KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Die Geschäftsstelle lädt benannte Personen gezielt ein. Institutionskonten entstehen aus einem aktiven Ansprechpartner und bleiben an dessen Institution gebunden; interne Konten werden von der Systemadministration angelegt. Eine Einladung, ihre Annahme und eine aktive Institutionsbindung sind unterschiedliche Voraussetzungen. Der anschließende Zustimmungsschritt und jeder konkrete Verfahrenszugriff werden gesondert geprüft. Die anschließende Fassungsbestätigung ist im Prozess KP-HP-19 „Institutionskonto durch Fassungsbestätigung aktivieren“ dargestellt.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Interne Einladung durch die Systemadministration und Institutionskonten durch Referent oder Systemadministration
- Fest zugeordneter Ansprechpartner, begrenzte Einladung und Annahme durch die eingeladene Person
- Ausdrücklicher Widerruf und zulässige Wiederherstellung derselben Institutionsbindung
Außerhalb dieser Sicht
- Zustimmung und konkrete Portalzugriffe sind eigene Prozesse
- Keine Selbstregistrierung, Berechtigung aus E-Mail-Domäne oder weitergeleitetem Verfahrenslink
- Anmeldekennungswechsel, Passwortwechsel, Zweitfaktor und vollständige Providerfehlerbehandlung
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Prozess · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Die Geschäftsstelle lädt benannte Personen gezielt ein. Institutionskonten entstehen aus einem aktiven Ansprechpartner und bleiben an dessen Institution gebunden; interne Konten werden von der Systemadministration angelegt. Eine Einladung, ihre Annahme und eine aktive Institutionsbindung sind unterschiedliche Voraussetzungen. Der anschließende Zustimmungsschritt und jeder konkrete Verfahrenszugriff werden gesondert geprüft. Die anschließende Fassungsbestätigung ist im Prozess KP-HP-19 „Institutionskonto durch Fassungsbestätigung aktivieren“ dargestellt.
Verantwortung · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Verantwortung: Referent / Systemadministrator
Verantwortung · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Verantwortung: Systemadministrator
Verantwortung · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Verantwortung: Portal
Verantwortung · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Verantwortung: Eingeladene Person
Beginn · Referent / Systemadministrator
Ein vorhandener, benannter Ansprechpartner soll ein eigenes Institutionskonto erhalten.
- Weiter: Ansprechpartner auswählen
Aufgabe · Referent / Systemadministrator
Referent oder Systemadministration wählt einen aktiven Ansprechpartner der gewünschten Institution mit gepflegter E-Mail-Adresse.
- Weiter: Zuordnung zulässig?
Entscheidung · Referent / Systemadministrator
Keine Doppelkonten, keine Bindung an einen anderen Ansprechpartner oder eine andere Institution und keine Vermischung mit internen Konten. Ein Papierkorb-Konto muss zuerst wiederhergestellt werden.
- Ja: Konto binden und einladen
- Nein: Anlage abgewiesen
Ergebnis · Referent / Systemadministrator
Ungeeigneter Ansprechpartner oder widersprüchlicher Kontostand: keine Einladung versenden und keine neue Bindung herstellen.
Automatischer Schritt · Portal
Das Institutionskonto erhält genau die Institutionsrolle und die feste Institutions- und Ansprechpartnerbindung. Ein bestehendes passendes Konto wird weiterverwendet. Erneuter Einladungsversand ist ausdrücklich zu wählen; eine widerrufene Bindung wird dabei nur für dasselbe aktive Konto, dieselbe Institution und denselben Ansprechpartner mit Verwaltungsrecht wiederhergestellt. Providerfehler bleiben wiederholbar und ergeben keine erfolgreiche Wiederherstellung.
- Weiter: Einladung annehmen
Aufgabe · Eingeladene Person
Die benannte Person nimmt den gültigen Einladungsverweis an und erledigt die erforderlichen Einrichtungsschritte. Eine abgelaufene Einladung ist kein Zugang; die Geschäftsstelle kann sie ausdrücklich erneut senden, ohne ein zweites Konto anzulegen.
