KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Eine Institution meldet eine abweichende Kontaktperson. Der Referent entscheidet ausdrücklich über Übernahme, Ersatz oder Verwerfen. Die Sicht trennt die Meldung vom späteren Empfängerwechsel und zeigt die drei Übernahmeziele.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Eigene Kontaktmeldung nach Einleitung der Befragung und vor Beginn der Bescheidung, unabhängig von der Rückmeldefrist.
- Freiwilliges Zurückziehen einer noch offenen Meldung durch ein Konto derselben Institution; intern ist die Entscheidung auch während der Bescheidung möglich.
- Übernahme der gemeldeten oder einer ersatzweise erfassten Person: neuer Stammdatenkontakt, vorhandener aktiver Kontakt derselben Institution oder nur dieses Verfahren.
- Fachliche Abweisung bei unzulässigem Fenster, fehlendem Recht, ungültigen Angaben, belegtem Postfach oder inzwischen verändertem Ausgangsstand; ursprüngliche Meldungen bleiben nachvollziehbar.
Außerhalb dieser Sicht
- Ein Personalwechsel am Benutzerkonto und dessen Anmeldung oder Institutionsbindung.
- Automatische Zusammenführung von Kontakten, Änderung des Standardkontakts oder erneute Zustellung früherer Nachrichten.
- Automatische Erledigung offener Meldungen und Sperre von Bescheidung, Abschluss oder Abbruch. Ein Hinweis auf offene Meldungen blockiert diese Schritte nicht.
- Die parallele Konkurrenz von Zurückziehen und interner Entscheidung wird als Prüfregel erläutert; die Zeichnung legt keine zeitliche Reihenfolge der beiden Akteure fest.
- Erstmeldung und Übernahme nach dem Verfahrensende; dann kann der Referent eine bestehende Meldung nur noch verwerfen.
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Textansicht: Verantwortung und Übergänge
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Prozess · KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
Eine Institution meldet eine abweichende Kontaktperson. Der Referent entscheidet ausdrücklich über Übernahme, Ersatz oder Verwerfen. Die Sicht trennt die Meldung vom späteren Empfängerwechsel und zeigt die drei Übernahmeziele.
Verantwortung · KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
Verantwortung: Institution
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Verantwortung: Referent
Verantwortung · KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
Verantwortung: Portal
Beginn · Institution
Eine Institution möchte im bereits eingeleiteten Verfahren eine andere Kontaktperson melden.
- Weiter: Kontaktperson melden
Aufgabe · Institution
Anredeform, Vorname, Nachname, E-Mail und aktive Funktion sind Pflicht. Titel und Telefon sind freiwillig. Die Meldung allein verändert weder den Empfänger noch die Stammdaten.
- Weiter: Meldung zulässig?
Entscheidung · Portal
Erforderlich sind die eigene aktive Beteiligung, ein aktueller Portalzugang und die Beteiligungsphase vor Beginn der Bescheidung. Die Rückmeldefrist begrenzt diese Meldung nicht. Je Beteiligung darf höchstens eine Meldung offen sein. Bei erfolgreicher Prüfung wird sie offen gespeichert.
- Nein: Aktion abgewiesen
- Ja: Rückzug statt Bearbeitung?
Ergebnis · Portal
Ein unzulässiger Aufruf verändert nichts. Das Portal nennt bei ungültigen Angaben den Fachgrund; eine fremde oder gesperrte Beteiligung gibt keine fremden Informationen preis. Bei einem inzwischen veränderten Stand müssen die aktuellen Angaben erneut gelesen werden.
Entscheidung · Institution
Eine offene Meldung kann bis zur internen Entscheidung freiwillig zurückgezogen werden, solange die Beteiligungsphase noch offen ist. Diese Alternative kann zeitgleich mit der internen Prüfung stattfinden; die zuerst gespeicherte Handlung gilt.
- Ja: Offene Meldung zurückziehen
- Nein: Meldung und bisherigen Empfänger prüfen
Aufgabe · Institution
Jedes berechtigte Konto derselben Institution kann die noch offene Meldung zurückziehen. Sie bleibt sichtbar, und eine neue Meldung ist danach möglich. Ein inzwischen entschiedener oder nicht mehr zulässiger Rückzug wird abgewiesen.
- Weiter: Meldung zurückgezogen
Ergebnis · Institution
Empfänger und Stammdaten sind unverändert. Der ursprüngliche Inhalt und der Rückzug bleiben nachvollziehbar.
Aufgabe · Referent
Die Verfahrensakte stellt gemeldete Person und bisherigen Empfänger gegenüber. Sie zeigt zulässige Ziele und, bei passendem Leserecht, Kontakte derselben Institution mit derselben E-Mail. Ein inaktiver Kontakt ist erst nach Reaktivierung verwendbar.
- Weiter: Welche Bearbeitung?
Entscheidung · Referent
Der Referent kann die offene Meldung verwerfen oder eine Übernahme der gemeldeten beziehungsweise einer ersatzweise erfassten Person vorbereiten. Nach dem Ende des Verfahrens bleibt nur Verwerfen.
- Verwerfen: Meldung verwerfen
- Übernehmen / ersetzen: Person und Übernahmeziel festlegen
Aufgabe · Referent
Verwerfen ist auch nach dem Verfahrensende möglich. Eine freiwillige interne Notiz bleibt in der Verfahrensakte; die Institution sieht nur den Zustand, keine interne Notiz und keinen Verwerfungsgrund.
