmeldealias nachziehen

Gegeben eine Institution, deren bisheriger Ansprechpartner ausgeschieden ist und deren bisherige E-Mail-Adresse damit ungültig wird, wenn die Nachfolge als abweichende Kontaktperson gemeldet und vom Referenten übernommen wird, dann geht der Schriftverkehr an die neue Adresse, der bestehende Kontozugang wird über den Wechsel des Anmeldealias auf die neue Adresse umgestellt statt neu angelegt, Institutionszuordnung, Verfahrenssicht und Historie bleiben erhalten, und die gemeldete Person erhält Zugang erst mit dieser Umstellung oder mit einer eigenen Einladung.

AC-2 Ergänzende Stellungnahmen als eigene Einträge Regel

Mehrere Stellungnahmen derselben Institution erscheinen in der Stellungnahmenübersicht als eigene Einträge in zeitlicher Reihenfolge, und eine nicht lesbare Anlage wird als fehlerhaft gekennzeichnet, statt die Ansicht abzubrechen.

AC-3 Beteiligungsstand mit allen sieben Ständen

Gegeben ein Verfahren mit beteiligten Institutionen, wenn der Referent die Beteiligungsstand-Übersicht öffnet, dann zeigt sie je Institution Empfänger, Beteiligungsstand, Versandzeitpunkt und Erinnerungszeitpunkt, der Stand ist genau einer der Werte vorgesehen, angeschrieben, erinnert, Stellungnahme liegt vor, keine Aussage, Versand fehlgeschlagen oder Zugang entzogen, keine Aussage ist ein eigener Wert und je Stand wird die Anzahl genannt.

AC-4 Offene Beteiligungen als Auswahl Regel

In der Beteiligungsstand-Übersicht sind offene Beteiligungen ohne weitere Navigation erkennbar und als Auswahl für die gezielte Erinnerung nutzbar, während Institutionen mit fehlgeschlagenem Versand gesondert gekennzeichnet und nicht als angeschrieben gezählt werden.

AC-6 Herkunft und mehrere Anlagen Regel

In der Dateiliste des Verfahrens ist eine eingereichte Anlage mit der Herkunft 'von Institution eingereicht' und der einreichenden Institution sichtbar, und mehrere Anlagen zu einer Stellungnahme werden einzeln geführt, statt einander zu ersetzen.

AC-1 Störungsübersicht mit Klartext-Ursache

Gegeben ein fehlgeschlagener Versand- oder Verarbeitungsvorgang, wenn der Referent die Störungsübersicht öffnet, dann erscheint der Vorgang zeitnah mit Zeitpunkt, betroffenem Verfahren, Vorgangsart, Empfänger bzw. betroffener Institution und Fehlerursache in Klartext.

AC-2 Erledigt-Kennzeichnung, Zugriff aus Verfahren, Timeout

Gegeben eine offene Störung, wenn der Vorgang erfolgreich wiederholt wird bzw. der Referent die Übersicht aus dem Verfahren heraus aufruft, dann wird ein erfolgreich wiederholter Vorgang als erledigt gekennzeichnet und verschwindet aus den offenen Störungen, die Übersicht ist auch aus dem Verfahren heraus erreichbar und ein ohne Rückmeldung endender Vorgang gilt nach konfigurierbarer Wartezeit als gestört.

AC-3 Benachrichtigung bei endgültigem Fehlschlag

Gegeben ein endgültig fehlschlagender Versand- oder Verarbeitungsvorgang mit Verfahrensbezug, wenn der endgültige Fehlschlag feststeht, dann erhält der zuständige Referent eine Benachrichtigung mit Verfahrensbezug, Vorgangsart, Zeitpunkt und Fehlerursache in Klartext, und gleichartige Störungen desselben Verfahrens werden je Zeitfenster zu einer Nachricht zusammengefasst.

AC-4 Empfängerkreis und Nachholung Regel

Für eine Störung ohne Verfahrensbezug ist der Empfängerkreis der Benachrichtigung konfigurierbar, und bei selbst gestörtem Benachrichtigungsweg wird die Störung ausschließlich in der Störungsübersicht vermerkt und die Benachrichtigung beim nächsten funktionsfähigen Versuch nachgeholt.

AC-5 Betriebsbereitschaft selbsttätig prüfen

Gegeben die Betriebsmittel Datenhaltung, Dateiablage und Postausgang, wenn die selbsttätige Betriebsbereitschaftsprüfung in regelmäßigem Abstand läuft, dann ist der Zustand an fester Stelle abrufbar und weist je Betriebsmittel bereit oder gestört aus, der Gesamtzustand wechselt bei Nichterreichbarkeit innerhalb der Prüfperiode auf gestört und jeder Zustandswechsel wird protokolliert.

AC-6 Zustandsauskunft datensparsam und ausfallrobust Regel

Die Zustandsauskunft enthält keine Zugangsdaten, Verbindungsangaben oder personenbezogenen Daten und antwortet auch bei nicht erreichbarer Datenhaltung mit einem ausgewiesenen Fehlerzustand, statt selbst mit einem Verbindungsfehler abzubrechen.

AC-1 Aussendungsverweise führen zur Anmeldung

Gegeben eine dem Verfahren zugeordnete Institution, die Anschreiben, Erinnerung, Bescheidung oder Abschluss erhalten hat, wenn die Institution dem Verweis aus der Aussendung folgt, dann führt der Verweis auf die Anmeldung des Institutionskontos und nach der Anmeldung auf die eigene Verfahrensübersicht, niemals unmittelbar in eine anonyme Verfahrenssitzung.

AC-2 Anonymer Gastzugang abgeschaltet Regel

Bei nicht angemeldeten Aufrufen von Portal-, Kontext- oder Dokumentadressen einschließlich weitergeleiteter Altlinks liefert das System weder Verfahrensangaben noch Dateien noch Rückmeldungen aus, sondern ausschließlich die Anmeldeaufforderung, und einen anonymen Lesezugang oder Rückfallweg gibt es nicht.

AC-4 Verfahrens- und Institutionsangaben vollständig anzeigen Regel

Die Verfahrensseite der eigenen Beteiligung zeigt Verfahrensbezeichnung, Kennzeichnungsart, Verfahrensart, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson der Geschäftsstelle sowie Name, Anschrift und Kontaktperson der eigenen Institution.

AC-6 Unterlagen erst nach Versand

Gegeben die einer Institution zugeordneten Unterlagen eines Verfahrensschritts einschließlich des an sie gerichteten Anschreibens, wenn der Versand der Aussendung an diese Institution erfolgreich ausgelöst wurde, dann sind genau diese Unterlagen mit Dateiname und Bereitstellungsdatum gelistet und inhaltlich unverändert abrufbar, vor dem Versand ist keine abrufbar und je Zuordnung wird der Mitteilungszeitpunkt festgehalten.

AC-8 Zugang gezielt entziehen und wieder freigeben

Gegeben eine weiterhin am Verfahren beteiligte Institution, wenn der Referent deren Zugang entzieht und später wieder freigibt, dann ist der Entzug ohne Entfernen der Institution möglich, die Freigabe stellt den Zugang ohne erneute Aussendung wieder her und beide Vorgänge sind mit Zeitpunkt und Person protokolliert.

AC-9 Lesezugriff nach Verfahrensende Regel

Bei einem abgeschlossenen oder abgebrochenen Verfahren bleiben Verfahrensseite, zugeordnete Unterlagen und die eigenen Stellungnahmen für die beteiligte Institution unbefristet lesend erreichbar, schreibende Aktionen werden abgewiesen und ein zuvor entzogener Zugang bleibt gesperrt.

AC-1 Kontoanlage nur durch Geschäftsstelle

Gegeben einen Ansprechpartner einer Institution ohne Benutzerkonto, wenn Systemadministrator oder Referent für ihn ein Institutionskonto anlegt, dann entsteht genau ein Konto mit Name und dienstlicher E-Mail-Adresse, das fest der Institution dieses Ansprechpartners zugeordnet ist, und die Person selbst kann sich zu keinem Zeitpunkt ein Konto anlegen.

AC-5 Ablauf und erneute Einladung

Gegeben einen versandten, noch nicht eingelösten Einladungsverweis, wenn die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist oder die Person eine neue Einladung anfordert, dann ist der abgelaufene Verweis unbrauchbar und die Geschäftsstelle kann die Einladung erneut zusenden, ohne ein zweites Konto anzulegen.

