KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren · Fachliche Erläuterungen
Ist-Prozess nach Quellenabgleich · Mit Implementierungsquellen abgeglichen · Fachlich geprüft
Unterlagen des ersten Anschreibens werden als Verfahrensfassungen vorbereitet und Institutionen ausdrücklich zugeordnet. Einreichen friert diesen Stand ein; die Entscheidung der Geschäftsführung im bestehenden Freigabeprozess hält den freigegebenen Dokument- und Zuordnungsstand fest. Vor dem Erstversand wird derselbe Stand erneut geprüft. Eine Dateiprüfung erteilt weder Zugänge noch fachliche Freigabe. Unterlagen des ersten Anschreibens sind im Entwurf bearbeitbar; das Einreichen sperrt sie. Bescheidungsanlagen sind in der Bescheidungsphase bis zum ersten Bescheidungsauftrag bearbeitbar. Abschlussendfassungen sind nach Erstversand und in der Bescheidungsphase bis zu Abschluss oder Abbruch bearbeitbar; der erste Bescheidungsauftrag sperrt sie nicht. Der Abschlussbericht wird beim Abschluss vom Portal erzeugt.
Umfang
- Anhörungsunterlagen des ersten Anschreibens: Arbeitsplatz-Upload oder unabhängige Übernahme aus gemeinsamer/eigener persönlicher Ablage.
- Einzelzuordnung, Sammelzuordnung an aktuell aktive Beteiligte und Pflichtunterlagen mit eigener Automatik für spätere Beteiligte.
- Zusammenhang mit Einreichen, Vier-Augen-Entscheidung und Erstversand aus KP-HP-01; diese Sicht besitzt keinen zweiten Freigabeablauf.
- Inhaltliche Annahme, unveränderliche Verfahrensfassung und zusätzlicher Prüfstand auf Schadsoftware.
Außerhalb dieser Sicht
- Bescheidungs- und Abschlussabläufe werden in KP-HP-01 geführt; ihre eigenen Zweckfenster bleiben nach HP-21 bestehen.
- Keine Freigabe durch eine E-Mail-Adresse, einen Link oder einen unbedenklichen Schadsoftwarebefund.
- Der fixierte Kompositionsstand enthält Dokumentkennungen und Zuordnungen, keine Inhaltsprüfsumme, digitale Unterschrift oder rechtssichere Archivgarantie.
- Papierkorb, dauerhafte Inhaltsentfernung und automatische Aufbewahrung sind kein Teil dieses Freigabestands.
Schritte und fachliche Übergänge
KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Prozess · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Unterlagen des ersten Anschreibens werden als Verfahrensfassungen vorbereitet und Institutionen ausdrücklich zugeordnet. Einreichen friert diesen Stand ein; die Entscheidung der Geschäftsführung im bestehenden Freigabeprozess hält den freigegebenen Dokument- und Zuordnungsstand fest. Vor dem Erstversand wird derselbe Stand erneut geprüft. Eine Dateiprüfung erteilt weder Zugänge noch fachliche Freigabe. Unterlagen des ersten Anschreibens sind im Entwurf bearbeitbar; das Einreichen sperrt sie. Bescheidungsanlagen sind in der Bescheidungsphase bis zum ersten Bescheidungsauftrag bearbeitbar. Abschlussendfassungen sind nach Erstversand und in der Bescheidungsphase bis zu Abschluss oder Abbruch bearbeitbar; der erste Bescheidungsauftrag sperrt sie nicht. Der Abschlussbericht wird beim Abschluss vom Portal erzeugt.
Referent
Verantwortung · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Verantwortung: Referent
Anhörungsportal
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Verantwortung: Anhörungsportal
Geschäftsführung
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Verantwortung: Geschäftsführung
Unterlagen werden benötigt
Beginn · Referent
Der Referent bereitet Anhörungsunterlagen für das erste Anschreiben eines Entwurfs vor. Spätere Dokumentzwecke folgen ihren eigenen Fenstern und dem Ablauf KP-HP-01.
- Weiter: Datei und Herkunft wählen
Datei und Herkunft wählen
Aufgabe · Referent
Arbeitsplatz-Datei oder aktive Datei der gemeinsamen/eigenen persönlichen Ablage auswählen. Für das erste Anschreiben gilt der Zweck Anhörungsunterlage. Die Übernahme wird je Datei bestätigt und zurückgemeldet.
- Weiter: Zweckfenster offen?
