Unterlagen des ersten Anschreibens werden als Verfahrensfassungen vorbereitet und Institutionen ausdrücklich zugeordnet. Einreichen friert diesen Stand ein; die Entscheidung der Geschäftsführung im bestehenden Freigabeprozess hält den freigegebenen Dokument- und Zuordnungsstand fest. Vor dem Erstversand wird derselbe Stand erneut geprüft. Eine Dateiprüfung erteilt weder Zugänge noch fachliche Freigabe. Unterlagen des ersten Anschreibens sind im Entwurf bearbeitbar; das Einreichen sperrt sie. Bescheidungsanlagen sind in der Bescheidungsphase bis zum ersten Bescheidungsauftrag bearbeitbar. Abschlussendfassungen sind nach Erstversand und in der Bescheidungsphase bis zu Abschluss oder Abbruch bearbeitbar; der erste Bescheidungsauftrag sperrt sie nicht. Der Abschlussbericht wird beim Abschluss vom Portal erzeugt. Verantwortung: Referent KP_HP_04_Start KP_HP_04_Choose KP_HP_04_Assign KP_HP_04_Submit KP_HP_04_Done Verantwortung: Anhörungsportal KP_HP_04_Window KP_HP_04_Acquire KP_HP_04_Accepted KP_HP_04_Ready KP_HP_04_Freeze KP_HP_04_Correction KP_HP_04_Fix KP_HP_04_Integrity KP_HP_04_Match KP_HP_04_Refused Verantwortung: Geschäftsführung KP_HP_04_Review KP_HP_04_Decision Der Referent bereitet Anhörungsunterlagen für das erste Anschreiben eines Entwurfs vor. Spätere Dokumentzwecke folgen ihren eigenen Fenstern und dem Ablauf KP-HP-01. KP_HP_04_Flow_Start_Choose Arbeitsplatz-Datei oder aktive Datei der gemeinsamen/eigenen persönlichen Ablage auswählen. Für das erste Anschreiben gilt der Zweck Anhörungsunterlage. Die Übernahme wird je Datei bestätigt und zurückgemeldet. KP_HP_04_Flow_Start_Choose KP_HP_04_Flow_Ready_Choose KP_HP_04_Flow_Correction_Choose KP_HP_04_Flow_Choose_Window Anhörungsunterlagen lassen sich nur im Entwurf hinzufügen und ändern. Der Server prüft den gelesenen Verfahrensstand. Einreichung, Freigabe oder Versand schließen dieses Fenster; Rückzug oder Ablehnung öffnet den Entwurf wieder. KP_HP_04_Flow_Choose_Window KP_HP_04_Flow_Window_Acquire KP_HP_04_Flow_Window_Refused Beim Upload werden Dateityp, Signatur, Größe und Schadsoftware geprüft. Befall weist den Upload ohne gespeicherten Inhalt ab. Ohne rechtzeitiges Prüfergebnis wird die Datei mit gesperrtem Inhalt und dauerhaftem Prüfauftrag angenommen; sie ist bis zum unbedenklichen Befund nicht auslieferbar. Die Ablageübernahme autorisiert Quelle und Ziel und kopiert eine lesbare Datei in eine eigene Verfahrensfassung; spätere Quelländerungen berühren sie nicht. KP_HP_04_Flow_Window_Acquire KP_HP_04_Flow_Acquire_Accepted Jede Datei liefert ihr eigenes Ergebnis. Ablehnung oder Konflikt erzeugt keine wirksame neue Zuordnung. Ein angenommener Inhalt mit noch laufender Prüfung ist als gesperrt gekennzeichnet; seine Annahme ist keine Auslieferungsfreigabe. KP_HP_04_Flow_Acquire_Accepted KP_HP_04_Flow_Accepted_Assign KP_HP_04_Flow_Accepted_Refused Der Referent ordnet die aktuelle Datei einzelnen aktiven Beteiligten oder ausdrücklich allen aktuell Aktiven zu. Die Sammelzuordnung erfasst keine später Hinzugefügten; ein Nachpflegehinweis bleibt, solange das Fenster offen ist. Pflichtunterlagen erhalten ihre Grants nach der eigenen Automatik auch bei späterer Beteiligung. Zuordnung ersetzt weder Portalzugang noch den passenden Verfahrensschritt. KP_HP_04_Flow_Accepted_Assign KP_HP_04_Flow_Assign_Ready Für das Einreichen müssen mindestens eine aktuelle aktive Anhörungsunterlage und mindestens eine solche Zuordnung je aktiver Beteiligung vorhanden sein. Ein unbedenklicher Scan allein genügt dafür nicht. Anschreibentext und Empfänger werden im bestehenden Einreichungsablauf