AC-1 Zuordnung bei der Anlage

Gegeben Systemadministrator oder Referent, die ein Institutionskonto anlegen, wenn die Anlage abgeschlossen ist, dann ist das Konto genau einer Institution zugeordnet, die Zuordnung trägt Zeitpunkt und anlegende Person, und die Institution muss dafür nichts einlösen und nichts vorlegen.

AC-2 Einladung annehmen schaltet das Konto scharf

Gegeben ein angelegtes Institutionskonto mit versandter Einladung, wenn die Person den Einladungsverweis einlöst, ihr Passwort setzt und ihre E-Mail-Adresse bestätigt, dann ist das Konto anmeldefähig und sieht ab diesem Zeitpunkt die Verfahren seiner Institution, ohne dass ein weiterer Freischaltschritt nötig ist.

AC-4 Bindung gilt institutionsweit

Gegeben eine Institution mit mehreren Ansprechpartnern, für die je ein Konto angelegt wurde, wenn die Institution einem weiteren Verfahren zugeordnet wird, dann erreichen alle Konten dieser Institution auch die neuen Beteiligungen ohne weiteren Schritt, und kein Konto verdrängt oder blockiert ein anderes.

AC-5 Eigene Institutionsrolle mit eigenem Funktionsumfang Regel

Ein Institutionskonto mit aktiver Institutionsbindung trägt die eigene Institutionsrolle, erreicht ausschließlich die Portalfunktionen und wird von jeder internen Fach- und Verwaltungsfunktion abgewiesen.

AC-6 Bindung widerrufen und zurücknehmen

Gegeben ein Institutionskonto mit aktiver Institutionsbindung, wenn Systemadministrator oder Referent die Bindung widerruft, dann verliert genau dieses Konto ab dem nächsten Aufruf jeden Zugriff, während die Institution im Verfahren beteiligt bleibt und andere Konten derselben Institution unberührt bleiben, der Widerruf ist mit Zeitpunkt und Person protokolliert und kann zurückgenommen werden.

AC-7 Freischaltweg über ein zugesandtes Verfahrensmerkmal entfällt Regel

Die Vorlage eines je Beteiligung zugesandten Verfahrensmerkmals erzeugt keinen Zugriff mehr, sondern wird neutral und ohne Preisgabe von Verfahrens- oder Institutionsnamen abgewiesen, weil die Zuordnung ausschließlich aus der Anlage durch Systemadministrator oder Referent stammt.

AC-5 Sicht auf alle Institutionsverfahren Regel

Jedes Konto einer Institution sieht in der Übersicht alle Verfahren dieser Institution, unabhängig davon, für welche Person das jeweilige Konto angelegt wurde, und keine Verfahren anderer Institutionen.

AC-6 Abgeschlossene Verfahren bleiben in der Übersicht Regel

Ein abgeschlossenes oder abgebrochenes Verfahren der eigenen Institution bleibt in der Übersicht als abgeschlossen gekennzeichnet sichtbar und lesend zugänglich, statt daraus zu verschwinden.

AC-7 Portal mit Benutzerkontext und Abmeldung Regel

In einer angemeldeten Portalsitzung sind der angemeldete Benutzer und seine Institution erkennbar, die Verfahrensübersicht ist über die Navigation erreichbar und die Sitzung lässt sich aktiv beenden.

AC-3 Rücksprung auf die angeforderte interne Seite

Gegeben eine vor der Anmeldung angeforderte geschützte interne Adresse, etwa eine Verfahrens- oder Institutionsdetailseite, wenn die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wird, dann das System führt genau auf die ursprünglich angeforderte Adresse und nicht auf die Startseite.

AC-4 Nicht anmeldefähiges Konto abgewiesen

Gegeben ein vom Systemadministrator deaktiviertes internes Konto sowie eine noch nicht eingelöste Einladung, wenn die Anmeldung mit korrektem Passwort versucht wird, dann der Zugang wird abgewiesen, es entsteht keine Sitzung und eine bereits offene Sitzung desselben Kontos endet bei der nächsten Aktion.

AC-5 Fehlgeschlagene interne Anmeldung neutral zurückmelden Regel

Bei einer fehlgeschlagenen Anmeldung an einem internen Konto erscheint unabhängig vom Grund — unbekannte Kennung, falsches Passwort oder nicht anmeldefähiges Konto — stets dieselbe allgemein gehaltene Meldung ohne technische Ausnahme-, Feld- oder Systemtexte, und der tatsächliche Grund ist ausschließlich in der Ereignisaufzeichnung nachvollziehbar.

AC-7 Sitzungsende bei Inaktivität

Gegeben eine angemeldete Sitzung eines internen Kontos ohne Benutzeraktivität, wenn die konfigurierte Inaktivitätsdauer überschritten wird, dann die nächste Aktion führt zur Anmeldeaufforderung, jede Aktion setzt die Inaktivitätsdauer neu an und die Dauer ist ohne Codeänderung anpassbar.

AC-1 Anlage und Einladungsverweis

Gegeben eine Ansprechperson einer Institution ohne Konto, wenn der Systemadministrator oder der Referent das Institutionskonto anlegt, dann die Person erhält einen Einladungsverweis per E-Mail, setzt ihr Passwort selbst und das Konto ist danach anmeldefähig; eine Selbstregistrierung gibt es an keiner Stelle.

AC-2 Anmeldung als Institution

Gegeben ein übernommenes Institutionskonto, das der Rolle Institution zugewiesen ist, wenn der Benutzer sich über dieselbe Anmeldemaske wie die Geschäftsstelle anmeldet, dann eine angemeldete Sitzung mit der Rolle Institution entsteht und die Kennung ist eindeutig einer benannten Person zugeordnet.

AC-4 Anmeldung führt ausschließlich in die Portalsicht

Gegeben eine angemeldete Sitzung eines Institutionskontos, wenn der Benutzer die Anwendung nach der Anmeldung betritt oder eine interne Adresse aufruft, dann er landet in der Übersicht der Verfahren seiner Institution, und keine interne Fach- oder Verwaltungsfläche ist erreichbar oder im Menü sichtbar.

AC-5 Benutzerkennung und Abmeldung auf jeder Portalseite Regel

In einer angemeldeten Portalsitzung eines Institutionskontos sind die angemeldete Kennung und die Abmeldung auf jeder Portalseite erreichbar, und nach der Abmeldung führt der erneute Aufruf einer Portalseite zur Anmeldeaufforderung.

AC-6 Keine Fachdaten ohne Sitzung

Gegeben keine gültige angemeldete Sitzung, wenn eine Verfahrens-, Portal- oder Dokumentadresse direkt oder über einen weitergeleiteten Verweis aufgerufen wird, dann das System liefert keine Fachdaten und keinen Dateiinhalt, sondern die Anmeldeaufforderung, auch für oberflächenlose Datenabrufe.

AC-8 Sperre eines Institutionskontos wirkt sofort

Gegeben ein Institutionskonto, das die Geschäftsstelle gesperrt hat, wenn das Konto sich neu anmeldet oder eine laufende Sitzung weiterbenutzt, dann die Anmeldung wird auch bei korrektem Passwort abgewiesen und die laufende Sitzung endet bei der nächsten Aktion.

AC-9 Anmeldealias bei Personalwechsel ändern

Gegeben ein Institutionskonto, dessen bisherige Person die Institution verlassen hat, wenn der Systemadministrator oder der Referent den Anmeldealias auf die Nachfolgerin ändert, dann die Anmeldung gelingt ab sofort nur noch mit dem neuen Alias, das Konto bleibt mit allen laufenden Verfahren verbunden und eine abweichende Kontaktperson bleibt unverändert bestehen.

AC-10 Portalsitzung bei Inaktivität beenden

Gegeben eine angemeldete Portalsitzung eines Institutionskontos ohne Benutzeraktivität, wenn die konfigurierte Inaktivitätsdauer überschritten wird, dann die nächste Portalaktion führt zur Anmeldeaufforderung und nach erneuter Anmeldung wieder auf die zuletzt angeforderte Portalseite.

AC-4 Eigenes Passwort ändern

Gegeben ein angemeldeter Benutzer eines internen Kontos, wenn er unter Angabe des aktuellen Passworts ein neues Passwort setzt, dann ab der nächsten Anmeldung gilt nur das neue Passwort, das alte schlägt fehl, weitere offene Sitzungen desselben Kontos werden beendet und eine Bestätigung geht an die hinterlegte Adresse.

