Referent oder Geschäftsführung ordnen eine beendete Akte dem Archiv zu oder holen sie mit Begründung zurück. Beide Wege ändern nur ihre Einordnung in die Listen und erhalten den fachlichen Endzustand, die Akte und die bestehenden Zugangssperren. Verantwortung: Referent oder Geschäftsführung KP_HP_10_Start KP_HP_10_Read KP_HP_10_Action KP_HP_10_ArchiveConfirm KP_HP_10_RestoreReason KP_HP_10_RestoreConfirm KP_HP_10_ReviewResult KP_HP_10_Done Verantwortung: Portal KP_HP_10_Check KP_HP_10_Allowed KP_HP_10_Apply KP_HP_10_Refused Eine beendete Akte soll archiviert oder eine bereits archivierte Akte zurückgeholt werden. KP_HP_10_Flow_Start_Read Die berechtigte Person liest den Endzustand und die aktuelle Archivkennzeichnung. Ein Endzustand allein ist noch keine Archiventscheidung. KP_HP_10_Flow_Start_Read KP_HP_10_Flow_Read_Action Das Archiv dient der Einordnung beendeter Akten in den Listen. Referent und Geschäftsführung dürfen beide Entscheidungen treffen. KP_HP_10_Flow_Read_Action KP_HP_10_Flow_Action_ArchiveConfirm KP_HP_10_Flow_Action_RestoreReason Nur eine abgeschlossene, stornierte oder abgebrochene Akte ohne aktuelle Archivkennzeichnung kann archiviert werden. Keine automatische Archivierung ist vorgesehen. KP_HP_10_Flow_Action_ArchiveConfirm KP_HP_10_Flow_ArchiveConfirm_Check Zum Zurückholen einer archivierten Akte ist eine nichtleere Begründung innerhalb der vorgesehenen Länge erforderlich. Sie bleibt im geschützten Entscheidungsnachweis. KP_HP_10_Flow_Action_RestoreReason KP_HP_10_Flow_RestoreReason_RestoreConfirm Die Akte soll wieder über die operativen Listen auffindbar werden, soweit deren übrige Filter passen. Der fachliche Endzustand wird nicht aufgehoben. KP_HP_10_Flow_RestoreReason_RestoreConfirm KP_HP_10_Flow_RestoreConfirm_Check Für Archivierung ist eine beendete, noch nicht archivierte Akte erforderlich. Zum Zurückholen muss sie archiviert und die Begründung gültig sein. Das Recht und der zuletzt gelesene Stand werden jeweils erneut geprüft. KP_HP_10_Flow_ArchiveConfirm_Check KP_HP_10_Flow_RestoreConfirm_Check KP_HP_10_Flow_Check_Allowed Ein offenes Verfahren, Doppelarchivierung, Zurückholen ohne Archivierung, fehlendes Recht oder inzwischen veränderter Stand werden abgewiesen. KP_HP_10_Flow_Check_Allowed KP_HP_10_Flow_Allowed_Refused KP_HP_10_Flow_Allowed_Apply Die Archivkennzeichnung wird gesetzt oder entfernt; die Entscheidung bleibt mit Person und Zeitpunkt nachvollziehbar. Verfahrensdaten, Dokumente, Endzustand, fachlicher Schreibschutz und entzogene Zugänge bleiben erhalten. KP_HP_10_Flow_Allowed_Apply KP_HP_10_Flow_Apply_ReviewResult Archivierte Akten stehen im Archiv und fehlen in den operativen Listen. Zurückgeholte Akten verlassen das Archiv und erscheinen nur dort, wo die übrigen Listenregeln passen. Bestehende Lese- und Downloadrechte gelten weiter. KP_HP_10_Flow_Apply_ReviewResult KP_HP_10_Flow_ReviewResult_Done Archivierung und Zurückholen eröffnen das Verfahren nicht wieder und verleihen keine zusätzlichen Rechte. KP_HP_10_Flow_ReviewResult_Done Die Akte und ihr Verlauf bleiben unverändert. Bei inzwischen veränderten Angaben müssen die aktuelle Kennzeichnung und die neue Entscheidung erneut geprüft werden. KP_HP_10_Flow_Allowed_Refused Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Archivieren Zurückholen Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Nein Ja Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt.