KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Die frühe Stornierung durch den Referenten und der amtliche Abbruch eines laufenden Verfahrens durch die Geschäftsführung sind getrennte Wege. Die Sicht zeigt Pflichtbegründung, fachliche Sperren und die anschließende Beauftragung der Abbruchmitteilungen.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Frühe Stornierung eines Entwurfs oder eines zur Freigabe eingereichten Verfahrens durch den Referenten, mit interner Begründung und ohne externe Abbruchmitteilung.
- Amtlicher Abbruch während Beteiligung oder Bescheidung durch die Geschäftsführung, mit ausdrücklich zu übermittelnder Begründung.
- Beendigung laufender fachlicher Schreibmöglichkeiten und geplanter Fristaktionen sowie nachvollziehbarer Verlauf; bereits beauftragte Nachrichten werden nicht nachträglich entfernt.
- Abbruchmitteilungen an aktive Beteiligungen und bereits früher angeschriebene zurückgezogene Beteiligungen, auch bei gezielt entzogenem Portalzugang.
Außerhalb dieser Sicht
- Beendigung eines freigegebenen, noch nicht eingeleiteten Verfahrens über diese beiden Befehle; zunächst wäre die gesonderte Rücknahme der Freigabe erforderlich.
- Ordentlicher Abschluss und Bescheidungsvarianten aus KP-HP-01.
- Archivierung und Zurückholen aus KP-HP-10.
- Vollständige Versandwiederholungen, Rückläufer und Empfangsnachweise. Ein Mitteilungsauftrag bestätigt keinen Empfang.
- Die bereits beendete Akte wird nicht wieder eröffnet; ein entzogener Portalzugang wird nicht durch eine Abbruchnachricht wieder freigegeben.
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Prozess · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Die frühe Stornierung durch den Referenten und der amtliche Abbruch eines laufenden Verfahrens durch die Geschäftsführung sind getrennte Wege. Die Sicht zeigt Pflichtbegründung, fachliche Sperren und die anschließende Beauftragung der Abbruchmitteilungen.
Verantwortung · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Verantwortung: Referent
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Verantwortung: Geschäftsführung
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Verantwortung: Portal
Beginn · Portal
Ein Verfahren soll vorzeitig beendet werden. Der aktuelle Verfahrensstand bestimmt den zulässigen Weg.
- Weiter: Aktuelle Verfahrensphase ermitteln
Automatischer Schritt · Portal
Die Akte liefert den aktuellen Stand. Die Entscheidung erfolgt auf den zuletzt gelesenen Angaben.
- Weiter: Welcher Beendigungsweg?
Entscheidung · Portal
Im Entwurf oder nach Einreichung ist die frühe Stornierung möglich. Während Beteiligung oder Bescheidung gilt der amtliche Abbruch. Ein freigegebenes, noch nicht eingeleitetes oder bereits beendetes Verfahren lässt diese Aktion nicht zu.
- Entwurf / eingereicht: Internen Stornierungsgrund erfassen
- Beteiligung / Bescheidung: Amtliche Abbruchbegründung erfassen
- Nicht zulässig: Beendigung abgewiesen
Aufgabe · Referent
Der Referent erfasst eine nichtleere Begründung innerhalb der vorgesehenen Länge. Diese frühe Begründung wird nicht an Institutionen veröffentlicht.
- Weiter: Frühe Stornierung bestätigen
Aufgabe · Referent
Nur der Referent besitzt die frühe Stornierung. Der bestätigte Entwurf beziehungsweise eingereichte Stand wird beendet, ohne Institutionen eine Abbruchmitteilung zu beauftragen.
- Weiter: Berechtigung, Grund und aktuellen Stand prüfen
Aufgabe · Geschäftsführung
Die Geschäftsführung erfasst eine nichtleere Begründung innerhalb der vorgesehenen Länge. Die Eingabe ist ausdrücklich als amtlicher Text für die angeschriebenen Institutionen gekennzeichnet.
- Weiter: Laufendes Verfahren begründet abbrechen
Aufgabe · Geschäftsführung
Nur die Geschäftsführung entscheidet über den laufenden Abbruch. Hinweise auf offene Kontaktmeldungen werden geprüft; sie verhindern die Bestätigung nicht. Bis zur Übernahme einer Meldung wird der bisherige Empfänger verwendet.