AC-5 Passwortneuvergabe anfordern

Gegeben ein interner Benutzer ohne Zugriff auf sein Konto, wenn er das Zurücksetzen seines Passworts anfordert, dann die hinterlegte dienstliche Adresse erhält einen befristeten, nur einmal einlösbaren Zugangsweg, zuvor ausgestellte offene Wege verfallen und die Bestätigungsanzeige ist unabhängig von der Bekanntheit der Adresse gleich.

AC-7 Sperre vorzeitig aufheben

Gegeben ein wegen Fehlversuchen gesperrtes internes Konto, wenn der Systemadministrator die Sperre aufhebt, dann die Anmeldung mit korrektem Passwort ist sofort wieder möglich, der Vorgang wird protokolliert, und Referent sowie Geschäftsführung finden diese Funktion nicht.

AC-8 Eigene dienstliche Angaben pflegen

Gegeben ein angemeldeter Benutzer eines internen Kontos, wenn er seine Angaben zu Anrede, Titel, Funktionsbezeichnung, Name und Telefonnummern pflegt, dann danach erzeugte Anschreiben und E-Mails verwenden diese Angaben, bereits versendete Dokumente bleiben unverändert und die dienstliche Adresse als Anmeldekennung ist nicht selbst änderbar.

AC-4 Einladung ablaufen und erneuern

Gegeben ein Institutionskonto, dessen Einladungsverweis nicht rechtzeitig eingelöst wurde, wenn die Geschäftsstelle die Einladung erneut zusendet, dann der frühere Verweis ist entwertet, es entsteht kein zweites Konto und der neue Verweis hat eine festgelegte, begrenzte Gültigkeitsdauer.

AC-5 Eigenes Passwort ändern

Gegeben ein angemeldetes Institutionskonto, wenn der Benutzer unter Angabe des aktuellen Passworts ein neues Passwort setzt, dann ab der nächsten Anmeldung gilt nur das neue Passwort, weitere offene Sitzungen desselben Kontos werden beendet und eine Bestätigung geht an die hinterlegte Adresse.

AC-6 Passwortneuvergabe als einziger Wiederherstellungspfad

Gegeben ein Institutionskonto ohne Zugriff auf sein Passwort, wenn der Benutzer das Zurücksetzen anfordert, dann die hinterlegte Adresse erhält einen befristeten, nur einmal einlösbaren Zugangsweg, zuvor ausgestellte offene Wege verfallen und die Bestätigungsanzeige ist unabhängig von der Bekanntheit der Adresse gleich.

AC-8 Sperre eines Institutionskontos vorzeitig aufheben

Gegeben ein wegen Fehlversuchen gesperrtes Institutionskonto und eine anrufende Ansprechperson der Institution, wenn der Systemadministrator die Sperre aufhebt, dann die Anmeldung mit korrektem Passwort ist sofort wieder möglich und der Vorgang wird protokolliert.

AC-9 Eigene Angaben pflegen

Gegeben ein angemeldetes Institutionskonto, wenn der Benutzer seine persönlichen Angaben zu Anrede, Titel, Funktionsbezeichnung, Name und Telefonnummern pflegt, dann diese Angaben werden in der weiteren Kommunikation verwendet, die Stammdaten seiner Institution bleiben unverändert und die Anmeldekennung ist nicht selbst änderbar.

AC-10 Zweiter Faktor unentschieden Regel

Solange keine schriftliche Entscheidung der Geschäftsstelle über den zweiten Faktor für Institutionskonten vorliegt, wird für Institutionskonten weder ein zweiter Faktor umgesetzt noch stillschweigend vorausgesetzt, und die Entscheidung muss vor jeder Umsetzungsplanung schriftlich vorliegen. Offen: Offener Punkt, hier bewusst nicht erfunden: Für interne Konten ist der zweite Faktor über US-03 vorgesehen, für Institutionskonten ist er ausdrücklich nicht entschieden. Im Bestand gibt es dazu nichts: caf-realm.json führt weder eine otpPolicy noch eine Pflichtaktion CONFIGURE_TOTP, und IKeycloakAdminClient.cs:52 kennt nur UPDATE_PASSWORD und VERIFY_EMAIL. Zu tun: Entscheidung des Auftraggebers einholen (verpflichtend, freiwillig oder gar nicht), Ergebnis dokumentieren und erst danach in US-03 oder eine eigene Story überführen.

AC-1 Zweiten Faktor aktivieren und erzwingen

Gegeben ein internes Konto ohne aktivierten zweiten Faktor, wenn der Benutzer den zweiten Faktor aktiviert und ihn einmal erfolgreich bestätigt, dann entsteht bei jeder weiteren Anmeldung ohne erfolgreiche Bestätigung des zweiten Faktors keine angemeldete Sitzung, auch bei korrektem Passwort; ohne Aktivierung verläuft die Anmeldung unverändert allein mit Kennung und Passwort.

AC-2 Zweiter Faktor auch für Institutionskonten Regel

Ein freigeschaltetes Institutionskonto kann den zweiten Faktor aktivieren, wobei anschließend derselbe Anmeldeablauf wie für interne Konten gilt; erzwungen wird die Aktivierung für Institutionskonten nicht.

AC-3 Zweiten Faktor selbst deaktivieren Regel

Ein Benutzer kann den zweiten Faktor für sein eigenes Konto nach Bestätigung seines Passworts wieder deaktivieren.

AC-4 Fehlversuche anrechnen und Einrichtung anzeigen Regel

Ein fehlgeschlagener Bestätigungsversuch des zweiten Faktors zählt wie ein fehlgeschlagener Anmeldeversuch nach FR-BE-07, und in der Kontenübersicht ist je Konto — intern wie Institution — erkennbar, ob ein zweiter Faktor eingerichtet ist.

AC-5 Zweiten Faktor zurücksetzen (nur Systemadministrator)

Gegeben ein Konto mit verlorenem zweitem Faktor, wenn ein Systemadministrator den zweiten Faktor zurücksetzt, dann gelingt die Anmeldung wieder allein mit Kennung und Passwort, der Kontoinhaber wird per E-Mail informiert, und Referent oder Geschäftsführung finden diese Funktion nicht.

AC-6 Rücksetzen protokollieren und absichern

Gegeben ein Zurücksetzen des zweiten Faktors, wenn es ausgeführt wird, dann wird es mit Zeitpunkt, betroffenem und auslösendem Konto protokolliert, bestehende Sitzungen des betroffenen Kontos werden beendet, der Administrator kann den eigenen zweiten Faktor nicht zurücksetzen, und weder Rolle noch Institutionsverknüpfung noch Verfahrenszugriff ändern sich dadurch.

AC-3 Institutionskonto durch Referent anlegen

Gegeben die Rolle Referent und einen gepflegten Ansprechpartner einer Institution, wenn für diesen Ansprechpartner ein Institutionskonto angelegt und eingeladen wird, dann entsteht das Konto, die Einladung geht an die hinterlegte E-Mail-Adresse, das Konto ist der Institution des Ansprechpartners zugeordnet, und der Referent erhält dadurch keinen Zugriff auf die interne Kontenverwaltung und keine interne Rollenvergabe.

AC-4 Anmeldealias bei Personalwechsel ändern

Gegeben ein Institutionskonto, dessen als Anmeldekennung dienende E-Mail-Adresse durch das Ausscheiden der Person ungültig wird, wenn Systemadministrator oder Referent den Anmeldealias auf die Adresse der Nachfolgeperson ändert, dann meldet sich die Nachfolgeperson mit der neuen Kennung an, Institutionszuordnung, Verfahrenssicht und Historie des Kontos bleiben unverändert erhalten, die alte Kennung ist unbrauchbar, und der Wechsel wird mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.

AC-5 Genau eine von vier Rollen zuweisen

Gegeben ein Benutzerkonto und die Rolle Systemadministrator, wenn eine der Rollen Referent, Geschäftsführung, Systemadministrator oder Institution zugewiesen oder geändert wird, dann trägt das Konto genau eine Rolle mit dem passenden Funktionsumfang, die Änderung wirkt ohne Neustart, ein internes Konto erhält niemals die Rolle Institution und umgekehrt, und dem letzten aktiven Konto mit der Rolle Systemadministrator oder Geschäftsführung kann die Rolle nicht entzogen werden.