Zweckfenster offen?
Entscheidung · Anhörungsportal
Anhörungsunterlagen lassen sich nur im Entwurf hinzufügen und ändern. Der Server prüft den gelesenen Verfahrensstand. Einreichung, Freigabe oder Versand schließen dieses Fenster; Rückzug oder Ablehnung öffnet den Entwurf wieder.
- Ja: Datei prüfen und übernehmen
- Nein: Auftrag abgewiesen
Datei prüfen und übernehmen
Automatischer Schritt · Anhörungsportal
Beim Upload werden Dateityp, Signatur, Größe und Schadsoftware geprüft. Befall weist den Upload ohne gespeicherten Inhalt ab. Ohne rechtzeitiges Prüfergebnis wird die Datei mit gesperrtem Inhalt und dauerhaftem Prüfauftrag angenommen; sie ist bis zum unbedenklichen Befund nicht auslieferbar. Die Ablageübernahme autorisiert Quelle und Ziel und kopiert eine lesbare Datei in eine eigene Verfahrensfassung; spätere Quelländerungen berühren sie nicht.
- Weiter: Datei übernommen?
Datei übernommen?
Entscheidung · Anhörungsportal
Jede Datei liefert ihr eigenes Ergebnis. Ablehnung oder Konflikt erzeugt keine wirksame neue Zuordnung. Ein angenommener Inhalt mit noch laufender Prüfung ist als gesperrt gekennzeichnet; seine Annahme ist keine Auslieferungsfreigabe.
- Übernommen: Institutionen zuordnen
- Abgewiesen: Auftrag abgewiesen
Institutionen zuordnen
Aufgabe · Referent
Der Referent ordnet die aktuelle Datei einzelnen aktiven Beteiligten oder ausdrücklich allen aktuell Aktiven zu. Die Sammelzuordnung erfasst keine später Hinzugefügten; ein Nachpflegehinweis bleibt, solange das Fenster offen ist. Pflichtunterlagen erhalten ihre Grants nach der eigenen Automatik auch bei späterer Beteiligung. Zuordnung ersetzt weder Portalzugang noch den passenden Verfahrensschritt.
- Weiter: Unterlagen vollständig zugeordnet?
Unterlagen vollständig zugeordnet?
Entscheidung · Anhörungsportal
Für das Einreichen müssen mindestens eine aktuelle aktive Anhörungsunterlage und mindestens eine solche Zuordnung je aktiver Beteiligung vorhanden sein. Ein unbedenklicher Scan allein genügt dafür nicht. Anschreibentext und Empfänger werden im bestehenden Einreichungsablauf zusätzlich geprüft.
- Ja: Zur Freigabe einreichen
- Nacharbeit: Datei und Herkunft wählen
Zur Freigabe einreichen
Aufgabe · Referent
Der Referent bestätigt das Einreichen mit dem gelesenen Verfahrensstand im Ablauf KP-HP-01. Ein veralteter oder unvollständiger Auftrag wird ohne Zustandsänderung abgewiesen.
- Weiter: Anhörungsstand einfrieren
Anhörungsstand einfrieren
Automatischer Schritt · Anhörungsportal
Die erfolgreiche Einreichung setzt den Status Zur Freigabe eingereicht. Anhörungsunterlagen, Anzeigeangaben, Verwendungszweck und Grants sind danach für die Vorbereitung gesperrt. Ein offener Schadsoftwarebefund bleibt separat sichtbar und sperrt Bytes; die Implementierung erklärt ihn nicht pauschal zur Einreichungssperre.
- Weiter: Unterlagen je Institution prüfen
Unterlagen je Institution prüfen
Aufgabe · Geschäftsführung
Die Geschäftsführung liest die institutionsscharfe Übersicht und trifft die Entscheidung im bestehenden Vier-Augen-Ablauf KP-HP-01. Fehlende oder gesperrte Inhalte werden sichtbar; Downloads benötigen eigene Lese-/Downloadrechte und einen unbedenklichen Befund. Ein Öffnen erzeugt keine Grants. Die entscheidende Person muss von der einreichenden Person verschieden sein; eine Ablehnung verlangt eine Begründung.
- Weiter: Freigabeentscheidung?
Freigabeentscheidung?
Entscheidung · Geschäftsführung
Die Entscheidung gehört dem bestehenden Freigabeprozess. Freigabe fixiert den geprüften Kompositionsstand; begründete Ablehnung führt zur Nacharbeit im Entwurf. Diese Sicht führt keinen zusätzlichen Genehmigungsschritt ein.
