KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren · Fachliche Erläuterungen
Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Referent oder Systemadministrator legen den Standardkontakt für künftige Auswahlen fest, organisieren eine direkte befristete Vertretung oder deaktivieren einen ausgeschiedenen Kontakt nach Prüfung seiner laufenden Verwendung. Bestehende Beteiligungen behalten ihren eigenen Empfängerstand; Änderungen dort erfolgen ausdrücklich über KP-HP-08 oder den Kontaktmeldeprozess KP-HP-05.
Umfang
- Aktiven Standardkontakt wechseln; der erste aktive Kontakt wird bei fehlendem Standard automatisch als Standard geführt.
- Direkte Vertretung durch einen anderen aktiven Kontakt derselben Institution mit Beginn und optionalem Ende festlegen oder entfernen.
- Kontakt geschützt deaktivieren: der Standard muss zuerst auf einen anderen aktiven Kontakt wechseln; laufende Verfahrensnutzung wird benannt und verlangt ausdrückliche Bestätigung.
- Aktuelle Rechte und zuletzt gelesenen Institutionsstand prüfen; ungültige Änderungen werden ohne Teiländerung abgewiesen.
Außerhalb dieser Sicht
- Allgemeines Erfassen und Ändern von Kontaktfeldern, Kontakte suchen, Listen filtern und exportieren.
- Institutionen deaktivieren oder deren Pflichtpartnermerkmal ändern.
- Stammdatenwechsel automatisch in bestehende Beteiligungen übernehmen: Empfängerstand und Nachzustellung bleiben ausdrückliche Vorgänge in KP-HP-08 beziehungsweise KP-HP-05 und dem Zustellprozess.
- Institutionskonto wechseln, Portalzugang vergeben oder entziehen und Kontobindungen ändern.
- Vertretungsketten als Nachrichtenweiterleitung; die wirksame direkte Vertretung erhält die Kopie, deren eigene Vertretung nicht.
- Bereits beauftragte Nachrichten ändern oder rückwirkend zusätzliche Vertretungskopien erzeugen.
- Kontakt entfernen und die dafür geltenden Schutzregeln historischer Verwendung; die Sicht behandelt das Ausscheiden über Deaktivierung.
Schritte und fachliche Übergänge
KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Prozess · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Referent oder Systemadministrator legen den Standardkontakt für künftige Auswahlen fest, organisieren eine direkte befristete Vertretung oder deaktivieren einen ausgeschiedenen Kontakt nach Prüfung seiner laufenden Verwendung. Bestehende Beteiligungen behalten ihren eigenen Empfängerstand; Änderungen dort erfolgen ausdrücklich über KP-HP-08 oder den Kontaktmeldeprozess KP-HP-05.
Referent oder Systemadministrator
Verantwortung · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Verantwortung: Referent oder Systemadministrator
Portal
Verantwortung · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Verantwortung: Portal
Kontaktzuständigkeit ändern
Beginn · Referent oder Systemadministrator
Eine Person fällt zeitweise aus, ein anderer Standardkontakt wird benötigt oder ein Kontakt scheidet aus.
- Weiter: Kontaktstand und laufende Verwendung prüfen
Kontaktstand und laufende Verwendung prüfen
Aufgabe · Referent oder Systemadministrator
Die Kontaktkarte zeigt Standard, Aktivität, direkte Vertretung und die laufenden Verfahren, in denen die Person Empfänger ist. Dieser Hinweis ermöglicht eine bewusste Entscheidung über die Folgen.
- Weiter: Welche Änderung ist erforderlich?
Welche Änderung ist erforderlich?
Entscheidung · Referent oder Systemadministrator
Standard für künftige Auswahlen, zeitweise Vertretung und Deaktivierung haben getrennte Wirkungen. Keine der drei Entscheidungen wechselt automatisch den Empfänger einer bestehenden Beteiligung.
- Standard wechseln: Anderen aktiven Standardkontakt festlegen
- Vertretung: Direkte Vertretung und Zeitraum festlegen
- Ausscheiden: Ausscheiden vorbereiten und Deaktivierung wählen
Anderen aktiven Standardkontakt festlegen
Aufgabe · Referent oder Systemadministrator
Es kann höchstens einen Standard geben, und er muss aktiv sein. Die ausdrückliche Wahl ersetzt den bisherigen Standard. Hat die Institution keinen Standard, wird der erste neu erfasste oder reaktivierte aktive Kontakt selbsttätig Standard. Bestehende Beteiligungen behalten ihren bisherigen Stand.
- Weiter: Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Direkte Vertretung und Zeitraum festlegen
Aufgabe · Referent oder Systemadministrator
Eine andere aktive Person derselben Institution wird direkt als Vertretung gewählt, mit Beginn und optionalem Ende; Selbstvertretung und ein Ende vor dem Beginn sind unzulässig. Eine bestehende Vertretung kann ersetzt oder entfernt werden. Start- und Endtag zählen vollständig nach der ausgewiesenen Tagesregel.
- Weiter: Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Ausscheiden vorbereiten und Deaktivierung wählen
Aufgabe · Referent oder Systemadministrator
Ein Standardkontakt darf nicht deaktiviert werden: zuvor ist ein anderer aktiver Standard festzulegen, auch gemeinsam in derselben bestätigten Änderung. Eine laufende Verwendung als Empfänger verhindert die Deaktivierung nicht dauerhaft; sie verlangt eine bewusste Bestätigung. Die bestehenden Verfahrensempfänger werden dadurch nicht automatisch ersetzt.