AC-6 Verwaltungsrolle ohne Verfahrens- und Freigaberechte Regel

Ein Konto mit der Rolle Systemadministrator findet die Funktionen zum Anlegen und Freigeben von Verfahren sowie zum Einsehen von Stellungnahmen nicht und wird bei deren direktem Aufruf abgewiesen, während Kontenverwaltung, Rollenvergabe und Verwaltung der Institutionskonten uneingeschränkt möglich bleiben.

AC-7 Benutzerkonten im Überblick einsehen

Gegeben die Rolle Systemadministrator, wenn die Kontenübersicht geöffnet wird, dann zeigt sie interne Konten und Institutionskonten mit Name, Anmeldekennung, Rolle, verknüpfter Institution und Kontostatus, einschränkbar nach Kontostatus und Rolle, mit direktem Zugang zur Bearbeitung, während Referent und Geschäftsführung abgewiesen werden.

AC-8 Benutzerkonto deaktivieren und reaktivieren

Gegeben ein aktives internes Konto oder Institutionskonto, wenn der Systemadministrator es deaktiviert, dann schlägt jede Anmeldung auch mit korrektem Passwort fehl, bestehende Sitzungen enden mit der nächsten Aktion, Verfahrenszuordnungen und Historie bleiben sichtbar, eine Reaktivierung ist möglich, und das eigene sowie das letzte aktive Administrator- oder Geschäftsführungskonto sind nicht deaktivierbar.

AC-9 Kein Löschen, nur Papierkorb

Gegeben ein Konto, das nicht mehr benötigt wird, wenn der Systemadministrator es aus der Sicht nimmt, dann bleiben Konto, Zuordnungen und Historie vollständig erhalten, das Konto verschwindet aus der Standardübersicht, ist in einer eigenen Papierkorbansicht auffindbar und wiederherstellbar, und ein endgültiges Löschen wird an keiner Stelle der Oberfläche und keiner Schnittstelle angeboten.

AC-10 Institutionszugang sperren oder entziehen

Gegeben ein Institutionskonto mit Verknüpfung zu einer Institution, wenn der Systemadministrator oder der zuständige Referent die Verknüpfung entzieht oder das Konto sperrt, dann liefert das Portal diesem Konto ab der nächsten Aktion keine Verfahrensangaben und keine Dateien mehr, bereits abgegebene Stellungnahmen bleiben erhalten und intern auswertbar, der Vorgang wird mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert und eine erneute Freigabe ist möglich.

AC-11 Persönlichen Ablagebereich eines deaktivierten Kontos übertragen

Gegeben ein deaktiviertes internes Konto mit persönlichem Ablagebereich, wenn der Systemadministrator den Bereich einem anderen Referenten überträgt, dann sind alle Elemente für den neuen Inhaber sichtbar und bearbeitbar, die Übertragung ist nur für deaktivierte Konten möglich und wird mit bisherigem und neuem Inhaber, Zeitpunkt und handelndem Benutzer protokolliert.

AC-2 Land aus gepflegter Auswahlliste Regel

Das Land einer Institution wird beim Anlegen wie beim Ändern ausschließlich aus einer gepflegten Auswahlliste übernommen; eine freie Eingabe wird abgewiesen.

AC-3 Sichtbarkeit interner Notizen Regel

Eine interne Notiz einer Institution ist ausschließlich für angemeldete interne Benutzer sichtbar und wird stets als reiner Text ausgegeben, ohne enthaltene Auszeichnungen als Formatierung oder Skript auszuführen.

AC-5 Institutionsliste durchsuchen und eingrenzen

Gegeben ein Institutionsbestand, wenn ich die Institutionsübersicht über eine Freitextsuche nach Name und Ort sowie über die Filter deaktiviert und Pflichtpartner eingrenze, dann werden ausschließlich passende Institutionen nach Name sortiert, seitenweise und mit Gesamttrefferzahl angezeigt; ohne Treffer erscheint ein Hinweistext statt einer Fehlermeldung.

AC-6 Stammdateneingaben serverseitig prüfen

Gegeben ein Speichervorgang von Institutions- oder Kontaktdaten, auch unter Umgehung der Oberfläche, wenn eine Pflichtangabe fehlt, eine Feldlänge überschritten oder eine E-Mail-Adresse ungültig aufgebaut ist, dann wird der Speichervorgang serverseitig abgewiesen, es bleibt kein Teildatensatz zurück, und die Feldmeldung bleibt mit erhaltenen Eingaben sichtbar.

AC-7 Vor doppelter Institution warnen

Gegeben ich lege eine Institution an oder benenne eine bestehende um und im Bestand existiert bereits ein gleicher Name (ohne Beachtung von GroßKleinschreibung und Leerzeichen), wenn ich speichern will, dann erscheint vor dem Speichern eine Dublettenwarnung mit den gefundenen Institutionen (deaktivierte als solche gekennzeichnet), die ich direkt öffnen oder nach Bestätigung trotzdem neu anlegen kann.

AC-1 Mehrere Ansprechpartner erfassen

Gegeben eine Institution, wenn ich einen Ansprechpartner mit Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (optional Titel, Position, Telefonnummer) erfasse, dann erscheint er in der Kontaktliste und in jeder Empfängerauswahl dieser Institution; beliebig viele Ansprechpartner sind erfassbar und dieselbe E-Mail-Adresse darf mehreren Kontakten zugeordnet sein.

AC-2 Standardansprechpartner eindeutig bestimmen und wechseln

Gegeben eine Institution mit einem oder mehreren aktiven Ansprechpartnern, wenn der erste Kontakt erfasst wird bzw. ich den Standardansprechpartner wechsle, dann ist zu jedem Zeitpunkt höchstens ein aktiver Kontakt als Standard markiert, der erste erfasste wird automatisch Standard, und der Standard ist in Kontaktliste und Empfängerauswahl erkennbar und vorausgewählt.

AC-4 Nutzungshinweis vor Kontaktänderung

Gegeben ein Ansprechpartner ist in laufenden Verfahren als Empfänger hinterlegt, wenn ich ihn ändern will, dann nennt das System vor dem Speichern die Anzahl der laufenden Verfahren, in denen dieser Ansprechpartner aktuell Empfänger ist.

AC-6 Bestätigung und Verfahrenszählung vor Deaktivierung

Gegeben eine Institution ist in laufenden Verfahren beteiligt, wenn ich sie deaktivieren will, dann nennt das System die Anzahl der laufenden Verfahren und verlangt eine ausdrückliche Bestätigung, bevor die Deaktivierung wirksam wird.

AC-7 Ansprechpartner geschützt deaktivieren

Gegeben ein Ansprechpartner ist Standardansprechpartner oder in einem laufenden Verfahren Empfänger, wenn ich ihn deaktivieren will, dann wird die Deaktivierung abgewiesen, solange er Standard ist (bis ein anderer aktiver Kontakt Standard wird) oder in laufenden Verfahren Empfänger ist (die betroffenen Verfahren werden benannt); sonst erscheint er in keiner neuen Empfängerauswahl mehr, während der festgehaltene Stand in abgeschlossenen Verfahren sichtbar bleibt.

AC-1 Gruppe mit eindeutigem Namen anlegen

Gegeben ich bin als Referent angemeldet, wenn ich eine Institutionsgruppe unter einem Namen anlege, dann erscheint die Gruppe in der Gruppenübersicht und ist verfahrensübergreifend auswählbar; ohne Namen wird am Feld abgewiesen und ein bereits vergebener Gruppenname wird unter Nennung der bestehenden Gruppe abgewiesen.

AC-2 Gruppe umbenennen, beschreiben und auflösen

Gegeben eine bestehende Institutionsgruppe, wenn ich Name oder Beschreibung ändere oder die Gruppe auflöse, dann bleiben die Mitgliedschaften bei Umbenennung unverändert, und beim Auflösen bleiben Institutionsstammdaten und bestehende Verfahrensbeteiligungen unberührt.

AC-3 Institutionen in einem Vorgang zuordnen

Gegeben eine Institutionsgruppe und ein Institutionsbestand, wenn ich mehrere Institutionen in einem Vorgang über dieselbe Suche und Eingrenzung wie die Institutionsübersicht zuordne, dann erscheint jede Institution in der Mitgliederliste, die Gruppenübersicht nennt je Gruppe die Mitgliederzahl, und eine Institution kann Mitglied mehrerer Gruppen sein.

AC-4 Institutionen aus Gruppe entfernen

Gegeben eine Institution ist Mitglied einer Gruppe, wenn ich sie aus der Gruppe entferne, dann ändern sich weder die Institutionsstammdaten noch bestehende oder laufende Verfahrensbeteiligungen.