- Weiter: Zustimmung steht an
Ergebnis · Eingeladene Person
Nach angenommener Einladung folgt der gesonderte Zustimmungsschritt. Erst aktive Konten, gültige Rolle, eindeutige Identität, aktive Bindung und Aktivierungsnachweis ermöglichen den anschließenden fachlichen Portalzugriff. Der fachliche Anschluss ist KP-HP-19 „Institutionskonto durch Fassungsbestätigung aktivieren“.
Beginn · Systemadministrator
Ein internes Konto soll gezielt für eine benannte Person eingerichtet werden.
- Weiter: Internes Konto einladen
Aufgabe · Systemadministrator
Nur die Systemadministration legt ein internes Konto mit dienstlicher Adresse und genau einer Rolle Referent, Geschäftsführung oder Systemadministrator an. Wiederholte Einladung ändert keine Rolle; ein vorhandenes Konto wird nicht dupliziert.
- Weiter: Interne Einladung annehmen
Aufgabe · Eingeladene Person
Die eingeladene Person erledigt die erforderlichen Einrichtungsschritte innerhalb der begrenzten Gültigkeit. Eine Rolle wird nicht aus einer E-Mail-Adresse oder Organisation abgeleitet.
- Weiter: Interne Anmeldung möglich
Ergebnis · Eingeladene Person
Ein aktives, eindeutig zugeordnetes internes Konto kann sich im vorgesehenen Anmeldeweg anmelden. Seine Rolle bestimmt die zugelassenen Aufgaben.
Beginn · Referent / Systemadministrator
Referent oder Systemadministration prüft einen ausdrücklich verlangten Widerruf oder die Rücknahme eines Widerrufs für ein Institutionskonto.
- Weiter: Widerrufen oder zurücknehmen?
Entscheidung · Referent / Systemadministrator
Bindungsänderung benötigt Verwaltungsrecht und einen aktuellen Stand. Rücknahme ist ausschließlich für dieselbe Bindung eines aktiven Kontos möglich; eine andere aktive Bindung des Kontos oder Ansprechpartners verhindert sie.
- Widerrufen: Institutionsbindung widerrufen
- Rücknahme zulässig: Bindungswiderruf zurücknehmen
Automatischer Schritt · Portal
Die feste Bindung wird ausdrücklich widerrufen; Konto, Institution und historische Verfahrensdaten werden nicht gelöscht.
- Weiter: Portalzugang gesperrt
Ergebnis · Eingeladene Person
Ohne aktive Bindung besteht kein fachlicher Institutionszugriff. Ein früherer Verfahrenslink ersetzt die Bindung nicht.
Automatischer Schritt · Portal
Nur der zulässige ausdrückliche Rücknahmebefehl stellt dieselbe Bindung wieder her. Er reaktiviert weder ein Konto noch einen entzogenen Verfahrenszugang; ein Konflikt verlangt Neuladen statt stiller Umzuordnung.
- Weiter: Zugang erneut prüfen
Ergebnis · Eingeladene Person
Jede nächste Portalaktion prüft erneut Konto, Institutionsrolle, eindeutige Identität, angenommene Einladung, aktive Bindung und Zustimmung sowie die konkrete eigene Verfahrensbeteiligung und ihre Freigaben.
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Konto für Institution benötigt → Ansprechpartner auswählen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Ansprechpartner auswählen → Zuordnung zulässig?
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Ja
Zuordnung zulässig? → Konto binden und einladen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Nein
Zuordnung zulässig? → Anlage abgewiesen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Konto binden und einladen → Einladung annehmen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Einladung annehmen → Zustimmung steht an
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Internes Konto benötigt → Internes Konto einladen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Internes Konto einladen → Interne Einladung annehmen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Interne Einladung annehmen → Interne Anmeldung möglich
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Bindung ändern → Widerrufen oder zurücknehmen?
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Widerrufen
Widerrufen oder zurücknehmen? → Institutionsbindung widerrufen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Institutionsbindung widerrufen → Portalzugang gesperrt
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Alle Rücknahmebedingungen müssen erfüllt sein; andernfalls bleibt die Bindung widerrufen.
Widerrufen oder zurücknehmen? → Bindungswiderruf zurücknehmen
Übergang · KP-HP-03: Kontoeinladung und Institutionsbindung
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Bindungswiderruf zurücknehmen → Zugang erneut prüfen