KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen · Fachliche Erläuterungen
Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Referent oder Geschäftsführung ordnen eine beendete Akte dem Archiv zu oder holen sie mit Begründung zurück. Beide Wege ändern nur ihre Einordnung in die Listen und erhalten den fachlichen Endzustand, die Akte und die bestehenden Zugangssperren.
Umfang
- Ausdrückliche Archivierung eines abgeschlossenen oder stornierten beziehungsweise abgebrochenen, noch nicht archivierten Verfahrens.
- Begründetes Zurückholen einer archivierten Akte durch Referent oder Geschäftsführung.
- Einheitliche Wirkung auf Verfahrensübersicht, Archivliste, Arbeitsvorrat und zugehörige Listenexporte.
- Aktuelle Rechte und Ausgangsstand prüfen; jede zulässige Entscheidung bleibt nachvollziehbar.
Außerhalb dieser Sicht
- Automatische Archivierung nach einer Frist, rechtssichere Langzeitarchivierung und Lösch- oder Aufbewahrungsfristen.
- Wiedereröffnung des Verfahrens, erneute fachliche Bearbeitung oder Freigabe zuvor entzogener Zugänge.
- Dateien löschen, kopieren, wiederherstellen oder freigeben; diese Dokumententscheidungen besitzen eigene Regeln.
- Ordentlicher Abschluss, früher Rückzug und amtlicher Abbruch.
Schritte und fachliche Übergänge
KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Prozess · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Referent oder Geschäftsführung ordnen eine beendete Akte dem Archiv zu oder holen sie mit Begründung zurück. Beide Wege ändern nur ihre Einordnung in die Listen und erhalten den fachlichen Endzustand, die Akte und die bestehenden Zugangssperren.
Referent oder Geschäftsführung
Verantwortung · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Verantwortung: Referent oder Geschäftsführung
Portal
Verantwortung · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Verantwortung: Portal
Akte einordnen
Beginn · Referent oder Geschäftsführung
Eine beendete Akte soll archiviert oder eine bereits archivierte Akte zurückgeholt werden.
- Weiter: Akte und Archivkennzeichnung prüfen
Akte und Archivkennzeichnung prüfen
Aufgabe · Referent oder Geschäftsführung
Die berechtigte Person liest den Endzustand und die aktuelle Archivkennzeichnung. Ein Endzustand allein ist noch keine Archiventscheidung.
- Weiter: Archivieren oder zurückholen?
Archivieren oder zurückholen?
Entscheidung · Referent oder Geschäftsführung
Das Archiv dient der Einordnung beendeter Akten in den Listen. Referent und Geschäftsführung dürfen beide Entscheidungen treffen.
- Archivieren: Archivierung bestätigen
- Zurückholen: Rückholgrund erfassen
Archivierung bestätigen
Aufgabe · Referent oder Geschäftsführung
Nur eine abgeschlossene, stornierte oder abgebrochene Akte ohne aktuelle Archivkennzeichnung kann archiviert werden. Keine automatische Archivierung ist vorgesehen.
- Weiter: Recht und aktuellen Archivstand prüfen
Rückholgrund erfassen
Aufgabe · Referent oder Geschäftsführung
Zum Zurückholen einer archivierten Akte ist eine nichtleere Begründung innerhalb der vorgesehenen Länge erforderlich. Sie bleibt im geschützten Entscheidungsnachweis.
- Weiter: Zurückholen bestätigen
Zurückholen bestätigen
Aufgabe · Referent oder Geschäftsführung
Die Akte soll wieder über die operativen Listen auffindbar werden, soweit deren übrige Filter passen. Der fachliche Endzustand wird nicht aufgehoben.
- Weiter: Recht und aktuellen Archivstand prüfen
Recht und aktuellen Archivstand prüfen
Automatischer Schritt · Portal
Für Archivierung ist eine beendete, noch nicht archivierte Akte erforderlich. Zum Zurückholen muss sie archiviert und die Begründung gültig sein. Das Recht und der zuletzt gelesene Stand werden jeweils erneut geprüft.
- Weiter: Aktion zulässig?
Aktion zulässig?
Entscheidung · Portal
Ein offenes Verfahren, Doppelarchivierung, Zurückholen ohne Archivierung, fehlendes Recht oder inzwischen veränderter Stand werden abgewiesen.
- Nein: Archivaktion abgewiesen
- Ja: Archivkennzeichnung und Entscheidung festhalten
Archivkennzeichnung und Entscheidung festhalten
Automatischer Schritt · Portal
Die Archivkennzeichnung wird gesetzt oder entfernt; die Entscheidung bleibt mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar. Verfahrensdaten, Dokumente, Endzustand, fachlicher Schreibschutz und entzogene Zugänge bleiben erhalten.
- Weiter: Akte in der passenden Liste prüfen
Akte in der passenden Liste prüfen
Aufgabe · Referent oder Geschäftsführung
Archivierte Akten stehen im Archiv und fehlen in den operativen Listen. Zurückgeholte Akten verlassen das Archiv und erscheinen nur dort, wo die übrigen Listenregeln passen. Bestehende Lese- und Downloadrechte gelten weiter.
- Weiter: Akte eingeordnet; Endzustand unverändert
Akte eingeordnet; Endzustand unverändert
Ergebnis · Referent oder Geschäftsführung
Archivierung und Zurückholen eröffnen das Verfahren nicht wieder und verleihen keine zusätzlichen Rechte.
Archivaktion abgewiesen
Ergebnis · Portal
Die Akte und ihr Verlauf bleiben unverändert. Bei inzwischen veränderten Angaben müssen die aktuelle Kennzeichnung und die neue Entscheidung erneut geprüft werden.
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Akte einordnen → Akte und Archivkennzeichnung prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Akte und Archivkennzeichnung prüfen → Archivieren oder zurückholen?
Archivieren
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Archivieren
Archivieren oder zurückholen? → Archivierung bestätigen
Zurückholen
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Zurückholen
Archivieren oder zurückholen? → Rückholgrund erfassen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Rückholgrund erfassen → Zurückholen bestätigen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Archivierung bestätigen → Recht und aktuellen Archivstand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Zurückholen bestätigen → Recht und aktuellen Archivstand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
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Recht und aktuellen Archivstand prüfen → Aktion zulässig?
Nein
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Nein
Aktion zulässig? → Archivaktion abgewiesen
Ja
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Ja
Aktion zulässig? → Archivkennzeichnung und Entscheidung festhalten
Übergang
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Archivkennzeichnung und Entscheidung festhalten → Akte in der passenden Liste prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-10: Beendete Verfahren archivieren und zurückholen
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Akte in der passenden Liste prüfen → Akte eingeordnet; Endzustand unverändert