AC-5 Deaktivierte Mitglieder kennzeichnen und Dubletten überspringen

Gegeben eine deaktivierte Institution bzw. eine bereits enthaltene Institution, wenn ich Mitglieder zuordne, dann bleibt die deaktivierte Institution Mitglied und wird als deaktiviert gekennzeichnet (Mitgliedschaft lebt bei Reaktivierung wieder auf), und eine bereits enthaltene Institution wird nicht doppelt aufgenommen, sondern übersprungen und ausgewiesen.

AC-1 Werteliste-Ausprägung anlegen und ohne Neustart wirksam

Gegeben ich bin als Systemadministrator angemeldet, wenn ich eine neue Ausprägung der Werteliste Kennzeichnungsart oder Verfahrensart anlege, dann ist sie ohne Neustart der Anwendung in den Auswahlfeldern neuer Verfahren enthalten.

AC-2 Ausprägung deaktivieren, Löschschutz und Umbenennen

Gegeben eine bestehende Ausprägung einer Werteliste, wenn ich sie deaktiviere, umbenenne oder zu löschen versuche, dann ist eine deaktivierte Ausprägung in neuen Verfahren nicht mehr wählbar (an bestehenden aber sichtbar), eine mindestens einem Verfahren zugeordnete Ausprägung ist nur deaktivierbar statt löschbar, und ein Umbenennen ändert die Anzeige, nicht die Zuordnung.

AC-3 Leere Werteliste robust behandeln

Gegeben eine Werteliste ist leer oder nicht geladen, wenn ein Verfahren angelegt werden soll, dann erscheint ein Hinweis auf fehlende Stammdaten statt eines Programmabbruchs.

AC-4 Standardfristen je Verfahrensart hinterlegen Regel

Zu jeder Verfahrensart sind drei Standarddauern in Tagen hinterlegbar: die erste Rückmeldefrist, die zweite Rückmeldefrist und die Frist bis zur Abschlusserinnerung.

AC-5 Fristwerte validieren

Gegeben ich hinterlege Standardfristen je Verfahrensart, wenn die zweite Rückmeldefrist nicht größer als die erste ist oder eine Dauer null oder negativ ist, dann wird der Wert mit einem Hinweis abgewiesen.

AC-6 Vorbelegung neuer Verfahren aus Standarddauern

Gegeben eine Verfahrensart mit hinterlegten Standarddauern, wenn ein neues Verfahren dieser Art angelegt wird, dann übernimmt es die Standarddauern als Vorbelegung (im Verfahren überschreibbar, ohne den Standard zu ändern), spätere Standardänderungen wirken nur auf danach angelegte Verfahren, und ohne Standard greifen systemweite Vorbelegungswerte, sodass die Felder nie leer sind.

AC-2 Urheber je Protokolleintrag Regel

Jeder Protokolleintrag weist seinen Urheber aus: die auslösende Person namentlich, bei zeitgesteuerter Verarbeitung den Urheber System, und bei institutionsbezogenen Ereignissen wird er je betroffener Institution mit deren Namen festgehalten.

AC-3 Datenänderungen mit altem und neuem Wert protokollieren

Gegeben ein protokollpflichtiges Feld eines Verfahrens, einer Institution, einer Vorlage oder einer Konfiguration wird geändert, wenn die Änderung gespeichert wird, dann entsteht ein Protokolleintrag mit Feldbezeichnung, altem Wert und neuem Wert; ein Speichern ohne inhaltliche Änderung erzeugt keinen Eintrag, und eine Mehrfachänderung erzeugt je betroffenem Datensatz einen eigenen Eintrag.

AC-4 Aktionen externer Beteiligter protokollieren

Gegeben eine Institution handelt über ihren Zugangslink, wenn sie den Zugang erstmals aufruft, eine Datei abruft oder eine Stellungnahme abgibt oder ändert, dann entsteht ein Protokolleintrag mit Zeitpunkt, Institution und betroffenem Gegenstand, der die Institution und den verwendeten Zugang als Urheber ausweist.

AC-5 Verfahrensverlauf als filterbare Zeitleiste einsehen

Gegeben ein Verfahren mit Protokolleinträgen, wenn Referent oder Geschäftsführung den Verfahrensverlauf öffnen, dann erscheint eine zeitlich sortierte Zeitleiste aus Zeitpunkt, Urheber, Ereignisart und Beschreibung, die nach Ereignisart, Institution und Zeitraum einschränkbar ist und auch bei abgeschlossenen, abgebrochenen und archivierten Verfahren einsehbar bleibt.

AC-1 Gemeinsamer Ablagebereich Regel

Der verfahrensunabhängige, gemeinsame Ablagebereich zeigt allen angemeldeten Referenten denselben Bestand, macht jede Änderung für die übrigen Referenten beim nächsten Aufruf sichtbar, weist je Element Name, Größe, Änderungszeitpunkt und ändernden Benutzer aus und bleibt für Nicht-Referenten ohne jeden Zugriff.

AC-2 Persönlicher Ablagebereich Regel

Der persönliche Ablagebereich eines Referenten ist ausschliesslich von diesem einsehbar und bearbeitbar, für alle anderen sind weder Namen noch Inhalte sichtbar, ein Abruf aus einem fremden persönlichen Bereich wird auch bei bekanntem Bezeichner abgewiesen, und der Bereichskontext (gemeinsam oder persönlich) ist erkennbar.

AC-3 Ordner anlegen

Gegeben ein Ablagebereich, wenn der Referent an beliebiger Stelle einen Ordner anlegt, dann erscheint er unmittelbar an der gewählten Stelle, ist verschachtelbar und über Sitzungen hinweg beständig, während ein bereits vergebener oder leerer Ordnername mit Hinweis abgewiesen wird.

AC-4 Dateien in die Ablage hochladen

Gegeben ein Ordner der Ablage, wenn der Referent eine oder mehrere Dateien hochlädt, dann erscheint jede Datei mit Name, Größe, Ablagezeitpunkt und ablegendem Benutzer, es gelten dieselben Prüfungen auf Dateiart und Größe wie im Verfahren, je Datei wird einzeln zurückgemeldet, und bei Namensgleichheit entscheidet der Benutzer über das weitere Vorgehen.

AC-1 Element umbenennen

Gegeben ein Ordner oder eine Datei der Ablage, wenn der Referent das Element umbenennt, dann wird es unter dem neuen Namen geführt, die Datei bleibt inhaltlich unverändert abrufbar, ein bereits vergebener oder leerer Name wird abgewiesen, und bereits in Verfahren übernommene Fassungen bleiben unberührt.

AC-2 Element verschieben

Gegeben ein Element der Ablage, wenn der Referent es an eine andere Stelle verschiebt, dann erscheint es ausschließlich am Zielort, ein Ordner wird mit gesamtem Inhalt mitgeführt, das Verschieben in einen eigenen Unterordner wird abgewiesen, und ein Element aus dem persönlichen ist in den gemeinsamen Bereich verschiebbar (nicht umgekehrt).

AC-3 Datei kopieren

Gegeben eine Datei der Ablage, wenn der Referent sie an eine andere Stelle kopiert, dann sind Ausgangs- und Zieldatei vorhanden und inhaltlich gleich, wirken Löschen der einen nicht auf die andere, und bei Namensgleichheit wird ein abweichender Name vorgeschlagen (Ordner-Kopie wird abgewiesen).

AC-4 Element in Papierkorb löschen

Gegeben ein Element der Ablage, wenn der Referent es löscht, dann erscheint es nicht mehr in der Ablage, sondern im Papierkorb, ein Ordner gelangt mit gesamtem Inhalt dorthin, der Dateiinhalt bleibt erhalten, übernommene Verfahrensfassungen bleiben abrufbar, und Löschen im fremden persönlichen Bereich wird abgewiesen.

AC-5 Papierkorb einsehen

Gegeben gelöschte Elemente, wenn der Referent den Papierkorb öffnet, dann zeigt er je Eintrag Name, Herkunftsort, Löschzeitpunkt und löschenden Benutzer, gemeinsame Einträge für alle Referenten, persönliche nur für den Inhaber, und aus einem Verfahren entfernte Einträge nennen das Verfahren.

AC-6 Element wiederherstellen

Gegeben ein Eintrag im Papierkorb, wenn der Referent ihn wiederherstellt, dann erscheint das Element am Herkunftsort inhaltlich unverändert, ein Ordner stellt seine mitgelöschten Elemente mit her, bei fehlendem Herkunftsort wird ein Zielort verlangt, und eine aus einem Verfahren entfernte Datei kehrt zurück, ohne dass ihre Zuordnungen selbsttätig wieder aufleben.