- Weiter: Berechtigung, Grund und aktuellen Stand prüfen
Automatischer Schritt · Portal
Die Rolle muss zum gewählten Weg passen. Verfahrensphase, Pflichtgrund und zuletzt gelesener Stand werden vor der Beendigung geprüft. Unzulässige und konkurrierend veränderte Aufrufe hinterlassen keine Teiländerung.
- Weiter: Beendigung zulässig?
Entscheidung · Portal
Ohne passendes Recht, gültigen Grund oder aktuellen zulässigen Stand wird die Aktion abgewiesen.
- Nein: Beendigung abgewiesen
- Ja: Verfahren beenden und Verlauf festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Das Verfahren erhält den Endzustand, handelnde Person und Zeitpunkt. Laufende fachliche Änderungen und geplante Fristaktionen enden. Die weitere Akteneinsicht bleibt an die bisherigen Rechte gebunden; bereits beauftragte Nachrichten bleiben erhalten. Beendigung und erforderliche Mitteilungsaufträge werden gemeinsam festgehalten; scheitert die Vorbereitung, bleibt das Verfahren unverändert.
- Weiter: Frühe Stornierung?
Entscheidung · Portal
Nur der amtliche Abbruch eines bereits laufenden Verfahrens beauftragt externe Abbruchmitteilungen.
- Ja: Storniert ohne externe Mitteilung
- Nein: Amtliche Abbruchmitteilungen beauftragen
Ergebnis · Referent
Der frühe interne Grund bleibt intern. Es entsteht keine Abbruchmitteilung und kein neuer Portalzugang.
Automatischer Schritt · Portal
Die amtliche Begründung wird mit dem Verfahrensbezug an aktive Beteiligungen und früher bereits angeschriebene zurückgezogene Beteiligungen beauftragt. Gezielt entzogener Portalzugang verhindert die Nachricht nicht und bleibt entzogen. Wiederholung erzeugt keine zweite Beauftragung. Versandfehler öffnen das Verfahren nicht wieder. Beendigung und erforderliche Mitteilungsaufträge werden gemeinsam festgehalten; scheitert die Vorbereitung, bleibt das Verfahren unverändert.
- Weiter: Abgebrochen; Mitteilungen beauftragt
Ergebnis · Portal
Die spätere Nachrichtenübermittlung gehört zum getrennten Versandablauf. Berechtigte Institutionen können ihren zulässigen Endstand lesen; die Beauftragung verspricht keinen tatsächlichen Empfang.
Ergebnis · Portal
Verfahren und Nachrichten bleiben unverändert. In einem freigegebenen, noch nicht eingeleiteten Verfahren sind beide Wege gesperrt. Bei einem inzwischen veränderten Stand ist eine neue fachliche Prüfung erforderlich.
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Beendigung angefordert → Aktuelle Verfahrensphase ermitteln
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Aktuelle Verfahrensphase ermitteln → Welcher Beendigungsweg?
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Entwurf / eingereicht
Welcher Beendigungsweg? → Internen Stornierungsgrund erfassen
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Beteiligung / Bescheidung
Welcher Beendigungsweg? → Amtliche Abbruchbegründung erfassen
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Nicht zulässig
Welcher Beendigungsweg? → Beendigung abgewiesen
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Internen Stornierungsgrund erfassen → Frühe Stornierung bestätigen
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Frühe Stornierung bestätigen → Berechtigung, Grund und aktuellen Stand prüfen
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Amtliche Abbruchbegründung erfassen → Laufendes Verfahren begründet abbrechen
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Laufendes Verfahren begründet abbrechen → Berechtigung, Grund und aktuellen Stand prüfen
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Berechtigung, Grund und aktuellen Stand prüfen → Beendigung zulässig?
Übergang · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Nein
Beendigung zulässig? → Beendigung abgewiesen
Übergang · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Ja
Beendigung zulässig? → Verfahren beenden und Verlauf festhalten
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Verfahren beenden und Verlauf festhalten → Frühe Stornierung?
Übergang · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Ja
Frühe Stornierung? → Storniert ohne externe Mitteilung
Übergang · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
Nein
Frühe Stornierung? → Amtliche Abbruchmitteilungen beauftragen
Übergang · KP-HP-09: Verfahren stornieren oder laufendes Verfahren abbrechen
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Amtliche Abbruchmitteilungen beauftragen → Abgebrochen; Mitteilungen beauftragt