zusätzlich geprüft. KP_HP_04_Flow_Assign_Ready KP_HP_04_Flow_Ready_Submit KP_HP_04_Flow_Ready_Choose Der Referent bestätigt das Einreichen mit dem gelesenen Verfahrensstand im Ablauf KP-HP-01. Ein veralteter oder unvollständiger Auftrag wird ohne Zustandsänderung abgewiesen. KP_HP_04_Flow_Ready_Submit KP_HP_04_Flow_Submit_Freeze Die erfolgreiche Einreichung setzt den Status Zur Freigabe eingereicht. Anhörungsunterlagen, Anzeigeangaben, Verwendungszweck und Grants sind danach für die Vorbereitung gesperrt. Ein offener Schadsoftwarebefund bleibt separat sichtbar und sperrt Bytes; die Implementierung erklärt ihn nicht pauschal zur Einreichungssperre. KP_HP_04_Flow_Submit_Freeze KP_HP_04_Flow_Freeze_Review Die Geschäftsführung liest die institutionsscharfe Übersicht und trifft die Entscheidung im bestehenden Vier-Augen-Ablauf KP-HP-01. Fehlende oder gesperrte Inhalte werden sichtbar; Downloads benötigen eigene Lese-/Downloadrechte und einen unbedenklichen Befund. Ein Öffnen erzeugt keine Grants. Die entscheidende Person muss von der einreichenden Person verschieden sein; eine Ablehnung verlangt eine Begründung. KP_HP_04_Flow_Freeze_Review KP_HP_04_Flow_Review_Decision Die Entscheidung gehört dem bestehenden Freigabeprozess. Freigabe fixiert den geprüften Kompositionsstand; begründete Ablehnung führt zur Nacharbeit im Entwurf. Diese Sicht führt keinen zusätzlichen Genehmigungsschritt ein. KP_HP_04_Flow_Review_Decision KP_HP_04_Flow_Decision_Fix KP_HP_04_Flow_Decision_Correction Nach der begründeten Ablehnung bleibt die Entscheidung in der Historie erhalten und der Status ist wieder Entwurf. Die Anhörungsunterlagen können erneut vorbereitet werden; ein neuer Einreichungs- und Vier-Augen-Zyklus ist erforderlich. KP_HP_04_Flow_Decision_Correction KP_HP_04_Flow_Correction_Choose Bei der erfolgreichen Entscheidung hält das Verfahren Dokumentkennungen, Rollen, Zwecke, Sortierung, Pflichtkennzeichen, aktive Institutionsteilnahmen und aktive Dokumentgrants als Kompositionsstand fest. Das ist keine Byteprüfsumme oder Signatur. KP_HP_04_Flow_Decision_Fix KP_HP_04_Flow_Fix_Integrity Der bestehende Erstversand aus KP-HP-01 prüft, ob die aktuelle Komposition dem freigegebenen Stand entspricht. Eine Abweichung sperrt den Auftrag; sie eröffnet den Entwurf nicht automatisch und ersetzt keine neue Freigabeentscheidung. KP_HP_04_Flow_Fix_Integrity KP_HP_04_Flow_Integrity_Match Nur ein unveränderter freigegebener Stand passiert diese Dokumentprüfung. Weitere Erstversandprüfungen und tatsächlicher Transport bleiben im bestehenden Ablauf. KP_HP_04_Flow_Integrity_Match KP_HP_04_Flow_Match_Done KP_HP_04_Flow_Match_Refused Der Unterlagen- und Zuordnungsstand ist für den bestehenden Erstversand bestätigt. Portalzugang, Freigabephase und unbedenklicher Prüfstand werden beim jeweiligen Inhaltszugriff weiterhin geprüft. KP_HP_04_Flow_Match_Done Geschlossenes Zweckfenster, Dateiablehnung, Konflikt oder veränderter Freigabestand lässt den Auftrag scheitern. Es entsteht keine Zusage eines neuen Inhalts, eines Grants oder einer Versandfreigabe; erforderliche Nacharbeit erfolgt ausdrücklich im bestehenden Ablauf. KP_HP_04_Flow_Window_Refused KP_HP_04_Flow_Accepted_Refused KP_HP_04_Flow_Match_Refused Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Ja Nein Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Übernommen Abgewiesen Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Ja Nacharbeit Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Freigegeben Abgelehnt Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Weiter zum nächsten fachlichen Schritt. Ja Nein