AC-7 Endgültig entfernen

Gegeben ein Eintrag im Papierkorb, wenn ein berechtigter Referent ihn nach ausdrücklicher Bestätigung endgültig entfernt, dann ist der Inhalt nicht mehr abrufbar und nicht wiederherstellbar, der Protokolleintrag (Benutzer) bleibt erhalten, erzeugte Schreiben und eingereichte Anlagen sind nicht endgültig entfernbar, und ein Versuch ohne Berechtigung verändert nichts.

AC-1 Ablagedatei ins Verfahren übernehmen

Gegeben eine Ablagedatei und ein nicht abgeschlossenes Verfahren, wenn der Referent die Datei aus dem gemeinsamen oder eigenen persönlichen Bereich in das Verfahren übernimmt, dann erscheint sie als eigenständige Verfahrensdatei mit der Herkunft 'aus der Ablage übernommen' und Übernahmezeitpunkt, ist Institutionen zuordenbar, und bei mehreren Dateien wird je Datei einzeln zurückgemeldet.

AC-2 Übernommene Fassung ist unabhängig Regel

Eine in ein Verfahren übernommene Ablagedatei bleibt dort inhaltlich unverändert, auch wenn die zugrunde liegende Ablagedatei später geändert, umbenannt oder gelöscht wird; eine im Papierkorb liegende Datei ist nicht übernehmbar, und die Übernahme in ein abgeschlossenes Verfahren wird abgewiesen.

AC-3 Übernahmen nachweisen

Gegeben eine Ablagedatei, wenn der Referent vor dem Löschen ihre Verwendung einsieht, dann zeigt das System die Verfahren mit Name, Status und Übernahmezeitpunkt, eine Datei ohne Übernahme einen Hinweis statt leerer Liste, und vor dem Löschen einer verwendeten Datei einen Warnhinweis auf die betroffenen Verfahren (archivierte als archiviert gekennzeichnet).

AC-2 Unzulässige Datei abweisen

Gegeben eine konfigurierte Liste zulässiger Dateiarten und eine Größenobergrenze, wenn eine Datei mit unzulässiger Dateiart oder oberhalb der Größenobergrenze hinzugefügt wird, dann wird sie nicht übernommen, die Meldung nennt zulässige Dateiarten bzw. die Obergrenze, und die Prüfung stützt sich auf den tatsächlichen Dateiinhalt (Dateisignatur), nicht allein auf die Namensendung.

AC-3 Dateibestand von Deployments entkoppeln Regel

Der Ablageort der Verfahrensdateien liegt konfigurierbar ausserhalb des Auslieferungsverzeichnisses hinter einer austauschbaren Speicherabstraktion, sodass nach einer Aktualisierung, einer erneuten Bereitstellung oder einem Neustart der Anwendung alle Dateien mit unverändertem Inhalt und Namen abrufbar sind.

AC-4 Dateien mit Merkmalen auflisten

Gegeben ein Verfahren mit Dateien, wenn der Referent die Dateiübersicht öffnet, dann zeigt sie je Datei Name, Dateiart, Größe, Herkunft, Verwendungszweck, Ablagezeitpunkt, ablegenden Benutzer und die Anzahl zugeordneter Institutionen, während eine Datei mit fehlendem Inhalt als gestört gekennzeichnet wird.

AC-5 Datei sicher intern abrufen

Gegeben eine Datei eines Verfahrens, wenn ein Referent oder die Geschäftsführung sie abruft, dann wird sie inhaltlich unverändert unter dem Anzeigenamen mit passender Endung ausgeliefert, ein Abruf ohne Berechtigung abgewiesen, und ein veränderter Dateibezeichner eröffnet keinen Zugriff auf Dateien anderer Verfahren (Auflösung ausschließlich über die interne Dateikennung).

AC-7 Zuordnung vor Mitteilung aufheben

Gegeben eine einer Institution zugeordnete Datei, wenn der Referent die Zuordnung aufhebt, solange die Datei der Institution noch nicht mitgeteilt wurde, dann verschwindet die Datei aus deren Dateiliste, ihr externer Abruf wird abgewiesen, sie bleibt bei anderen Institutionen zugeordnet, während ein Aufheben nach bereits erfolgter Mitteilung mit Begründung abgewiesen wird.

AC-1 Datei allen Beteiligten zuordnen

Gegeben ein Verfahren mit beteiligten Institutionen, wenn der Referent eine Datei in einem Schritt allen Beteiligten zuordnet, dann ist die Datei bei jeder beteiligten Institution gelistet, bestehende Zuordnungen bleiben ohne Dopplung erhalten, und später hinzukommende Institutionen erhalten sie nicht automatisch (mit Hinweis beim Hinzufügen).

AC-2 Verwendungszweck festlegen

Gegeben eine Verfahrensdatei, wenn der Referent ihr einen Verwendungszweck (Anhörungsunterlage, Bescheidungsanlage oder Abschlussanlage) zuweist, dann wird die Datei nur im zugehörigen Verfahrensschritt bereitgestellt, erscheint nicht im falschen Schritt, ist je Zweck filterbar und bleibt änderbar, solange sie der Institution noch nicht mitgeteilt wurde.

AC-3 Zuordnungsübersicht vor Freigabe

Gegeben ein zur Freigabe anstehendes Verfahren, wenn die Geschäftsführung die Zuordnungsübersicht öffnet, dann listet sie je beteiligter Institution alle zugeordneten Dateien mit Name und Verwendungszweck, hebt Institutionen ohne zugeordnete Datei deutlich hervor und macht jede Datei aus der Übersicht abrufbar.

AC-4 Verfahrensdatei in Papierkorb entfernen

Gegeben eine zugeordnete Verfahrensdatei in einem nicht abgeschlossenen Verfahren, wenn ein berechtigter Referent sie nach ausdrücklicher Bestätigung entfernt, dann zeigt das System vorab die betroffenen Zuordnungen, die Datei ist danach weder intern noch über einen Zugangslink abrufbar, liegt wiederherstellbar im Papierkorb, während erzeugte Schreiben und eingereichte Anlagen nicht entfernbar sind.

AC-5 Anzeigeangaben pflegen

Gegeben eine Verfahrensdatei vor der Freigabe, wenn der Referent Anzeigename und Kurzbeschreibung ändert, dann erscheint der neue Anzeigename in allen internen und externen Dateilisten bei unverändertem Inhalt, ein leerer Anzeigename wird abgewiesen, die Änderung wirkt nur im betreffenden Verfahren, und nach Freigabe wird sie abgewiesen.

AC-7 Statuswechsel protokollieren

Gegeben Als Referent vollziehe ich einen zulässigen Statuswechsel, wenn der Übergang gespeichert wird, dann wird er mit Zeitpunkt, auslösender Person, Ausgangsstatus und Zielstatus festgehalten und ist in der Verfahrensansicht einsehbar.

AC-1 Kernspalten der Übersicht Regel

Die Verfahrensübersicht zeigt zu jedem Verfahren Name, Kennzeichnungsart, Verfahrensart, Status, Rückmeldefrist und zuständigen Referenten.

AC-3 Überfällige Verfahren markiert Regel

Verfahren mit überschrittener Rückmeldefrist und noch offenen Stellungnahmen sind in der Verfahrensübersicht als überfällig gekennzeichnet.

AC-4 Terminal-Verfahren standardmäßig ausblenden Regel

In der Standardansicht der Verfahrensübersicht sind Verfahren im Status Abgeschlossen oder Abgebrochen ausgeblendet und über den Statusfilter einblendbar.

AC-6 Antwortzeit bei großer Verfahrensmenge Regel

Bei 500 Verfahren mit je bis zu 50 beteiligten Institutionen ist die erste Seite der Verfahrensübersicht über serverseitige Paginierung in unter 3 Sekunden vollständig angezeigt.

AC-1 Einstiegsseite zeigt Arbeitsvorrat Regel

Die Einstiegsseite nach der Anmeldung zeigt den persönlichen Arbeitsvorrat des angemeldeten Benutzers und nicht die ungefilterte Gesamtliste aller Verfahren.

AC-2 Arbeitsvorrat der Geschäftsführung Regel

Der Arbeitsvorrat der Geschäftsführung enthält genau die zur Freigabe eingereichten Verfahren.

