KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern · Fachliche Erläuterungen
Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Fristaktionen und ausdrücklich gewählte Erinnerungen berücksichtigen den aktuellen Stand jeder Institution. Erinnerung, Ablaufmitteilung und Prüfung fehlender Aussagen sind getrennte Aktionen. Der vollständige UTC-Fristtag bleibt für Portalabgaben offen. Keine Fristaktion schließt das Verfahren automatisch. Individuelle Verlängerungen ändern die einzelne Abgabe und Erinnerung; sie verlängern nicht die globale Wartebedingung vor Bescheidung oder Abschluss (KP-HP-01). Neue Erinnerungsvorlagen nennen die wirksame Rückmeldefrist, ohne eine zweite Frist zu behaupten. Bereits angelegte Verfahren behalten ihren gebundenen Wortlaut.
Umfang
- Automatische und gezielte manuelle Erinnerungen.
- Wirksame individuelle Frist und erneute Zielprüfung; eine im Auftrag verwendete zweite Verfahrensfrist wird beim Einreihen festgeschrieben.
- Getrennte Ablaufmitteilung und Prüfung fehlender Aussagen; nachvollziehbarer Erinnerungsbericht.
Außerhalb dieser Sicht
- Fristvorgaben und bewusste Friständerungen liegen in der Verfahrenspflege.
- Keine automatische Schließung, Bescheidung oder Archivierung.
- Keine Erinnerung außerhalb der versandten Rückmeldephase; terminal ohne Nachricht ausgeführte Aktionen werden nicht nachgeholt.
- Manuelle Erinnerung ersetzt keine geplante Automatik.
- Einreihung und SMTP-Übergabe beweisen weder Lesen noch erfolgreiche Zustellung.
- Globale Ablaufmitteilungen folgen dem vorgemerkten Fristzeitpunkt, während die Kennzeichnung fehlender Aussagen erst nach dem vollständigen UTC-Fristtag erfolgt. Eine Mitteilung beendet das Abgabefenster nicht.
Schritte und fachliche Übergänge
KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern
Prozess · KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern
Fristaktionen und ausdrücklich gewählte Erinnerungen berücksichtigen den aktuellen Stand jeder Institution. Erinnerung, Ablaufmitteilung und Prüfung fehlender Aussagen sind getrennte Aktionen. Der vollständige UTC-Fristtag bleibt für Portalabgaben offen. Keine Fristaktion schließt das Verfahren automatisch. Individuelle Verlängerungen ändern die einzelne Abgabe und Erinnerung; sie verlängern nicht die globale Wartebedingung vor Bescheidung oder Abschluss (KP-HP-01). Neue Erinnerungsvorlagen nennen die wirksame Rückmeldefrist, ohne eine zweite Frist zu behaupten. Bereits angelegte Verfahren behalten ihren gebundenen Wortlaut.
Referent
Verantwortung · KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern
Verantwortung: Referent
Portal
Verantwortung · KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern
Verantwortung: Portal
Geplante Fristaktion fällig
Beginn · Portal
Ein beim Versand oder einer Friständerung vorgemerkter Termin wird fällig. Der dann geltende Beteiligungsstand entscheidet.
- Weiter: Welche Fristaktion?
Gezielte Erinnerung gewünscht
Beginn · Referent
Der Referent möchte ausgewählte noch offene Institutionen zusätzlich erinnern.
- Weiter: Offene Institutionen auswählen
Offene Institutionen auswählen
Aufgabe · Referent
Die ausgewählte zulässige Menge wird bestätigt. Veränderte oder unzulässige Auswahl wird vor sendbaren Aufträgen zurückgewiesen. Der Auftrag verschiebt keine Automatik.
- Weiter: Welche Fristaktion?
Welche Fristaktion?
Entscheidung · Portal
Erinnerung, vorgemerkte Ablaufmitteilung und Prüfung fehlender Aussagen sind unabhängige Fristaktionen. Ein Lauf führt jeweils den fälligen Zweck aus; die manuelle Auswahl betrifft nur Erinnerungen.
- Erinnerung: Rückmeldephase und Frist offen?
- Fristablauf: Ablaufmitteilung noch zutreffend?
- Fehlende Aussage prüfen: Fehlende Aussage festzuhalten?
Rückmeldephase und Frist offen?
Entscheidung · Portal
Erinnerungen nur in der versandten Rückmeldephase. Der eigene UTC-Fristtag ist einschließlich. Spätere automatische Ausführung endet ohne Erinnerung; veraltete individuelle Fristrevisionen erzeugen keine Nachricht.
- Nein: Keine Nachricht erzeugt
- Ja: Zulässige offene Beteiligungen ermitteln
Keine Nachricht erzeugt
Ergebnis · Portal
Ungültige aktuelle Phase oder Grundlage, fehlende Frist oder nicht zutreffende Grenze führt zu keiner neuen Nachricht. Terminal ohne Erinnerung erledigte Aktionen werden nach Zugangswiederherstellung nicht nachgeholt.
Zulässige offene Beteiligungen ermitteln
Automatischer Schritt · Portal
Aktive Beteiligungen ohne Abgabe, Zugangsentzug oder bereits festgehaltene fehlende Aussage. Rückmeldungen und zurückgezogene Beteiligungen werden nicht wieder geöffnet. Fristprüfung je Beteiligung.