- Weiter: Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Automatischer Schritt · Portal
Das Pflegerecht und die zuletzt gelesenen Angaben müssen passen. Standard und neue Vertretung müssen aktiv sein; die Vertretung gehört zur Institution und braucht einen gültigen Zeitraum. Bei Deaktivierung werden der Standard und gegebenenfalls unbestätigte laufende Verwendungen geprüft.
- Weiter: Was ergibt die Prüfung?
Was ergibt die Prüfung?
Entscheidung · Portal
Eine unzulässige Änderung wird abgewiesen. Ist nur die bewusste Bestätigung der laufenden Verfahrensnutzung offen, nennt das Portal die betroffenen Verfahren und fordert sie an.
- Nicht zulässig: Änderung abgewiesen
- Bestätigung fehlt: Folgen der Deaktivierung prüfen
- Zulässig: Bestätigte Kontaktzuständigkeit festhalten
Folgen der Deaktivierung prüfen
Aufgabe · Referent oder Systemadministrator
Die betroffenen Verfahren werden vor der Entscheidung benannt. Die Person kann die Änderung abbrechen oder trotz dieser Verwendung ausdrücklich bestätigen. Die Bestätigung hebt weder den Schutz des Standards noch Rechte- und Standprüfungen auf.
- Weiter: Trotzdem deaktivieren?
Bestätigte Kontaktzuständigkeit festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Die Änderung wird mit handelnder Person und Zeitpunkt nachvollziehbar gespeichert. Standardwechsel betrifft künftige Auswahlen. Eine wirksame aktive Vertretung erhält ab der nächsten Aussendung im festgelegten Zeitfenster eine direkte Kopie; der ursprüngliche Empfänger und dessen Begleitdokument bleiben. Ein deaktivierter Kontakt bleibt Empfänger vorhandener Beteiligungen, bis dort ausdrücklich gewechselt wird.
- Weiter: Zuständigkeit gepflegt; Verfahrensstand erhalten
Zuständigkeit gepflegt; Verfahrensstand erhalten
Ergebnis · Portal
Bestehende Beteiligungen ändern ihren Empfängerstand ausschließlich über KP-HP-08 oder die ausdrücklich übernommene Kontaktmeldung KP-HP-05. Stammdaten-, Standard- und Vertretungsänderungen vergeben keinen Portalzugang und verändern kein Institutionskonto. Bereits beauftragte Nachrichten bleiben erhalten.
Änderung abgewiesen
Ergebnis · Portal
Die Änderung bleibt ohne Teilwirkung. Ein noch als Standard geführter Kontakt kann auch nach Bestätigung nicht deaktiviert werden. Ein veralteter Ausgangsstand muss neu gelesen werden.
Trotzdem deaktivieren?
Entscheidung · Referent oder Systemadministrator
Die betroffenen laufenden Verfahren wurden benannt. Die pflegende Person entscheidet bewusst, ob die Deaktivierung weiterverfolgt wird.
- Ja: Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
- Nein: Änderung nicht bestätigt
Änderung nicht bestätigt
Ergebnis · Referent oder Systemadministrator
Die Kontaktzuständigkeit bleibt unverändert; die laufenden Verfahren wurden nur gelesen.
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Kontaktzuständigkeit ändern → Kontaktstand und laufende Verwendung prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Kontaktstand und laufende Verwendung prüfen → Welche Änderung ist erforderlich?
Standard wechseln
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Standard wechseln
Welche Änderung ist erforderlich? → Anderen aktiven Standardkontakt festlegen
Vertretung
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Vertretung
Welche Änderung ist erforderlich? → Direkte Vertretung und Zeitraum festlegen
Ausscheiden
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Ausscheiden
Welche Änderung ist erforderlich? → Ausscheiden vorbereiten und Deaktivierung wählen
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Anderen aktiven Standardkontakt festlegen → Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Direkte Vertretung und Zeitraum festlegen → Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Ausscheiden vorbereiten und Deaktivierung wählen → Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen → Was ergibt die Prüfung?
Nicht zulässig
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Nicht zulässig
Was ergibt die Prüfung? → Änderung abgewiesen
Bestätigung fehlt
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Eine Deaktivierung betrifft laufende Verfahren, und deren Verwendung wurde noch nicht bestätigt.
Was ergibt die Prüfung? → Folgen der Deaktivierung prüfen
Zulässig
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Zulässig
Was ergibt die Prüfung? → Bestätigte Kontaktzuständigkeit festhalten
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Bestätigte Kontaktzuständigkeit festhalten → Zuständigkeit gepflegt; Verfahrensstand erhalten
Übergang
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Folgen der Deaktivierung prüfen → Trotzdem deaktivieren?
Ja
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Beim bestätigten Speichern werden aktuelle Rechte, Kontaktregeln und der zuletzt gelesene Stand erneut geprüft.
Trotzdem deaktivieren? → Kontaktregeln und aktuellen Stand prüfen
Nein
Übergang · KP-HP-21: Ansprechpartnerwechsel und Vertretung organisieren
Die Deaktivierung wird nicht bestätigt; nichts wird geändert.
Trotzdem deaktivieren? → Änderung nicht bestätigt