AC-3 Arbeitsvorrat des Referenten Regel

Der Arbeitsvorrat eines Referenten enthält die ihm zugeordneten laufenden Verfahren sowie die Verfahren mit überschrittener Frist.

AC-4 Direkter Absprung ins Verfahren

Gegeben Als Benutzer sehe ich einen Eintrag im Arbeitsvorrat, wenn ich den Eintrag auswähle, dann gelange ich unmittelbar in das betreffende Verfahren.

AC-5 Leerzustand mit Einstieg Regel

Hat ein Benutzer keine offenen Aufgaben, zeigt die Einstiegsseite an Stelle einer leeren Fläche einen Hinweis und einen Einstieg in die Verfahrensliste.

AC-2 Grunddaten und Beteiligtenkreis vorbelegen Regel

Eine Verfahrenskopie ist mit Kennzeichnungsart, Verfahrensart, antragstellender Stelle und dem Beteiligtenkreis des gewählten Ausgangsverfahrens vorbelegt und im Status Entwurf bearbeitbar.

AC-3 Unterlagen, Zuordnung, Texte und Abschlussvariante übernehmen Regel

Eine Verfahrenskopie übernimmt über die Beteiligten hinaus die Unterlagen samt ihrer institutionsscharfen Zuordnung und ihres Beteiligungsgrunds, die Verfahrenstexte und die Abschlussvariante, und zwar jeweils als eigene Fassungen der Kopie.

AC-4 Abwahl vor Übernahme Regel

Vor dem Speichern einer Verfahrenskopie sind die zu übernehmenden Angaben sichtbar und jede einzelne Institution sowie jede einzelne Unterlage lässt sich von der Übernahme abwählen.

AC-7 Zuständigkeit übertragen

Gegeben Als Referent übertrage ich die Zuständigkeit eines nicht abgeschlossenen Verfahrens auf einen anderen Referenten, wenn die Übertragung gespeichert wird, dann ist die neue Person als zuständiger Referent ausgewiesen, alle weiteren Benachrichtigungen gehen an sie und die Übertragung ist mit Zeitpunkt sowie bisheriger und neuer Person protokolliert.

AC-8 Vorgängerverknüpfung dauerhaft führen Regel

Eine Verfahrenskopie führt dauerhaft eine Verknüpfung auf das Ausgangsverfahren, aus dem sie erzeugt wurde, die Verknüpfung ist in der Ansicht beider Verfahren sichtbar und mit Zeitpunkt im Verfahrensverlauf festgehalten.

AC-1 Pflichtpartner automatisch einbinden

Gegeben Als Referent habe ich eine Institution als Pflichtpartner gekennzeichnet, wenn ich danach ein neues Verfahren anlege, dann ist die Institution automatisch mit ihrem Standardansprechpartner in der Beteiligtenliste und sichtbar als Pflichtpartner gekennzeichnet.

AC-2 Pflichtpartner-Kennzeichnung binden Regel

Die Pflichtpartner-Kennzeichnung lässt sich nur bei einer Institution mit aktivem Standardansprechpartner setzen, andernfalls wird das Setzen mit Begründung abgewiesen; ihr Entfernen wirkt allein auf künftige Verfahren und lässt bestehende Beteiligungen unberührt.

AC-3 Institution einzeln zuordnen Regel

In der Auswahl zur Zuordnung einer weiteren Institution zu einem Verfahren ist der Standardansprechpartner vorausgewählt, ein anderer aktiver Ansprechpartner wählbar, und deaktivierte Institutionen sowie Institutionen ohne aktiven Ansprechpartner werden nicht angeboten.

AC-4 Beteiligtenliste mit Beteiligungsgrund Regel

Eine zugeordnete Institution erscheint in der Beteiligtenliste mit Name, Empfänger und Beteiligungsgrund, also Pflichtpartner oder manuell, und ist demselben Verfahren kein zweites Mal zuordenbar.

AC-6 Entfernen nach Versand gesperrt Regel

Sobald einer Institution das Anschreiben versandt wurde oder eine Stellungnahme von ihr vorliegt, wird ihr Entfernen aus dem Verfahren serverseitig mit Begründung abgewiesen und nicht als Opt-out behandelt.

AC-7 Institutionsgruppe beteiligen

Gegeben Als Referent ordne ich einem Verfahren eine Institutionsgruppe zu, wenn ich die Zuordnung in einem Vorgang bestätige, dann entstehen transaktional alle Beteiligungen der zuordenbaren Mitglieder mit Standardansprechpartner, bereits Beteiligte werden übersprungen und ohne Ansprechpartner je Grund ausgewiesen.

AC-1 Stand beim Versand einfrieren

Gegeben Als Referent habe ich das Anschreiben an eine Institution versandt, wenn die Stammdaten der Institution danach geändert werden, dann bleibt der zum Versandzeitpunkt festgehaltene Stand aus Anschrift, Anrede, Titel, Name, Position und E-Mail-Adresse in Anzeige und Dokumenten unverändert.

AC-3 Abweichung anzeigen Regel

Weicht der aktuelle Stammdatenstand einer Institution vom festgehaltenen Stand ab, wird die Abweichung in der Beteiligtenliste des Verfahrens sichtbar gemacht.

AC-4 Festgehaltenen Stand aktualisieren

Gegeben Als Referent habe ich ein laufendes Verfahren mit festgehaltenem Stand, wenn ich den Stand ausdrücklich auf den aktuellen Stammdatenstand aktualisiere, dann wird der Stand übernommen und die Aktualisierung protokolliert; in abgeschlossenen Verfahren ist sie nicht mehr möglich.

AC-5 Abweichenden Empfänger setzen

Gegeben Als Referent setze ich für eine Institution im Verfahren einen abweichenden Empfänger, wenn ich einen anderen aktiven Ansprechpartner derselben Institution wähle, dann gehen alle weiteren Nachrichten dieses Verfahrens an ihn, während Standardansprechpartner und andere Verfahren unverändert bleiben.

AC-6 Empfängerwechsel protokollieren, Zugang erhalten

Gegeben Als Referent habe ich den Empfänger in einem Verfahren gewechselt, wenn der Wechsel gespeichert wird, dann ist er mit Zeitpunkt und Benutzer nachvollziehbar, der bereits zugestellte Zugangslink bleibt gültig und nach Abschluss ist kein Wechsel mehr möglich.

AC-7 Laufende Empfängeradresse korrigieren

Gegeben Als Referent korrigiere ich die für eine Institution festgehaltene E-Mail-Adresse in einem laufenden Verfahren, wenn ich eine formal gültige Adresse speichere, dann gehen weitere Zustellungen an die korrigierte Adresse, nur das Adressfeld des festgehaltenen Standes ändert sich, Stellungnahme bleiben gültig und die Korrektur ist protokolliert.

AC-1 Kennzeichnung nur nach Freigabe Regel

Solange die Geschäftsführung ein Verfahren nicht freigegeben hat, ist für dieses Verfahren die Kennzeichnung zur öffentlichen Anzeige nicht auswählbar.

AC-2 Veröffentlichung aktivieren, zurücknehmen, terminieren

Gegeben ein freigegebenes Verfahren, wenn der Referent die Veröffentlichung aktiviert und optional Beginn und Ende setzt, dann erscheint das Verfahren ohne weiteren Schritt in der öffentlichen Übersicht, ist jederzeit zurücknehmbar, und ohne Angabe gilt der Zeitpunkt der Aktivierung als Beginn.

AC-3 Anonyme öffentliche Übersicht

Gegeben als veröffentlicht gekennzeichnete Verfahren, wenn eine Person ohne Anmeldung und ohne Zugangslink die öffentliche Übersicht abruft, dann sieht sie Bezeichnung, Kennzeichnungsart, Verfahrensart, antragstellende Institution und Fristende — ohne Kontaktdaten, Dateien oder Stellungnahmen.

AC-4 Maschinell abrufbarer Datensatz für Fremdsysteme

Gegeben ein berechtigtes Fremdsystem mit gültigem Zugangsnachweis, wenn es die veröffentlichten Verfahren maschinell abruft, dann erhält es je Verfahren einen strukturierten Datensatz mit stabiler Kennung und letztem Änderungszeitpunkt, und ohne gültigen Nachweis werden keine Daten geliefert.