- Weiter: Meldung nicht übernommen
Ergebnis · Referent
Empfänger und Stammdaten bleiben unverändert. Die Meldung und die Entscheidung bleiben sichtbar.
Aufgabe · Referent
Der Referent wählt die gemeldete oder eine vollständig erfasste Ersatzperson und das Ziel: einen neuen Stammdatenkontakt anlegen, einen vorhandenen Kontakt verwenden oder nur den Empfänger dieses Verfahrens ändern. Eine Ersatzentscheidung kann eine interne Notiz erhalten.
- Weiter: Übernahme zulässig?
Entscheidung · Portal
Das Verfahren muss noch in Beteiligung oder Bescheidung sein, die Meldung offen und die Beteiligung aktiv. Rechte und die inzwischen gelesenen Stände müssen passen. Die E-Mail darf nicht die eines gewählten zusätzlichen Empfängers sein. Nur dieses Verfahren ist außerdem gesperrt, wenn derselbe Stammdatenkontakt bereits Empfänger mit dieser E-Mail ist. Neuer Kontakt verlangt Kontaktpflegerecht und eine aktive Institution; ein vorhandener Kontakt muss aktiv sein.
- Nein: Aktion abgewiesen
- Ja: Welches Übernahmeziel?
Entscheidung · Portal
Es gilt ausschließlich das zuvor ausdrücklich bestätigte Ziel; Kontakte werden nicht automatisch zusammengeführt.
- Neu anlegen: Neuen Kontakt anlegen und Empfänger wechseln
- Vorhandenen verwenden: Vorhandenen Kontakt als Empfänger übernehmen
- Nur hier: Empfänger nur für dieses Verfahren übernehmen
Automatischer Schritt · Portal
Ein neuer aktiver Kontakt wird angelegt und Empfänger dieser Beteiligung. Beides gelingt gemeinsam. Ein vorhandener Standardkontakt und andere Verfahren werden nicht geändert; fehlt ein Standardkontakt, gelten die Regeln der Kontaktpflege.
- Weiter: Meldung bearbeitet; Empfänger geändert
Automatischer Schritt · Portal
Ein ausdrücklich gewählter aktiver Kontakt derselben Institution mit der passenden E-Mail wird Empfänger. Es entsteht kein neuer Kontakt.
- Weiter: Meldung bearbeitet; Empfänger geändert
Automatischer Schritt · Portal
Die Angaben werden Empfängerstand dieser Beteiligung, ohne einen Stammdatenkontakt anzulegen. Die Institutionsanschrift bleibt. Für diese Person gibt es keinen Stammdatenabgleich und keine Vertretungskopie; zusätzliche Empfänger bleiben erhalten.
- Weiter: Meldung bearbeitet; Empfänger geändert
Ergebnis · Referent
Die Meldung ist übernommen oder ersetzt. Neue Aussendungen verwenden den geänderten Empfänger; schon beauftragte Nachrichten behalten ihren früheren Stand. Konten und Zugangsrechte werden dadurch nicht geändert. Die Institution kann den Zustand beim nächsten berechtigten Aufruf sehen.
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Andere Kontaktperson erforderlich → Kontaktperson melden
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Kontaktperson melden → Meldung zulässig?
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Die Voraussetzungen für eine neue Meldung fehlen.
Meldung zulässig? → Aktion abgewiesen
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Die Meldung ist offen gespeichert.
Meldung zulässig? → Rückzug statt Bearbeitung?
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Freiwilliger Rückzug einer noch offenen Meldung im zulässigen Meldefenster.
Rückzug statt Bearbeitung? → Offene Meldung zurückziehen
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Offene Meldung zurückziehen → Meldung zurückgezogen
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Kein Rückzug wird vor der internen Entscheidung wirksam.
Rückzug statt Bearbeitung? → Meldung und bisherigen Empfänger prüfen
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Meldung und bisherigen Empfänger prüfen → Welche Bearbeitung?
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Dieser Weg bleibt auch nach dem Verfahrensende zulässig.
Welche Bearbeitung? → Meldung verwerfen
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Meldung verwerfen → Meldung nicht übernommen
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Die Person und das Übernahmeziel werden ausdrücklich gewählt.
Welche Bearbeitung? → Person und Übernahmeziel festlegen
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Person und Übernahmeziel festlegen → Übernahme zulässig?
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Übernahme oder Ersatz werden ohne Änderung abgewiesen.
Übernahme zulässig? → Aktion abgewiesen
Übergang · KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
Ja
Übernahme zulässig? → Welches Übernahmeziel?
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Neu anlegen
Welches Übernahmeziel? → Neuen Kontakt anlegen und Empfänger wechseln
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Vorhandenen verwenden
Welches Übernahmeziel? → Vorhandenen Kontakt als Empfänger übernehmen
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Nur hier
Welches Übernahmeziel? → Empfänger nur für dieses Verfahren übernehmen
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Neuen Kontakt anlegen und Empfänger wechseln → Meldung bearbeitet; Empfänger geändert
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Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Vorhandenen Kontakt als Empfänger übernehmen → Meldung bearbeitet; Empfänger geändert
Übergang · KP-HP-05: Kontaktperson melden und Meldung bearbeiten
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Empfänger nur für dieses Verfahren übernehmen → Meldung bearbeitet; Empfänger geändert