- Weiter: Erinnerung vormerken
Erinnerung vormerken
Automatischer Schritt · Portal
Je zulässiger Institution wird die Erinnerung mit wirksamer Frist und eingefrorenem Empfängerstand vorgemerkt. Entspricht die wirksame Frist der zweiten Verfahrensfrist, ist diese ab Einreihung festgeschrieben, auch bei späterem Transportfehler. Der neue Vorlagenwortlaut behauptet keine zweite Frist; laufende Verfahren behalten ihren gebundenen Text.
- Weiter: Erinnerungsbericht bereitstellen
Erinnerungsbericht bereitstellen
Automatischer Schritt · Portal
Der geschützte Bericht trennt Institutionen, Nachrichten, Einreihung, Transportübergabe und Fehler. Linknachricht nach Ende aller Aufträge, spätestens nach 24 Stunden als Zwischenbericht. Diese Zeit beendet keine Transportwiederholung.
- Weiter: Fristaktion beendet
Fristaktion beendet
Ergebnis · Portal
Ein Fristlauf schließt das Verfahren nicht automatisch. Wiederholung desselben Auftrags erzeugt keinen zweiten. Eine neue bewusst bestätigte manuelle Erinnerung ist ein neuer Vorgang.
Ablaufmitteilung noch zutreffend?
Entscheidung · Portal
Die vorgemerkte Frist muss weiterhin gelten. Eine spätere wirksame Frist verhindert die zu frühe Mitteilung; abgeschlossene oder abgebrochene Verfahren erzeugen keine neue Nachricht. Globale Ablaufmitteilungen sind am gespeicherten Fristzeitpunkt geplant, individuelle am Folgetag. Die Mitteilung schließt das Abgabefenster nicht.
- Nein: Keine Nachricht erzeugt
- Ja: Fristablauf für offene Beteiligungen vormerken
Fehlende Aussage festzuhalten?
Entscheidung · Portal
Gesonderte Prüfung erst nach Ende des vollständigen UTC-Fristtags. Automatischer Keine-Aussage-Stand nur mit zweiter Verfahrensfrist, laufender versandter Rückmeldephase und weiterhin offener Beteiligung nach ihrer wirksamen Frist. Verzicht, Abgabe, Rückzug, Zugangsentzug und offene Zustellstörung werden nicht umgedeutet.
- Ja: Keine Aussage festhalten
- Nein: Fristaktion beendet
Keine Aussage festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Einmalige Festhaltung mit Verlauf; abgeleitete Beteiligungsinformation statt Rückmeldekategorie. Eine später zulässige interne Nacherfassung wird gesondert berücksichtigt.
- Weiter: Fristaktion beendet
Fristablauf für offene Beteiligungen vormerken
Automatischer Schritt · Portal
Ablaufmitteilung nur für noch offene erreichbare Beteiligungen nach aktueller Prüfung. Ohne zulässige offene Ziele entsteht keine Nachricht. Die gesonderte Prüfung fehlender Aussagen und das Verfahrensende werden dadurch nicht vorgezogen.
- Weiter: Fristaktion beendet
Fristaktion beendet
Ergebnis · Portal
Das Verfahren wird nicht automatisch geschlossen. Bescheidung, Abschluss oder Abbruch bleiben ausdrücklich auszulösende fachliche Schritte.
Übergang
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Geplante Fristaktion fällig → Welche Fristaktion?
Übergang
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Gezielte Erinnerung gewünscht → Offene Institutionen auswählen
Übergang
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Offene Institutionen auswählen → Welche Fristaktion?
Erinnerung
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Erinnerung
Welche Fristaktion? → Rückmeldephase und Frist offen?
Fristablauf
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Ablaufmitteilung
Welche Fristaktion? → Ablaufmitteilung noch zutreffend?
Nein
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Nein
Rückmeldephase und Frist offen? → Keine Nachricht erzeugt
Ja
Übergang · KP-HP-07: Fristen überwachen und offene Beteiligungen erinnern
Ja
Rückmeldephase und Frist offen? → Zulässige offene Beteiligungen ermitteln
Übergang
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Zulässige offene Beteiligungen ermitteln → Erinnerung vormerken
Übergang
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Erinnerung vormerken → Erinnerungsbericht bereitstellen
Übergang
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Erinnerungsbericht bereitstellen → Fristaktion beendet
Nein
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Nein
Ablaufmitteilung noch zutreffend? → Keine Nachricht erzeugt
Ja
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Ja
Fehlende Aussage festzuhalten? → Keine Aussage festhalten
Übergang
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Fristablauf für offene Beteiligungen vormerken → Fristaktion beendet
Ja
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Ja
Ablaufmitteilung noch zutreffend? → Fristablauf für offene Beteiligungen vormerken
Fehlende Aussage prüfen
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Fehlende Aussage prüfen
Welche Fristaktion? → Fehlende Aussage festzuhalten?
Nein
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Nein
Fehlende Aussage festzuhalten? → Fristaktion beendet
Übergang
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Keine Aussage festhalten → Fristaktion beendet