AC-5 Veröffentlichung automatisch beenden

Gegeben ein veröffentlichtes Verfahren, das abgeschlossen, abgelehnt oder zurückgezogen wird oder dessen Veröffentlichungsende erreicht ist, wenn der selbsttätige Lauf greift, dann verschwindet das Verfahren spätestens am Folgetag aus der öffentlichen Übersicht und das Beenden wird im Verfahrensverlauf protokolliert.

AC-6 Selbsttätiger Website-Abgleich ohne Redaktion Regel

Die externe WordPress-Website bezieht die Liste der veröffentlichten Verfahren über einen selbsttätigen Abgleich (vermutlich SFTP, E10) ohne redaktionelle Handarbeit, sodass veröffentlichte Verfahren dort automatisch erscheinen und mit dem Abschluss wieder verschwinden, während ein gescheiterter Abgleich in der Störungsübersicht erscheint.

AC-1 Verfahrensübergreifende Recherche mit kombinierten Filtern

Gegeben Protokolleinträge vieler Verfahren, wenn über Zeitraum, Urheber, Verfahren, Institution und Ereignisart recherchiert wird, dann entsteht eine sortierbare Trefferliste über alle Verfahren, und mehrere gesetzte Filter wirken gemeinsam einschränkend.

AC-2 Leere Treffer und unzulässiger Zeitraum

Gegeben eine Recherche ohne Treffer oder mit Ende vor Beginn, wenn die Suche ausgeführt wird, dann erscheint eine leere Liste mit Hinweistext bzw. eine Abweisung mit Hinweis statt einer Fehlermeldung, und die zuletzt gültige Trefferliste bleibt erhalten.

AC-3 Antwortzeit bei üblichem Bestand Regel

Eine verfahrensübergreifende Protokollrecherche liefert bei einem üblichen Bestand (VORSCHLAG: 200 Verfahren, 50.000 Einträge) das Ergebnis im Sekundenbereich (VORSCHLAG: unter 3 Sekunden).

AC-4 Protokolltreffer als strukturierte Datei

Gegeben eine gefilterte Protokoll-Trefferliste, wenn sie als strukturierte Datei ausgeleitet wird, dann enthält die Datei je Eintrag Zeitpunkt, Urheber, Verfahren, Ereignisart, Beschreibung sowie alten und neuen Wert in klar benannten, getrennten Spalten und in gleicher Sortierung.

AC-5 Ausleitung protokollieren und Höchstmenge begrenzen

Gegeben eine Ausleitung von Protokolltreffern, wenn die Treffermenge eine konfigurierbare Höchstzahl (VORSCHLAG: 50.000) überschreitet, dann wird die Ausleitung mit Hinweis zur Einschränkung abgelehnt (keine unvollständige Datei), und jede erfolgte Ausleitung wird als Ereignis mit Urheber und Zeitpunkt protokolliert.

AC-6 Verfahrensliste tabellarisch ausleiten

Gegeben die aktuell gefilterte und sortierte Verfahrensliste, wenn sie tabellarisch ausgeleitet wird, dann enthält die Datei je Verfahren Bezeichnung, Kennzeichnungsart, Verfahrensart, Status, zuständigen Referenten und Fristen ohne Dateiinhalte oder Stellungnahmetexte; ohne Treffer entsteht eine Datei mit Kopfzeile und ohne Datenzeilen.

AC-1 E-Mail-Stellungnahme erfassen und Eingangsweg kennzeichnen

Gegeben eine per E-Mail eingegangene Stellungnahme, wenn der Referent sie dem Verfahren und der Institution zuordnet, dann erscheint sie in der Stellungnahmeliste mit Kategorie und Eingangszeitpunkt, und der Eingangsweg (Portal oder E-Mail) ist je Stellungnahme erkennbar.

AC-2 Anlage und Gleichstellung Regel

Eine per E-Mail erfasste Stellungnahme führt ihre Anlage zugeordnet und abrufbar mit und zählt für Erinnerung und Auswertung wie eine im Portal abgegebene Stellungnahme.

AC-3 Automatische Zuordnung eingehender Antworten

Gegeben eine Antwort auf eine verfahrensbezogene Aussendung, die im überwachten Postfach eingeht, wenn sie eintrifft, dann erscheint sie beim zugehörigen Verfahren und der zugehörigen Institution, und der zuständige Referent wird über den Eingang informiert.

AC-4 Ungeklärte Eingänge und Unzustellbarkeit

Gegeben eine Nachricht ohne erkennbaren Verfahrensbezug bzw. eine Unzustellbarkeitsmeldung, wenn sie im Postfach eingeht, dann landet die unzuordenbare Nachricht in der Liste ungeklärter Eingänge zur manuellen Zuordnung, und eine Unzustellbarkeit setzt das Versandergebnis des betroffenen Empfängers auf fehlgeschlagen.

AC-5 Rundnachricht an Institutionsgruppe versenden

Gegeben eine ausgewählte Institutionsgruppe aus den gepflegten Institutionsdaten, wenn der Referent außerhalb eines Verfahrens eine aus Vorlage vorbelegte und vor Versand änderbare Rundnachricht versendet, dann ist je Empfänger das Versandergebnis erkennbar, und Institutionen ohne gültige Kontaktadresse werden vor Versand ausgewiesen und übersprungen, ohne die Serie zu stoppen.

AC-2 Eingegrenzte Institutionsliste exportieren

Gegeben eine durch Suche und Filter eingegrenzte Institutionsliste, wenn der Referent sie exportiert, dann enthält der Export genau die eingegrenzten Institutionen (nicht den Gesamtbestand) mit Name, Anschrift, Merkmalen und allen aktiven Ansprechpartnern, ist re-importierbar und enthält interne Notizen nur bei ausdrücklicher Wahl.

AC-3 Beteiligtenkreis mit aktuellem Standardansprechpartner übernehmen

Gegeben ein früheres Verfahren als Vorlage, wenn der Referent dessen Beteiligtenkreis übernimmt, dann werden dessen Institutionen vorausgewählt zur Bestätigung mit ihrem aktuellen Standardansprechpartner (nicht dem Empfänger des Vorlageverfahrens), einzeln abwählbar, und die Übernahme erzeugt keine Gruppe und keine Bindung an das Vorlageverfahren.

AC-4 Ansprechpartner nach Funktion unterscheiden

Gegeben ein Ansprechpartner einer Institution, wenn ihm optional eine Funktion aus einer gepflegten Liste zugewiesen wird, dann lässt sich die Empfängerauswahl im Verfahren auf eine Funktion eingrenzen, während Ansprechpartner ohne Funktion unverändert wählbar bleiben.

AC-5 Mehrere Empfänger je Institution

Gegeben eine Institution in einem Verfahren, wenn mehrere Empfänger festgelegt werden, dann erhalten alle Anschreiben, Erinnerung, Bescheidung und Abschlussnachricht, teilen sich Zugang und Stellungnahme, und es ist erkennbar, an wie viele Empfänger zugestellt wurde.

AC-1 Schädliche Datei sperren Regel

Eine eingelieferte Datei, deren Schadsoftwareprüfung einen Fund gemeldet hat oder noch läuft, ist weder intern noch über einen Zugangslink abrufbar, wird in der Dateiliste als gesperrt gekennzeichnet und wird bis zum Abschluss der Prüfung nicht bereitgestellt.

AC-2 Rückmeldung und Zustand 'in Prüfung'

Gegeben eine nicht übernommene oder nicht prüfbare Datei, wenn die Prüfung fehlschlägt oder nicht durchführbar ist, dann erhält der Einliefernde die Rückmeldung der Nichtübernahme, die Datei bleibt im Zustand 'in Prüfung' und Referenten erkennen diesen Zustand in der Dateiliste.

AC-3 Anmeldung mit zentraler Organisationskennung

Gegeben ein an der zentralen Anmeldung bereits angemeldeter interner Benutzer, wenn er das Portal aufruft, dann gelangt er ohne erneute Eingabe von Zugangsdaten hinein, sodass im Portal kein eigenes Passwort gepflegt werden muss.

AC-4 Unbekannte Kennung abweisen

Gegeben eine Kennung ohne zugeordnetes Portalkonto, wenn die Anmeldung erfolgt, dann wird sie abgewiesen ohne automatische Kontoanlage, und die Rollenzuordnung wird weiterhin im Portal geführt und nicht von der zentralen Anmeldung übernommen.

AC-5 Fallback bei Ausfall Regel

Ist die zentrale Anmeldung nicht erreichbar, bleibt die Anmeldung mit portaleigenen Zugangsdaten möglich, damit laufende Verfahren nicht blockieren.