- Freigegeben: Freigabestand festhalten
- Abgelehnt: Entwurf zur Nacharbeit öffnen
Entwurf zur Nacharbeit öffnen
Automatischer Schritt · Anhörungsportal
Nach der begründeten Ablehnung bleibt die Entscheidung in der Historie erhalten und der Status ist wieder Entwurf. Die Anhörungsunterlagen können erneut vorbereitet werden; ein neuer Einreichungs- und Vier-Augen-Zyklus ist erforderlich.
- Weiter: Datei und Herkunft wählen
Freigabestand festhalten
Automatischer Schritt · Anhörungsportal
Bei der erfolgreichen Entscheidung hält das Verfahren Dokumentkennungen, Rollen, Zwecke, Sortierung, Pflichtkennzeichen, aktive Institutionsteilnahmen und aktive Dokumentgrants als Kompositionsstand fest. Das ist keine Byteprüfsumme oder Signatur.
- Weiter: Freigabestand vor Erstversand prüfen
Freigabestand vor Erstversand prüfen
Automatischer Schritt · Anhörungsportal
Der bestehende Erstversand aus KP-HP-01 prüft, ob die aktuelle Komposition dem freigegebenen Stand entspricht. Eine Abweichung sperrt den Auftrag; sie eröffnet den Entwurf nicht automatisch und ersetzt keine neue Freigabeentscheidung.
- Weiter: Freigabestand unverändert?
Freigabestand unverändert?
Entscheidung · Anhörungsportal
Nur ein unveränderter freigegebener Stand passiert diese Dokumentprüfung. Weitere Erstversandprüfungen und tatsächlicher Transport bleiben im bestehenden Ablauf.
- Ja: Unterlagenstand bestätigt
- Nein: Auftrag abgewiesen
Unterlagenstand bestätigt
Ergebnis · Referent
Der Unterlagen- und Zuordnungsstand ist für den bestehenden Erstversand bestätigt. Portalzugang, Freigabephase und unbedenklicher Prüfstand werden beim jeweiligen Inhaltszugriff weiterhin geprüft.
Auftrag abgewiesen
Ergebnis · Anhörungsportal
Geschlossenes Zweckfenster, Dateiablehnung, Konflikt oder veränderter Freigabestand lässt den Auftrag scheitern. Es entsteht keine Zusage eines neuen Inhalts, eines Grants oder einer Versandfreigabe; erforderliche Nacharbeit erfolgt ausdrücklich im bestehenden Ablauf.
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
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Unterlagen werden benötigt → Datei und Herkunft wählen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
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Datei und Herkunft wählen → Zweckfenster offen?
Ja
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Ja
Zweckfenster offen? → Datei prüfen und übernehmen
Nein
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Nein
Zweckfenster offen? → Auftrag abgewiesen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
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Datei prüfen und übernehmen → Datei übernommen?
Übernommen
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Übernommen
Datei übernommen? → Institutionen zuordnen
Abgewiesen
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Abgewiesen
Datei übernommen? → Auftrag abgewiesen
Übergang
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Institutionen zuordnen → Unterlagen vollständig zugeordnet?
Ja
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Ja
Unterlagen vollständig zugeordnet? → Zur Freigabe einreichen
Nacharbeit
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Nacharbeit
Unterlagen vollständig zugeordnet? → Datei und Herkunft wählen
Übergang
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Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Zur Freigabe einreichen → Anhörungsstand einfrieren
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Anhörungsstand einfrieren → Unterlagen je Institution prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
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Unterlagen je Institution prüfen → Freigabeentscheidung?
Freigegeben
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Freigegeben
Freigabeentscheidung? → Freigabestand festhalten
Abgelehnt
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Abgelehnt
Freigabeentscheidung? → Entwurf zur Nacharbeit öffnen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Entwurf zur Nacharbeit öffnen → Datei und Herkunft wählen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Freigabestand festhalten → Freigabestand vor Erstversand prüfen
Übergang
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.
Freigabestand vor Erstversand prüfen → Freigabestand unverändert?
Ja
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Ja
Freigabestand unverändert? → Unterlagenstand bestätigt
Nein
Übergang · KP-HP-04: Unterlagen bereitstellen und Freigabestand fixieren
Nein
Freigabestand unverändert? → Auftrag abgewiesen