KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Referent oder Systemadministrator bereitet eine neue Vorlage für einen festen Zweck und Kanal vor und aktiviert sie ausdrücklich. Ein Nachfolger ersetzt die bisher aktive Vorlage gemeinsam mit deren Außerbetriebnahme. Bereits angelegte Verfahren behalten ihren gebundenen Textstand. Verfahrensbezogene Abweichungen werden separat gepflegt: das erste Anschreiben im Entwurf, spätere Zwecke bis zur ersten Beauftragung in Vorbereitung, Beteiligung oder Bescheidung. Ein freigegebener Kommunikationszweck bleibt festgelegt.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Entwurf und Inhaltsrevision pflegen
- Platzhalter und Kanalanforderungen in einer Vorschau prüfen
- Aktivieren oder einen Entwurf außer Betrieb nehmen; aktive Fassung nur mit Nachfolger ablösen
Außerhalb dieser Sicht
- Verfahrenstexte und institutionsbezogene Abweichungen werden im jeweiligen Verfahren gepflegt
- Keine neue Vier-Augen-Freigabe für Vorlagen
- Keine automatische Änderung laufender Verfahren oder bereits eingereihter Nachrichten
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Prozess · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Referent oder Systemadministrator bereitet eine neue Vorlage für einen festen Zweck und Kanal vor und aktiviert sie ausdrücklich. Ein Nachfolger ersetzt die bisher aktive Vorlage gemeinsam mit deren Außerbetriebnahme. Bereits angelegte Verfahren behalten ihren gebundenen Textstand. Verfahrensbezogene Abweichungen werden separat gepflegt: das erste Anschreiben im Entwurf, spätere Zwecke bis zur ersten Beauftragung in Vorbereitung, Beteiligung oder Bescheidung. Ein freigegebener Kommunikationszweck bleibt festgelegt.
Verantwortung · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Verantwortung: Referent / Systemadministrator
Verantwortung · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Verantwortung: Portal
Beginn · Referent / Systemadministrator
Pflege besitzt ein eigenes Recht; Geschäftsführung kann lesen, aber erhält hier keinen Pflegeschritt.
- Weiter: Vorlagenentwurf pflegen
Aufgabe · Referent / Systemadministrator
Bezeichnung und neue Inhalte erfassen; Zweck und Kanal bleiben nach Anlage unveränderlich. Revisionen und historische Texte bleiben erhalten.
- Weiter: Inhalte und Vorschau prüfen
Automatischer Schritt · Portal
Nachrichten benötigen Betreff, Dokumenttexte nicht. Unbekannte oder unaufgelöste Platzhalter weisen die Vorschau ab.
- Weiter: Vorschau gültig?
Entscheidung · Portal
Eine ungültige Vorlage muss korrigiert werden, bevor die Aktivierung bestätigt werden kann.
- Ja: Aktivierung oder Stilllegung wählen
- Nein: Inhalte korrigieren
Aufgabe · Referent / Systemadministrator
Aktivierung und gegebenenfalls Ablösung der angezeigten aktiven Vorlage ausdrücklich bestätigen. Ein Entwurf kann stattdessen außer Betrieb genommen werden.
- Weiter: Entscheidung?
Entscheidung · Referent / Systemadministrator
Stilllegung ohne Nachfolger ist nur für einen Entwurf zulässig. Die letzte aktive Vorlage darf nicht einzeln stillgelegt werden.
- Aktivieren: Aktive Fassung gemeinsam ersetzen
- Entwurf stilllegen: Entwurf außer Betrieb nehmen
Automatischer Schritt · Portal
Aktuellen Stand beider Vorlagen prüfen; bisherigen Text außer Betrieb nehmen und Nachfolger atomar aktivieren. Bei Konflikt bleibt der bisherige Bestand erhalten.
- Weiter: Katalog aktualisiert
Automatischer Schritt · Portal
Nur zulässigen Entwurf mit aktuellem Stand stilllegen; historische Inhalte bleiben lesbar.
- Weiter: Katalog aktualisiert
Ergebnis · Referent / Systemadministrator
Neue Verfahren binden den dann aktiven Textsatz. Bestehende Verfahren und eingereihte Aussendungen behalten ihren Textstand.
Aufgabe · Referent / Systemadministrator
Feld- oder Platzhalterfehler korrigieren und Vorschau erneut prüfen.
- Weiter: Inhalte und Vorschau prüfen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
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Vorlage zu pflegen → Vorlagenentwurf pflegen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Vorlagenentwurf pflegen → Inhalte und Vorschau prüfen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Inhalte und Vorschau prüfen → Vorschau gültig?
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Ja
Vorschau gültig? → Aktivierung oder Stilllegung wählen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Nein
Vorschau gültig? → Inhalte korrigieren
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Inhalte korrigieren → Inhalte und Vorschau prüfen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Aktivierung oder Stilllegung wählen → Entscheidung?
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Aktivieren
Entscheidung? → Aktive Fassung gemeinsam ersetzen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Entwurf stilllegen
Entscheidung? → Entwurf außer Betrieb nehmen
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Aktive Fassung gemeinsam ersetzen → Katalog aktualisiert
Übergang · KP-HP-15: Kommunikationsvorlagen pflegen und ablösen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Entwurf außer Betrieb nehmen → Katalog aktualisiert