KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
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Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Der Referent entscheidet, ob der Beteiligtenkreis, die Adressierung neuer Nachrichten oder der Portalzugang einer bestehenden Beteiligung geändert werden soll. Die Sicht zeigt getrennte Wirkungen und die jeweils zulässigen Verfahrensphasen.
Umfang und Grenzen der Prozesssicht
Umfang
- Einzel- und Gruppenzuordnung sowie Zurückziehen und Wiederaufnehmen im bearbeitbaren Entwurf; Pflichtpartner und begründete Ausnahmen bleiben kenntlich.
- Ausdrückliche Übernahme geänderter Stammdaten, Wahl eines anderen aktiven Kontakts, Korrektur der E-Mail und Auswahl zusätzlicher Empfänger.
- Gezielter Entzug und erneute Freigabe des Zugangs einer aktiven Beteiligung während Beteiligung oder Bescheidung.
- Prüfung des aktuellen Verfahrensstands, der Rechte, aktiver eigener Kontakte und unterschiedlicher Hauptpostfächer; sichtbare Abweisung ohne Teiländerung.
Außerhalb dieser Sicht
- Nachbeteiligung nach Einleitung der Befragung; sie besitzt einen eigenen Freigabe- und Versandweg.
- Kontoeinladung, Änderung der Anmeldekennung und Institutionsbindung.
- Rückmeldungen, individuelle Fristen, Dokumentfreigaben und Detailregeln der Zustellwiederholung.
- Kontaktmeldung und Übernahme einer Person ohne Stammdatenkontakt; KP-HP-05 zeigt diesen gesonderten Ursprung.
- Automatische Übernahme von Stammdatenänderungen oder Änderung früherer Versandbelege.
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Textansicht: Verantwortung und Übergänge
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Prozess · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Der Referent entscheidet, ob der Beteiligtenkreis, die Adressierung neuer Nachrichten oder der Portalzugang einer bestehenden Beteiligung geändert werden soll. Die Sicht zeigt getrennte Wirkungen und die jeweils zulässigen Verfahrensphasen.
Verantwortung · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Verantwortung: Referent
Verantwortung · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Verantwortung: Portal
Beginn · Referent
Eine konkrete Änderung an einer Beteiligung ist erforderlich.
- Weiter: Beteiligung und Empfängerstand prüfen
Aufgabe · Referent
Die Verfahrensakte zeigt Beteiligungsgrund, Zugang, operativen Empfänger und Abweichungen zu den Stammdaten. Frühere Aussendungen zeigen ihren eigenen festgehaltenen Empfänger.
- Weiter: Was soll geändert werden?
Entscheidung · Referent
Beteiligtenkreis, Adressierung und Portalzugang sind getrennte Entscheidungen. Ein Empfängerwechsel vergibt keinen Zugang; Zugangsentzug entfernt die Institution nicht.
- Beteiligtenkreis: Beteiligtenkreis im Entwurf ändern
- Empfängerstand: Empfängerstand ausdrücklich anpassen
- Portalzugang: Portalzugang entziehen oder wieder freigeben
Aufgabe · Referent
Institution einzeln oder als Gruppe zuordnen, begründet zurückziehen oder wiederaufnehmen. Der Entwurf ist Pflicht. Gruppenänderungen wirken später nicht automatisch auf das Verfahren. Bereits beteiligte, inaktive oder ungeeignete Gruppenmitglieder werden mit Grund übersprungen. Ein ausgenommener Pflichtpartner bleibt nachvollziehbar gekennzeichnet.
- Weiter: Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Aufgabe · Referent
Geänderte Angaben desselben Stammdatenkontakts nach Vergleich übernehmen, einen anderen aktiven Kontakt derselben Institution wählen, die operative E-Mail korrigieren oder zusätzliche aktive Kontakte wählen. Diese Möglichkeiten bestehen im Entwurf sowie während Beteiligung und Bescheidung. Ausgewählte zusätzliche Empfänger behalten ihren bisherigen Stand, solange sie nicht ausdrücklich ab- und neu gewählt werden.
- Weiter: Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Aufgabe · Referent
Nur während Beteiligung oder Bescheidung und nur für eine aktive Beteiligung. Die Wirkung betrifft alle Konten dieser Institution für dieses Verfahren. Die Institution bleibt beteiligt; Empfänger und Fristen bleiben. Wiederfreigabe versendet nichts und holt keine ausgelassenen Erinnerungen nach.
- Weiter: Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Automatischer Schritt · Portal
Rechte und gelesener Verfahrensstand werden für die gewählte Handlung geprüft. Zuordnung und Rückzug benötigen einen Entwurf; Empfängeränderungen einen Entwurf oder ein laufendes Verfahren; Zugang benötigt ein laufendes Verfahren. Übernahme verwendet die tatsächlich geprüfte Vorschau. Kontakte müssen zur Institution gehören und aktiv sein; Hauptempfänger dürfen keine gleiche E-Mail tragen.
- Weiter: Änderung zulässig?
Entscheidung · Portal
Während Einreichung und Freigabe sind die dargestellten Änderungen gesperrt. Nach dem Verfahrensende bleibt der Stand eingefroren. Ungültige Adressen, fremde Kontakte und inzwischen geänderte Angaben werden abgewiesen.
- Nein: Änderung abgewiesen
- Ja: Bestätigte Änderung festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Nur die gewählte Änderung und ihr Verlauf werden festgehalten. Neue Aussendungen übernehmen einen geänderten Empfängerstand; bestehende Aufträge bleiben erhalten. Ein geänderter Empfänger schafft keine zusätzliche Beteiligung und verändert kein Konto.
- Weiter: Ergebnis und Hinweise prüfen
Aufgabe · Referent
Der Referent liest die neuen Angaben und gegebenenfalls übersprungene Gruppenmitglieder. Zurückgezogene Beteiligungen bleiben in der Historie. Ein entzogener Zugang bleibt bis zur ausdrücklichen zulässigen Wiederfreigabe gesperrt.
- Weiter: Änderung nachvollziehbar festgehalten
Ergebnis · Referent
Die gewünschte Änderung ist nachvollziehbar gespeichert; ihr Umfang entspricht der bestätigten Handlung.
Ergebnis · Portal
Beteiligung, Empfänger, Portalzugang, frühere Nachrichten und Verlauf werden nicht teilweise verändert. Ein veralteter Ausgangsstand erfordert erneutes Lesen und eine neue Entscheidung.
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
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Beteiligung oder Adressierung ändern → Beteiligung und Empfängerstand prüfen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Beteiligung und Empfängerstand prüfen → Was soll geändert werden?
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Beteiligtenkreis
Was soll geändert werden? → Beteiligtenkreis im Entwurf ändern
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Empfängerstand
Was soll geändert werden? → Empfängerstand ausdrücklich anpassen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Portalzugang
Was soll geändert werden? → Portalzugang entziehen oder wieder freigeben
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Beteiligtenkreis im Entwurf ändern → Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Empfängerstand ausdrücklich anpassen → Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Portalzugang entziehen oder wieder freigeben → Änderung gegen aktuellen Stand prüfen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Änderung gegen aktuellen Stand prüfen → Änderung zulässig?
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Nein
Änderung zulässig? → Änderung abgewiesen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Ja
Änderung zulässig? → Bestätigte Änderung festhalten
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Bestätigte Änderung festhalten → Ergebnis und Hinweise prüfen
Übergang · KP-HP-08: Beteiligte, Empfängerstand und Portalzugang steuern
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Ergebnis und Hinweise prüfen → Änderung nachvollziehbar festgehalten